Предоставление документов пользователям в читальный зал - Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива.

В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица.

Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.

После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги.

При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются:

Все письма-направления и заявления пользователя;

Анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

Заказы на выдачу описей и дел;

Заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.

Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:

Их плохого физического состояния;

Ограничений на использование, установленных законодательством РФ

Или фондообразователем при передаче документов на хранение;

Пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;

Выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа[6, п.8.1.п. п.8.3.3].

Похожие статьи




Предоставление документов пользователям в читальный зал - Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

Предыдущая | Следующая