Карточная форма - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации

Получила распространение в зарубежных странах в начале 1920-х гг. По сравнению с журнальной карточная форма регистрации имеет ряд существенных преимуществ:

    - обеспечивает принцип однократности регистрации документов; - копии регистрационных карточек могут использоваться в качестве форм контроля; - карточки возможно систематизировать в любой выбранной последовательности, создавая из них справочно-информационные массивы; - регистрация может одновременно производиться несколькими сотрудниками независимо друг от друга

В настоящее время жесткие рекомендации по внешнему виду и составу реквизитов регистрационно-контрольных карточек (РКК) отсутствуют. Порядок расположения реквизитов на карточке и использование ее обратной стороны определяется самой организацией. РКК, как правило, изготавливаются из плотной белой бумаги. В практике делопроизводственных служб применяется цветная индексация для визуального отличия. Для каждой категории документов, подлежащей регистрации, используется свой цвет карточки. На один поступивший документ заполняется от двух до пяти экземпляров карточки. Количество экземпляров определяется в каждом конкретном случае службой ДОУ исходя из деловой целесообразности.

При использовании автоматизированной технологии регистрации документов одна из двух форм: журнальная или карточная заполняется на компьютере. В этом случае на экран выводится форма журнала или карточки с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе Кузнецов С. Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения - "Секретарское дело", 1996, № 4. Для целей регистрации используется наиболее распространенный тип программного обеспечения - система управления базами данных (СУБД), которая позволяет хранить, систематизировать и обновлять большие объемы информации. В настоящее время рынок предлагает готовые программные продукты, предназначенные для регистрации документов, они работают как в среде DOS, так и Windows Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000. Применение автоматизированной технологии регистрации документов позволяет:

- обеспечить компактное хранение больших массивов информации;

    - формировать единую справочную базу по всем документам организации; - вести многоаспектную справочную работу по документам организации; - использовать данные регистрации для организации контроля за исполнением документов; - сократить трудоемкость регистрации и свести к минимуму количество ошибок

Использование автоматизированной системы регистрации позволяет создать автоматизированную информационно-поисковую систему (ИПС) по документам организации. При этом возникает возможность поиска документов по одному или нескольким поисковым признакам. Кроме того, поиск конкретного документа может осуществляться по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в документе). Автоматизированная ИПС позволяет выявить не один документ, а все, связанные по содержанию или по исполнению. Основой для построения ИПС является классификация документов и документной информации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники (классификаторы). Для того чтобы ввести регистрационные показатели в ИПС, применяются классификаторы, позволяющие быстро вводить значения этих показателей и обеспечивать их однозначное толкование. К ним относятся следующие классификаторы:

    1. Классификатор видов документов - отображает все виды документов, используемых в организации, как ею самой создаваемых, так и получаемых. 2. Классификатор корреспондентов - включает в себя перечень названий организаций, учреждений, предприятий и других постоянных корреспондентов, с которыми организация связана по роду своей деятельности. 3. Классификатор вопросов деятельности организации - включает в себя перечень вопросов деятельности организации с соотнесением их к уровню компетенции, то есть фиксирует распределение обязанностей. 4. Классификатор структурных подразделений - разрабатывается на основе организационных документов: устава организации, утвержденной структуры и штатного расписания, положений о структурных подразделениях. 5. Классификатор исполнителей - включает фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов.

Похожие статьи




Карточная форма - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации

Предыдущая | Следующая