Введение - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Современной нормативной базой установлены общие требования к организации регистрации и обязательный состав реквизитов, фиксируемых при этом. Эти положения рассматриваются как единая исходная основа, как наиболее существенные требования к организации регистрации. Методика организация регистрации являются задачей, решаемой службой делопроизводства в зависимости от конкретных условий - объема документооборота, организационной структуры организации, информационных способностей работников, аппарата управления, оснащенности вычислительной техникой, применяемыми технологиями.

Похожие статьи




Введение - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации

Предыдущая | Следующая