Регистрация документов - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации

Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота. Согласно ГОСТ Р 51141-98 регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате Организация работы с документами / В. А. Кудряев и др. - М. ИНФРА-М, 1998, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Как видно из определения регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели:

    - учет документов - контроль за их исполнением - справочная работа по документам

Следуя определению по ГОСТ Р 51141-98, регистрации подлежат все документы. Однако практикой установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления (ДОУ). К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, журналы, брошюры), пакеты с пометкой "лично", копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, информационные материалы. Таким образом, можно сказать, что регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные бумажные документы, так и документы, создаваемые средствами вычислительной техники, получаемые по каналам факсимильной и электронной связи, иначе говоря, документы регистрируются не зависимо от способа их доставки, передачи или создания Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001. Это правило предусматривает регистрацию документов всех систем документации.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: входящие, исходящие, внутренние документы. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Порядковый регистрационный номер присваивается в рамках одного года, начиная с первого. Документы должны иметь регистрационные номера, состоящие, как минимум, из двух частей: порядкового номера документа с начала года и номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает: 72 - порядковый номер документа; 1-5 - номер дела по номенклатуре. К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости условное обозначение (код) должностного лица, структурного подразделения, вопросов деятельности, вида документа. При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени.

Основным принципом регистрации является - однократность. Это означает, что один документ в пределах одной организации регистрируется один раз в единой для организации регистрационной форме, обеспечивающей последующий учет, контроль и справочную работу. Если сведения о документе необходимы нескольким структурным подразделениям, то регистрационные формы копируют в службе делопроизводства и передают в эти структурные подразделения. Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам необходимо соблюдать правила регистрации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах. Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа; дата поступления; номер поступления; заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации, расписка исполнителя о получении документа, количество листов документа, количество приложений, отметка об исполнителе, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, значимость вопроса, отраженного в документе, срок хранения и другое.

Похожие статьи




Регистрация документов - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации

Предыдущая | Следующая