ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Оформление информационно-справочных документов
Общие правила оформления всех перечисленных документов
Общие правила оформления всех перечисленных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный индекс, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т. е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т. е. в соответствии с требованиями государственного стандарта. Рассмотрим правила оформления этих реквизитов. Датой документа Является дата его подписания или утверждения, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата его подписания. ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, а также даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом - тремя парами арабских цифр в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя цифрами. Например, 01.09.2000.В текстах документов, содержащих информацию финансового характера, а также в финансовых, бухгалтерских документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 1 октября 2000 года.
Возможно оформление даты в следующей последовательности расположения цифр: год, месяц, день месяца. Например, 2000.02.01. Этот способ оформления даты закреплен в стандартах ISO (Международной организации по стандартизации).
Визы. Оформление писем, внешних и внутренних докладных часто предусматривает визирование. Этот реквизит подтверждает согласие одного или нескольких должностных лиц с решением вопроса, изложенным в документе.
Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-97 при визировании документа, кроме личной подписи, обязательно указывают наименование должности, инициалы и фамилию.
Начальник юридической службы
Кисилев М. Ф. Кисилев
05.09.2000
На докладных и письмах визы располагают ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа копии документа (т. е. на том экземпляре, который остается в делах организации или структурного подразделения). Порядок и последовательность визирования, количество виз на конкретном документе определяются инструкцией по делопроизводству (по работе с документами) или регламентируются распорядительным документом первого руководителя.
Подпись. Докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, автором документа только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции. Обычно право подписи писем является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленных правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).
Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Так подписывают, например, акты.
В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка).
Если документ оформлен на бланке, то в реквизит "подпись" входят наименование должности руководителя (без названия организации), личная подпись, инициалы и фамилия.
Письма, содержащие финансовые обязательства, подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.
Генеральный директор Лаврова А. В. Лаврова
Главный бухгалтер Жукова Л. Д. Жукова
В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога "за" перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом.
/Генеральный директор Лаврова А. В. Лаврова
Такая практика недопустима, так как это не только противоречит требованиям ГОСТ Р 6.30-97 о порядке удостоверения документа, но и лишает документ юридической силы. В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись руководителя, который он не может подписать по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте), его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью пишут "И. О." или "зам." и указывают фактическую должность подписавшего, инициалы и фамилию. Использование предлога "за" или сокращения "врио" недопустимо.
Печать. Заверение документов печатью организации - особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.).
В управленческой практике организаций принято составлять индивидуальный список документов, на которых проставляется печать. Такой список вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Гербовая печать проставляется на тех документах, где воспроизведение ее оттиска предусмотрено специальными нормативными актами (например, на трудовых книжках), а в управленческой практике - на документах, удостоверяющих права должностных лиц (например, командировочные удостоверения, доверенности), подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, права юридических и физических лиц, а также на рассчетнно-платежных документах, удостоверениях, справках.
Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.
На некоторых документах (например, удостоверениях личности, пропусках) предусмотрено специальное место для проставления печати, обычно отмеченное "М. П." Недопустимо проставление печати на свободном поле документа.
Но, помимо реквизитов, закрепляющих юридическую силу документа, при оформлении документов используются служебные отметки, которые "обеспечивают" прохождение документа через делопроизводственные процедуры, выполняемые в организации. Например, при получении писем на них проставляется штамп с указанием порядкового номера и даты получения, к тексту любого документа составляется заголовок, что облегчает регистрацию и сортировку документов. На документах, взятых на контроль, проставляется специальная отметка. Установлены правила адресования документов, оформления приложений, заверения делопроизводственных копий, указание на исполнителя документа и окончание работы с ним. Эта группа реквизитов не оказывает существенного влияния на юридическую силу документа, однако является важной для унификации процедур прохождения документа через структуру управленческого аппарата и поэтому также должна оформляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.
Похожие статьи
-
Основные требования к оформлению управленческих документов - Делопроизводство и документооборот
Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.)....
-
ТЕЛЕФОНОГРАММА - Оформление информационно-справочных документов
- обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма...
-
Требования к оформлению реквизитов текстового документа - Текстовой документ и его оформление
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные...
-
Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.30-2003...
-
ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ - Оформление информационно-справочных документов
Служат для дачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов. Докладная записка -...
-
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КОММЕРЧЕСКИХ КОНТРАКТОВ - Заключение коммерческих контрактов
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры). Контракт (договор) - документ,...
-
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА - Оформление информационно-справочных документов
Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Служебные письма - обобщенное название большой группы...
-
Заключение - Формуляр документа XVIII века
XVIII век приносит крупные перемены в сферу управления. Этот век активизирует подъем экономики и развитие общества. Для процветания нужно устанавливать и...
-
Заключение - Текстовой документ и его оформление
Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати)...
-
Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Понятие информационно-справочных документов Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются...
-
Заключение - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации
Регистрация - составная часть делопроизводственного процесса. Она является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций. Количество...
-
ТЕЛЕФОНОГРАММА, СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ - Примеры оформления документов
ТЕЛЕФОНОГРАММА СОЛИКАМСК СРОЧНАЯ СЕВЕРНАЯ 58 ГНИ № 36 ЮВАО ТАТАРИНОВУ УВАЖАЕМЫЙ АНАТОЛИЙ МИХАЙЛОВИЧ ЗПТ ПРОСИМ ВАС СРОЧНО НАПРАВИТЬ СПЕЦИАЛИСТА НА...
-
Требования к созданию текста документа - Текстовой документ и его оформление
ЕСКД ГОСТ 2.105-95 устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства. Текст...
-
ФАКС - Оформление информационно-справочных документов
Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу...
-
Оформить документ информационно-справочной группы по образцам ОРД - Классификация документов
ЗАО "Роснефть" ПРОТОКОЛ № 8 Общего собрания акционеров Г. Москва 22 мая 2005 г Председатель -- Голов В. П. Секретарь -- Михеева Л. В. Присутствовали:...
-
Сущность, генезис и развитие понятия "документ" Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Обеспечение доступа к архивным документам и архивной документной информации
Итак, в работе были рассмотрены и изучены виды и степень доступа к архивной документной информации Архивного фонда РФ на современном этапе развития...
-
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА, СЛУЖЕБНАЯ СПРАВКА, РЕКЛАМАЦИЯ - Примеры оформления документов
Склад №7 Директору ООО "Люкс" Н. Н. Николаеву ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 15.11.2008 № Об изменении сроков поставки экологического оборудования В связи с...
-
Заключение - Требования к сохранности документов
В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического и...
-
Введение - Текстовой документ и его оформление
Документ на различных современных носителях является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен для восприятия и использования...
-
ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, РАСПОРЯЖЕНИЕ - Примеры оформления документов
ПРИКАЗ 28 мая 2008 г. № 3 по основной деятельности Соликамск О введении в действие штатного расписания В связи с началом финансово-хозяйственной...
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
-
КРАТКИЙ ПРОТОКОЛ - Примеры оформления документов
ЗАО "Новые товары" ПРОТОКОЛ 1 декабря 2008 г. № 15 Общего собрания акционеров Председатель - Полежаев Д. В. Секретарь - Иванова Т. М. Присутствовали:...
-
АКТ - Примеры оформления документов
АКТ 01 октября 2008 г. № 1 Соликамск О неисполнении кладовщиком Никифоровым И. С. Без уважительных причин трудовых обязанностей Комиссия в составе:...
-
КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - Примеры оформления документов
Общество с ограниченной ответственностью По сертификации систем управления "ДЭКУЭС" Чехова ул., д.7, ком.101, г. Ярославль, 150054 Тел: (0852) 729736...
-
Заключение - Создание логистических информационных систем
Информационные системы обеспечивают подготовку, ввод, хранение, обработку, контроль и передачу данных. Они представляют собой соответствующие...
-
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,...
-
Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических...
-
Свойства и функции документов. Классификация - Предмет и задачи документоведения
Свойства документов Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные....
-
Нормативно-правовая информация аудита эффективности бизнес-процесса закупки Нормативно-правовое регулирование закупочной деятельности можно подразделить...
-
О роли письмовников в русском делопроизводстве - Формуляр документа XVIII века
При изучении документа широко используется понятие формуляра, понимаемое как совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной...
-
Из истории профессии - Формуляр документа XVIII века
Документ появляется в глубокой древности, прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Именно использование письменности, как средства...
-
1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа. 2. Делопроизводство УСД - отрасль...
-
Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все...
-
Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в...
-
В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал,...
-
Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная...
-
Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. В...
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Оформление информационно-справочных документов