Карточная форма - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации
Получила распространение в зарубежных странах в начале 1920-х гг. По сравнению с журнальной карточная форма регистрации имеет ряд существенных преимуществ:
- - обеспечивает принцип однократности регистрации документов; - копии регистрационных карточек могут использоваться в качестве форм контроля; - карточки возможно систематизировать в любой выбранной последовательности, создавая из них справочно-информационные массивы; - регистрация может одновременно производиться несколькими сотрудниками независимо друг от друга
В настоящее время жесткие рекомендации по внешнему виду и составу реквизитов регистрационно-контрольных карточек (РКК) отсутствуют. Порядок расположения реквизитов на карточке и использование ее обратной стороны определяется самой организацией. РКК, как правило, изготавливаются из плотной белой бумаги. В практике делопроизводственных служб применяется цветная индексация для визуального отличия. Для каждой категории документов, подлежащей регистрации, используется свой цвет карточки. На один поступивший документ заполняется от двух до пяти экземпляров карточки. Количество экземпляров определяется в каждом конкретном случае службой ДОУ исходя из деловой целесообразности.
При использовании автоматизированной технологии регистрации документов одна из двух форм: журнальная или карточная заполняется на компьютере. В этом случае на экран выводится форма журнала или карточки с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе Кузнецов С. Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения - "Секретарское дело", 1996, № 4. Для целей регистрации используется наиболее распространенный тип программного обеспечения - система управления базами данных (СУБД), которая позволяет хранить, систематизировать и обновлять большие объемы информации. В настоящее время рынок предлагает готовые программные продукты, предназначенные для регистрации документов, они работают как в среде DOS, так и Windows Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000. Применение автоматизированной технологии регистрации документов позволяет:
- обеспечить компактное хранение больших массивов информации;
- - формировать единую справочную базу по всем документам организации; - вести многоаспектную справочную работу по документам организации; - использовать данные регистрации для организации контроля за исполнением документов; - сократить трудоемкость регистрации и свести к минимуму количество ошибок
Использование автоматизированной системы регистрации позволяет создать автоматизированную информационно-поисковую систему (ИПС) по документам организации. При этом возникает возможность поиска документов по одному или нескольким поисковым признакам. Кроме того, поиск конкретного документа может осуществляться по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в документе). Автоматизированная ИПС позволяет выявить не один документ, а все, связанные по содержанию или по исполнению. Основой для построения ИПС является классификация документов и документной информации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники (классификаторы). Для того чтобы ввести регистрационные показатели в ИПС, применяются классификаторы, позволяющие быстро вводить значения этих показателей и обеспечивать их однозначное толкование. К ним относятся следующие классификаторы:
- 1. Классификатор видов документов - отображает все виды документов, используемых в организации, как ею самой создаваемых, так и получаемых. 2. Классификатор корреспондентов - включает в себя перечень названий организаций, учреждений, предприятий и других постоянных корреспондентов, с которыми организация связана по роду своей деятельности. 3. Классификатор вопросов деятельности организации - включает в себя перечень вопросов деятельности организации с соотнесением их к уровню компетенции, то есть фиксирует распределение обязанностей. 4. Классификатор структурных подразделений - разрабатывается на основе организационных документов: устава организации, утвержденной структуры и штатного расписания, положений о структурных подразделениях. 5. Классификатор исполнителей - включает фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов.
Похожие статьи
-
Существует несколько видов регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной регистрации все регистрационные...
-
Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических...
-
Введение - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот...
-
Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. В...
-
Рекомендации по структуре документации системы менеджмента качества представлены в ИСО/ТО 10013 и предлагают рассматривать 3 основных уровня: - уровень А...
-
Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю...
-
Помимо архивных учреждений, т. е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует...
-
Выполнение задач карантинных мероприятий возможно при осуществлении мер, принятых для контроля за уровнем загрязнения космического аппарата и при...
-
Общими чертами, присущими государственным и ведомственным архивам, являются: Их целевое назначение (хранение документов и использование для нужд...
-
Публикация архивных документов - совокупность работ по подготовке документов к изданию. Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов....
-
Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в...
-
Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей...
-
Понятия "архивный документ" и "архив" Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ - это результат закрепления информации...
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
-
ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ - Организация службы документационного обеспечения управления
Основной целью службы ДОУ, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному...
-
Прямого требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) о том, чтобы в организации были созданы карты процессов, либо другие документы представляющие...
-
Основные требования, предъявляемые планетарным карантином (ПК) к космическим полетам, заключается в максимальном снижении вероятности загрязнения планеты...
-
Хотя о пилотируемых полетах на другую планету в данное время вопрос не стоит (где человек уже вплотную визуально смог бы провести исследования), АБЛ...
-
Важным аспектом проблемы внеземной жизни является необходимость внешнего притока энергии для ее развития. Солнечный свет, главным образом в...
-
Исследования последних лет показали возможность синтеза разнообразных биологически важных веществ из простых исходных соединений типа аммиака, метана,...
-
Определение жизни на других планетах, кроме Земли, является важной задачей для ученых, занимающихся вопросами возникновения и эволюции жизни. Наличие или...
-
Архив в соответствии с возложенными на него задачами: Осуществляет хранение и государственный учет поступивших в Архив документов, представляет в...
-
Рассмотрим процесс самоорганизации пространства-времени в связи с самоорганизацией Вселенной, ведущей к эволюции физических объектов, на которых можно...
-
Луна, Венера - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом
Большинство ученых считают Луну абсолютно "мертвой" (отсутствие атмосферы, различные излучения, не встречающие препятствия на пути к поверхности, большие...
-
В предыдущих главах рассмотрены теоретические аспекты проблемы поиска и исследований внеземных форм жизни, теперь рассмотрим практическое решение этого...
-
В настоящее время разработано много методов снижения уровня микробного загрязнения космического аппарата и его элементов. Хотя они и не идеальны,...
-
Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми....
-
Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В...
-
Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная...
-
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом...
-
В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал,...
-
Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых...
-
Выводы - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом
Поиск чужеродных форм вне Земли имеет большое значение для разработки фундаментальных проблем, связанных с выяснением происхождения и сущности жизни. При...
-
Как сказано выше, прежде всего из - за ограниченных технических возможностей сейчас и в ближайшее время полеты автоматических аппаратов и затем...
-
Требования к оформлению реквизитов текстового документа - Текстовой документ и его оформление
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные...
-
Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность - Предмет и задачи документоведения
Типы документов В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой: - оригинал или подлинники. Это первые...
-
Свойства и функции документов. Классификация - Предмет и задачи документоведения
Свойства документов Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные....
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) система качества организации должна быть документирована. Как правило,...
-
Цель, задачи, функции службы ДОУ - Служба делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по...
Карточная форма - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации