Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т. п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т. к. они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.

Государственные органы на основе и с помощью документов вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.

В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2)средством фиксации и передачи управленческих решений. Особое место отводится документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информации и т. п. Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие частей (структурных подразделений), организации, предприятия, фирмы. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы.

Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность. Роль документов в социальных процессах. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требованиями Трудового кодекса и Инструкции по ведению трудовых книжек. (7. С. 20)

Техническая документация предназначена для решения научно-исследовательских проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства и т. п. Она сохраняет свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного производства и выполнения других работ, поэтому хранится в технических архивах. Для эксплуатации различного оборудования также необходимо наличие технической документации. Таким образом, по мнению специалистов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуковидеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т. п.)

Документы, документальные системы являются одним из важнейших средств, при помощи которых осуществляется значительная часть коммуникаций между людьми, общение их между собой в процессе функционирования больших социальных, экономических, технических систем управления, и они представляют собой тот вид относительно не слишком сложных систем, где влияние психологических факторов оказывается весьма существенным.

Мы исходим из того, что документ на различных современных носителях является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен в конце концов для восприятия и использования человеком и составляется человеком либо непосредственно путем письма, либо при помощи постоянно изменяющихся технических средств. И, несмотря на унификацию документирования, на использование вычислительной техники содержание документа, его форма и язык в значительной степени отражают психологические особенности автора или составителя и, с другой стороны, воспринимаются адресатом в зависимости от его психологических свойств и особенностей.

Кроме того, документ представляет собой исторический феномен и является продуктом и отражением исторически сложившихся отношений, исторически обусловленных психологических факторов, которые иногда вступают в противоречия с требованиями сегодняшнего дня, но, безусловно, должны приниматься во внимание.

Документ во всех его проявлениях - явление социальное; его появление положило начало развитию цивилизации, он сопровождает человека на всех этапах его жизни и деятельности. Функции его рядом с человеком многосторонни, о чем писали специалисты в области документоведения. Но во все периоды и во всех ситуациях документы имеют основные, общие для всех функции, которые вызвали появление документов и остаются главными до настоящего времени:

    - фиксация, сохранение и многократное транслирование зафиксированной информации во времени и на расстояние (например, пересылка по почте или сохранение в течение столетий в архиве для передачи информации потомкам) - материализация, осуществление каких-либо действий, процессов, которые находят выражение только в документе(например, объявление благодарности) - служить средством доказательства наличия того или иного действия, события (например, свидетельство о рождении, справка об уплаченных налогах). (5, С. 86)

Все другие функции являются вторичными и реализуются особенно в разных условиях существования документа. Главное заключается в том, что каждый документ по природе своей полифункционален, и для документоведения важно установление базовых функций и обеспечение возможности их реализации путем выработки соответствующих делопроизводственных правил.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.(10. С. 15)

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

    - по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); - по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); - по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; - по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; - по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; - по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; - по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Документ текст реквизит

Похожие статьи




Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление

Предыдущая | Следующая