Требования к оформлению документов по личному составу: заявление, характеристика, автобиография, контракт - Делопроизводство и его значение в работе учреждения

Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления является наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса ("прошу перевести...", "прошу предоставить отпуск..." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения - документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на должность и т. п.).

В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:

    1. Анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность образование. 2. Данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.). 3. Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений. 4. Заключительная. Она содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается в форме третьего лица.

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.

Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Форма изложения - повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.

В автобиографии обычно указывают:

    - название документа; - имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения; - сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); - образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

Контракт - это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Общие требования к содержанию и оформлению трудового договора определены гл. 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Подготовка трудового договора, как правило, поручается сотруднику отдела кадров организации или иному уполномоченному лицу (нередко эти функции передаются секретарю руководителя).

В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ в трудовом договоре указываются:

    А) фамилия, имя, отчество работника; Б) фамилия, имя, отчество работодателя; В) наименование должности работодателя и предприятия, от лица которого он действует, Г) условия трудового договора, подразделяемые на существенные и пр. К существенным условиям трудового договора относятся следующие: А) место работы работника (с указанием наименования структурного подразделения организации); Б) дата начала работы, с которой работник приступает к исполнению; В) наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации; Г) права и обязанности работника, предусмотренные для данной категории работников общими нормативно-правовыми актами; Д) права и обязанности работодателя - по отношению к работнику, с которым в данном случае заключается контракт. Е) характеристики условий труда работники, а также компенсации и льготы, предусмотренные для него за работу в тяжелых, вредных или (и) опасных условиях - с указанием конкретных показателей; Ж) режим труда и отдыха работника; З) условия оплаты труда работника, включая размер тарифной ставки или должностного оклада, а также доплаты, надбавки и поощрительные выплаты; И) виды и условия социального страхования.

Кроме того, в трудовом договоре могут определяться условия:

    - об испытаниях работника; - о неразглашении работником охраняемой законом тайны; - об обязанности работника отработать на предприятии по окончании обучения не менее установленного данным трудовым договором срока.

Заключение трудового договора осуществляется по установленной форме, которая предполагает:

    А) письменное оформление трудового договора; Б) составление трудового договора в двух экземплярах; В) подписание трудового договора обеими сторонами.

При заключении контракта сотрудник предъявляет лицу, уполномоченному осуществлять его прием на работу, следующие документы:

    А) паспорт, или иной документ, удостоверяющий личность; Б) трудовую книжку; В) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; Г) документы воинского учета; Д) документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

Окончательно подготовленный вариант трудового договора предъявляется сотруднику для ознакомления. После этого передается на подпись руководителю организации. Подписанные обеими сторонами договоры передаются сотруднику и работодателю на хранение.

Похожие статьи




Требования к оформлению документов по личному составу: заявление, характеристика, автобиография, контракт - Делопроизводство и его значение в работе учреждения

Предыдущая | Следующая