Регистрация документов - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации
Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота. Согласно ГОСТ Р 51141-98 регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате Организация работы с документами / В. А. Кудряев и др. - М. ИНФРА-М, 1998, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.
Как видно из определения регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели:
- - учет документов - контроль за их исполнением - справочная работа по документам
Следуя определению по ГОСТ Р 51141-98, регистрации подлежат все документы. Однако практикой установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления (ДОУ). К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, журналы, брошюры), пакеты с пометкой "лично", копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, информационные материалы. Таким образом, можно сказать, что регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные бумажные документы, так и документы, создаваемые средствами вычислительной техники, получаемые по каналам факсимильной и электронной связи, иначе говоря, документы регистрируются не зависимо от способа их доставки, передачи или создания Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001. Это правило предусматривает регистрацию документов всех систем документации.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: входящие, исходящие, внутренние документы. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Порядковый регистрационный номер присваивается в рамках одного года, начиная с первого. Документы должны иметь регистрационные номера, состоящие, как минимум, из двух частей: порядкового номера документа с начала года и номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает: 72 - порядковый номер документа; 1-5 - номер дела по номенклатуре. К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости условное обозначение (код) должностного лица, структурного подразделения, вопросов деятельности, вида документа. При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени.
Основным принципом регистрации является - однократность. Это означает, что один документ в пределах одной организации регистрируется один раз в единой для организации регистрационной форме, обеспечивающей последующий учет, контроль и справочную работу. Если сведения о документе необходимы нескольким структурным подразделениям, то регистрационные формы копируют в службе делопроизводства и передают в эти структурные подразделения. Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам необходимо соблюдать правила регистрации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах. Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа; дата поступления; номер поступления; заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации, расписка исполнителя о получении документа, количество листов документа, количество приложений, отметка об исполнителе, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, значимость вопроса, отраженного в документе, срок хранения и другое.
Похожие статьи
-
Введение - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот...
-
Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.30-2003...
-
Требования к оформлению реквизитов текстового документа - Текстовой документ и его оформление
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные...
-
Структура службы ДОУ, Организационное построение службы ДОУ - Служба делопроизводства
Организационное построение службы ДОУ При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы: - выбор оптимальной организационной формы...
-
Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная...
-
Понятия "архивный документ" и "архив" Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ - это результат закрепления информации...
-
Рекомендации по структуре документации системы менеджмента качества представлены в ИСО/ТО 10013 и предлагают рассматривать 3 основных уровня: - уровень А...
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
-
Комплектование Архивного фонда Российской Федерации Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Под...
-
Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за...
-
Организация учета документов Архивного фонда РФ Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого...
-
Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все...
-
Прямого требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) о том, чтобы в организации были созданы карты процессов, либо другие документы представляющие...
-
Цель, задачи, функции службы ДОУ - Служба делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по...
-
Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Общегосударственный классификатор Республики...
-
Документ ценный уникальный учет экспертиза Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Свойства и функции документов. Классификация - Предмет и задачи документоведения
Свойства документов Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные....
-
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,...
-
В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал,...
-
Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю...
-
Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. В...
-
Общими чертами, присущими государственным и ведомственным архивам, являются: Их целевое назначение (хранение документов и использование для нужд...
-
Теоретическая часть, Общие требования к учету документов - Работа архива
Целью Архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с...
-
ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ - Организация службы документационного обеспечения управления
Основной целью службы ДОУ, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному...
-
Предмет, содержание и задачи курса документоведения Теория документоведения . Документы имеют различный "цикл жизни". Вначале идет интенсивная работа по...
-
На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или...
-
Архив в соответствии с возложенными на него задачами: Осуществляет хранение и государственный учет поступивших в Архив документов, представляет в...
-
Основными задачами архива являются: Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве....
-
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се...
-
Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В...
-
Публикация архивных документов - совокупность работ по подготовке документов к изданию. Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов....
-
1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа. 2. Делопроизводство УСД - отрасль...
-
Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых...
-
Системы сотовой радиосвязи в настоящее время получили широкое распространение. В работе этих систем используется следующий принцип: территория города...
-
Использованная литература - Требования к сохранности документов
1. Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова. Архивоведение - Изд-во ПрофОбрИздат, 2002 2. ГОСТ Р 6.30-97 УСД УСОРД. Требования к оформлению...
-
В основах законодательства об Архивном фонде РФ и архивах был провозглашен принцип публичности архивов, их равной доступности для любого физического или...
-
Помимо архивных учреждений, т. е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует...
-
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом...
-
ВВЕДЕНИЕ - Обеспечение доступа к архивным документам и архивной документной информации
Полноценное и разностороннее использование документальных богатств архивов возможно лишь при их открытости, т. е. наличии свободного доступа граждан к...
Регистрация документов - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации