Требования к оформлению реквизитов текстового документа - Текстовой документ и его оформление
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. (1) Требования к оформлению документов". Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, зоны и последовательность их размещения на стандартном листе бумаге.
Особенностью нового измененного стандарта - вместо ранее существовавшего ГОСТ Р 6.30-97 - является его рекомендательный характер и изменение ряда реквизитов. И хотя стандарт не обязателен для исполнения, а только рекомендателен, необходимо помнить, что единообразие оформления документации позволит организациям, предприятиям и учреждениям достигнуть единства информационного обмена.
Формуляр регламентирован государственным стандартом (ГОСТ 6.10.5-87).
Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги. Всего стандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определяются видом документа и его назначением. И так как некоторые реквизиты взаимоисключают друг друга, то в конкретном документе их будет гораздо меньше. Стандартом установлен следующий состав реквизитов:
- 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН); 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины
Постановки на учет (ИНН/КПП);
- 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организации; 30 - идентификатор электронной копии документа. (1)
Документы изготавливают на бланках.
Как правило, документы оформляются на бланках, которые изготавливаются либо типографским способом, либо моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.
Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для создания любых видов документов, кроме писем, и содержит реквизиты: 01(02, 03), 08,11, 14.
Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), код по ОКПО, наименование министерства или ведомства. Ограничительными отметками отмечают места для реквизитов: дата, индекс _______ №___________; ссылка на индекс и дату входящего документа На №__________ от __________; место адресата, заголовок к тексту "О выделении кредита".
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации может включать в себя реквизиты: 01, (02 или 03), 08,10,14 и (при необходимости) ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 18, 19.
Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов.
При продольном расположении реквизиты адресанта - автора документа - располагают по центру вдоль верхней части листа, а информацию об адресате - в правом углу ниже реквизитов автора документа.
При угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят для реквизитов адресанта, а правую - для реквизитов адресата. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок и т. д.). Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.
В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа справочные данные организации можно располагать на нижнем поле бланка.
Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языках, рекомендуется использовать продольные бланки, при этом бланковые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Похожие статьи
-
Требования к созданию текста документа - Текстовой документ и его оформление
ЕСКД ГОСТ 2.105-95 устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства. Текст...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Введение - Текстовой документ и его оформление
Документ на различных современных носителях является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен для восприятия и использования...
-
Сущность, генезис и развитие понятия "документ" Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно...
-
Теоретическая часть, Общие требования к учету документов - Работа архива
Целью Архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с...
-
КРАТКИЙ ПРОТОКОЛ - Примеры оформления документов
ЗАО "Новые товары" ПРОТОКОЛ 1 декабря 2008 г. № 15 Общего собрания акционеров Председатель - Полежаев Д. В. Секретарь - Иванова Т. М. Присутствовали:...
-
ТЕЛЕФОНОГРАММА, СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ - Примеры оформления документов
ТЕЛЕФОНОГРАММА СОЛИКАМСК СРОЧНАЯ СЕВЕРНАЯ 58 ГНИ № 36 ЮВАО ТАТАРИНОВУ УВАЖАЕМЫЙ АНАТОЛИЙ МИХАЙЛОВИЧ ЗПТ ПРОСИМ ВАС СРОЧНО НАПРАВИТЬ СПЕЦИАЛИСТА НА...
-
КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - Примеры оформления документов
Общество с ограниченной ответственностью По сертификации систем управления "ДЭКУЭС" Чехова ул., д.7, ком.101, г. Ярославль, 150054 Тел: (0852) 729736...
-
Рекомендации по структуре документации системы менеджмента качества представлены в ИСО/ТО 10013 и предлагают рассматривать 3 основных уровня: - уровень А...
-
АКТ - Примеры оформления документов
АКТ 01 октября 2008 г. № 1 Соликамск О неисполнении кладовщиком Никифоровым И. С. Без уважительных причин трудовых обязанностей Комиссия в составе:...
-
ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, РАСПОРЯЖЕНИЕ - Примеры оформления документов
ПРИКАЗ 28 мая 2008 г. № 3 по основной деятельности Соликамск О введении в действие штатного расписания В связи с началом финансово-хозяйственной...
-
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА, СЛУЖЕБНАЯ СПРАВКА, РЕКЛАМАЦИЯ - Примеры оформления документов
Склад №7 Директору ООО "Люкс" Н. Н. Николаеву ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 15.11.2008 № Об изменении сроков поставки экологического оборудования В связи с...
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
-
Оформление вкладыша в трудовой книжке - Трудовая книжка
В течение трудовой деятельности у некоторых работников наступает период, когда становится некуда вносить изменения в разделе "Сведения о работе". Что...
-
В настоящее время на современных российских предприятиях применяется сложившийся определенный набор документов, в которых определяются различные виды...
-
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти...
-
Режим труда и отдыха предусматривает соблюдение определенной длительности непрерывной работы на ПК и перерывов, регламентированных с учетом...
-
Вони несуть інформацію про соціальні процеси, що відбуваються в суспільстві. Від виду документа залежить те, для чого його можна використати і якими...
-
1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа. 2. Делопроизводство УСД - отрасль...
-
Основными поражающими факторами, при работе с компьютером, являются вредные излучения видеотерминального устройства. Видеотерминальное устройство должно...
-
Введение - Документационное обеспечение управленческой деятельности противопожарной службы
Тема работы является актуальной в настоящее время, так как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и...
-
Основными поражающими факторами, при работе с компьютером, являются вредные излучения видеотерминального устройства. Видеотерминальное устройство должно...
-
Нормативно-правовая информация аудита эффективности бизнес-процесса закупки Нормативно-правовое регулирование закупочной деятельности можно подразделить...
-
1. Отделяем затылочную зону от теменной, на наивысшей точке головы (макушка) выделяем контрольную прядь шириной 1.5см. 2. На П-образном проборе...
-
На рабочих местах пользователей персональных компьютеров должны обеспечиваться оптимальные параметры микроклимата в соответствии с СанПин 2.2.4.548-96....
-
В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) система качества организации должна быть документирована. Как правило,...
-
Ответ: При выезде (выходе) на охоту следует иметь при себе охотничий билет с отметкой об уплате госпошлины (или квитанцию об уплате госпошлины),...
-
Мужская классическая стрижка методом "Полубокс" с последовательной укладкой волос феном Санитария и гигиена Санитарно-гигиенические требования при...
-
Использование современных информационных систем позволяет: 1) Работать с огромными объемами данных; 2) Хранить какие-либо данные в течение довольно...
-
ВВЕДЕНИЕ - Документальная база системы менеджмента качества и процедуры управления документацией
В настоящее время, в условиях рыночных отношений, когда всем предприятиям и организациям предоставлено право самостоятельного выхода на внешний рынок,...
-
"БАЙКАЛ" МНОГОРАЗОВЫЙ УСКОРИТЕЛЬ I СТУПЕНИ - Устройство работы ракетной техники
Для улучшения экономических показателей при эксплуатации ракет-носителей, а также решения весьма актуальной в условиях внутриконтинентального...
-
Учет и хранение трудовых книжек - Трудовая книжка
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся: А) приходно-расходная книга по учету бланков...
-
Ответ: Исключительно по специальным разрешениям в Московской области можно охотиться на лося, марала, оленей, косулей, кабанов, куниц, выдр и речного...
-
Прямого требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) о том, чтобы в организации были созданы карты процессов, либо другие документы представляющие...
-
Оформить документ информационно-справочной группы по образцам ОРД - Классификация документов
ЗАО "Роснефть" ПРОТОКОЛ № 8 Общего собрания акционеров Г. Москва 22 мая 2005 г Председатель -- Голов В. П. Секретарь -- Михеева Л. В. Присутствовали:...
-
В год на Земле может происходить от 2 до 5 солнечных затмений из которых не более двух -- полные или кольцеобразные. В среднем за сто лет происходит 237...
-
Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей...
-
Требования к подсистеме связи - Космические аппараты
Требования к подсистеме связи формируются на основе многих источников. К ним, в частности, относятся: Целевые задачи космического проекта (требования...
-
Структура документации системы менеджмента качества, построенной по стандарту ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000), представляет собой иерархическую систему...
-
Внесение изменений и исправлений в трудовые книжки - Трудовая книжка
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по...
Требования к оформлению реквизитов текстового документа - Текстовой документ и его оформление