Структура службы ДОУ, Организационное построение службы ДОУ - Служба делопроизводства
Организационное построение службы ДОУ
При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы:
- - выбор оптимальной организационной формы делопроизводства; - разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор ее конкретного наименования; - разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах; - нормирование труда работников службы делопроизводства; - определение численного и должностного состава службы делопроизводства; - выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в инструкции по делопроизводству; - рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда; - повышение квалификации работников и культуры работы с документами.
Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.
Централизованная форма -- это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации.
К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.
Полную централизованную обработку документов возможно осуществить лишь в небольших организациях, объем документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщен. Ее рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации.
Самая распространенная форма организации работы с документами -- смешанная. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.
Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других -- децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы -- по месту их создания. Например, в бухгалтерии -- бухгалтерские документы, в отделе кадров -- документы по личному составу и т. д.
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
- - снизить стоимость делопроизводственных операций; - улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование; - обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников; - использовать прогрессивные и производительные технические средства; - обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.
В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Похожие статьи
-
Введение - Служба делопроизводства
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она...
-
Структура организации - это способ построения взаимосвязи между уровнями управления и функциональными областями, обеспечивающий оптимальное при данных...
-
1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа. 2. Делопроизводство УСД - отрасль...
-
Рекомендации по структуре документации системы менеджмента качества представлены в ИСО/ТО 10013 и предлагают рассматривать 3 основных уровня: - уровень А...
-
Ответ: Недопустимо направлять это оружие в сторону человека, домашних животных, жилых помещений вне зависимости от того, заряжено оружие или не заряжено....
-
Прямого требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) о том, чтобы в организации были созданы карты процессов, либо другие документы представляющие...
-
Структура документации системы менеджмента качества, построенной по стандарту ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000), представляет собой иерархическую систему...
-
Возраст - 4,5682±0,0006 млрд лет Расположение - Местное межзвездное облако, Местный пузырь, рукав Ориона, Млечный Путь, Местная группа галактик Масса -...
-
Дистанция пути несет ответственность за обеспечение безопасности движения поездов. На рисунке 1 представлена структурная форма машинизированного...
-
Вспыхивающие звезды, Двойные звезды - Процесс образования и структура звезд
Магнитные явления на Солнце являются причиной солнечных пятен и солнечных вспышек, но они не могут существепно повлиять на яркость Солнца. Для некоторых...
-
Звездные скопления - Процесс образования и структура звезд
По-видимому, почти все звезды рождаются группами, а не по отдельности. Поэтому нет ничего удивительного в том, что звездные скопления - вещь весьма...
-
Жизненный цикл звезды - Процесс образования и структура звезд
Обычная звезда, такая, как Солнце, выделят энергию за счет превращения во лорола н гелий в ядерной печи, находящейся и самой ее сердцевине. Солнце...
-
Структура Млечного пути - О нашей Галактике Млечный Путь
Диаметр Галактики составляет около 30 тысяч парсек (порядка 100 000 световых лет) при оценочной средней толщине порядка 1000 световых лет. Галактика...
-
Мир галактик. Сверхскопления и пустоты в крупномасштабной структуре Вселенной
Одной из самых загадочных на сегодняшний день наук является астрономия. В ней, как ни в какой другой столько вопросов, на которые мы не можем, но...
-
СПИРАЛЬНЫЕ ВЕТВИ - Размеры и структура нашей Галактики
Одним из наиболее заметных образований в дисках галактик, подобных нашей, являются спиральные ветви (или рукава). Они и дали название этому типу объектов...
-
Эволюция Вселенной, Галактики и структура Вселенной - Вселенная
Процесс эволюции Вселенной происходит очень медленно. Ведь Вселенная во много раз старше астрономии и вообще человеческой культуры. Зарождение и эволюция...
-
Нормальные звезды - Процесс образования и структура звезд
Все звезды в основе своей похожи на наше Солнце: это огромные шары очень горячего светящегося газа, в самой глубине которых вырабатывается ядерная...
-
Введение - Процесс образования и структура звезд
3везды бывают новорожденными, молодыми, среднего возраста и старыми. Новые звезды постоянно образуются, а старые постоянно умирают. Самые молодые,...
-
МОРФОЛОГИЧЕСКАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ И СТРУКТУРА ГАЛАКТИК - Свойства галактики
Многообразие наблюдаемых форм галактик вызвало у астрономов желание объединить похожие объекты и разбить галактики на ряд классов по их внешнему виду (по...
-
ВВЕДЕНИЕ - Структура парламентов: общее и особенное
Конституция играет огромную роль в жизни каждого государства, что определяется ее особым местом в правовой системе страны, она обладает высшей...
-
Принцип построения шкалы - Образование Земли
Геохронологическая шкала создавалась для определения относительного геологического возраста пород. Абсолютный возраст, измеряемый в годах, имеет для...
-
Нейтронные звезды - Процесс образования и структура звезд
Если масса сжимающейся звезды превосходит массу Солнца более чем в 1,4 раза, то такая звезда, достигнув стадии белого карлика, на атом не остановится....
-
Происхождение элементов - Процесс образования и структура звезд
Наш обычный мир - скалистая Земля с ее океанами, атмосферой, растительной и животной жизнью - 'состоит примерно из 100 различных химических элементов. Во...
-
Структура чорної діри - Еволюція зірок
Вдалині від чорної діри простір-час майже плоске, і там світлові промені поширюються прямолінійно. Це - важливий факт. Промені світла, що проходять...
-
Сверхновая - смерть звезды - Процесс образования и структура звезд
Космический звезда солнечный пульсар Чтобы разобраться в том, что приводит к взрыву сверхновой, нам придется рассмотреть последние стадии эволюции...
-
Структура гражданского правоотношения - Основы гражданского права
В процессе гражданско-правового регулирования общественных отношений их участники наделяются субъективными правами и обязанностями, которые в дальнейшем...
-
Залежність соціальної проблеми від певних умов завжди має вираз форми конкретної ситуації, тобто ситуації загострення існуючих протиріч, із притаманною...
-
Структура Вселенной - Происхождение Вселенной
Вселенной на самых разных уровнях, от условно элементарных частиц и до гигантских сверхскоплений галактик, присуща структурность. Современная структура...
-
Общая структура наблюдаемой Вселенной - Наука о метагалактике
Возрождение иерархической концепции Вселенной (Шарлье), создание первой за всю историю знаний строгой математической космологической теории - обобщенной...
-
Общая структура планеты Земля - История, строение и народонаселение планеты Земля
Структура планеты Земля, как и другие планеты земной группы, имеет слоистое внутреннее строение. Она состоит из твердых силикатных оболочек (коры, крайне...
-
Структура Чумацького шляху - Галактика Чумацький Шлях
Діаметр Галактики становить близько 30 тисяч парсек (близько 100000 світлових років) при оцінній середній товщині близько 1000 світлових років. Галактика...
-
Строение недр планет зонной группы - Структура Солнечной системы
Каково строение недр планет? Наиболее изученной является Земля, поэтому естественно начать с описания недр Земли. По аналогии с Землей разрабатываются...
-
Внутреннее строение планет-гигантов - Структура Солнечной системы
Как уже говорилось, изучать непосредственно недра планет-гигантов (ПГ) не представляется возможным. Основную роль в их исследовании играют теоретические...
-
Структура астрономії як наукової дисципліни - Астрономія як наука
Сучасна астрономія підрозділяється на ряд окремих розділів, які тісно пов'язані між собою, і таке розділення астрономії у відомому сенсі умовне....
-
ВВЕДЕНИЕ, Астрометрия - Структура астрономии как научной дисциплины
Современная астрономия подразделяется на ряд отдельных разделов, которые тесно связаны между собой, и такое разделение астрономии в известном смысле...
-
Дубликат трудовой книжки - Трудовая книжка
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат...
-
Внесение изменений и исправлений в трудовые книжки - Трудовая книжка
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по...
-
Представим возмущающую функцию в следующем виде: (6.2.1) Где (6.2.2) (6.2.3) В формулах (6.2.1) и (6.2.2) первые строчки соответствуют четным h -- q, а...
-
Возраст Земли - Структура Солнечной системы
Возраст Земли это очень важный параметр. Знание его позволяет, в частности, сделать выбор между различными моделями эволюции Вселенной. Но как установить...
-
Химический состав Земли - Структура Солнечной системы
Химический состав коры изучается непосредственно, информацию о составе недр Земли получают опять же с помощью сейсмических волн. Как? По зависимости (r),...
Структура службы ДОУ, Организационное построение службы ДОУ - Служба делопроизводства