ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Оформление информационно-справочных документов

Общие правила оформления всех перечисленных документов

Общие правила оформления всех перечисленных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный индекс, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т. е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т. е. в соответствии с требованиями государственного стандарта. Рассмотрим правила оформления этих реквизитов. Датой документа Является дата его подписания или утверждения, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата его подписания. ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, а также даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом - тремя парами арабских цифр в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя цифрами. Например, 01.09.2000.В текстах документов, содержащих информацию финансового характера, а также в финансовых, бухгалтерских документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 1 октября 2000 года.

Возможно оформление даты в следующей последовательности расположения цифр: год, месяц, день месяца. Например, 2000.02.01. Этот способ оформления даты закреплен в стандартах ISO (Международной организации по стандартизации).

Визы. Оформление писем, внешних и внутренних докладных часто предусматривает визирование. Этот реквизит подтверждает согласие одного или нескольких должностных лиц с решением вопроса, изложенным в документе.

Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-97 при визировании документа, кроме личной подписи, обязательно указывают наименование должности, инициалы и фамилию.

Начальник юридической службы

Кисилев М. Ф. Кисилев

05.09.2000

На докладных и письмах визы располагают ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа копии документа (т. е. на том экземпляре, который остается в делах организации или структурного подразделения). Порядок и последовательность визирования, количество виз на конкретном документе определяются инструкцией по делопроизводству (по работе с документами) или регламентируются распорядительным документом первого руководителя.

Подпись. Докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, автором документа только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции. Обычно право подписи писем является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленных правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Так подписывают, например, акты.

В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка).

Если документ оформлен на бланке, то в реквизит "подпись" входят наименование должности руководителя (без названия организации), личная подпись, инициалы и фамилия.

Письма, содержащие финансовые обязательства, подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Генеральный директор Лаврова А. В. Лаврова

Главный бухгалтер Жукова Л. Д. Жукова

В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога "за" перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом.

/Генеральный директор Лаврова А. В. Лаврова

Такая практика недопустима, так как это не только противоречит требованиям ГОСТ Р 6.30-97 о порядке удостоверения документа, но и лишает документ юридической силы. В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись руководителя, который он не может подписать по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте), его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью пишут "И. О." или "зам." и указывают фактическую должность подписавшего, инициалы и фамилию. Использование предлога "за" или сокращения "врио" недопустимо.

Печать. Заверение документов печатью организации - особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.).

В управленческой практике организаций принято составлять индивидуальный список документов, на которых проставляется печать. Такой список вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Гербовая печать проставляется на тех документах, где воспроизведение ее оттиска предусмотрено специальными нормативными актами (например, на трудовых книжках), а в управленческой практике - на документах, удостоверяющих права должностных лиц (например, командировочные удостоверения, доверенности), подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, права юридических и физических лиц, а также на рассчетнно-платежных документах, удостоверениях, справках.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

На некоторых документах (например, удостоверениях личности, пропусках) предусмотрено специальное место для проставления печати, обычно отмеченное "М. П." Недопустимо проставление печати на свободном поле документа.

Но, помимо реквизитов, закрепляющих юридическую силу документа, при оформлении документов используются служебные отметки, которые "обеспечивают" прохождение документа через делопроизводственные процедуры, выполняемые в организации. Например, при получении писем на них проставляется штамп с указанием порядкового номера и даты получения, к тексту любого документа составляется заголовок, что облегчает регистрацию и сортировку документов. На документах, взятых на контроль, проставляется специальная отметка. Установлены правила адресования документов, оформления приложений, заверения делопроизводственных копий, указание на исполнителя документа и окончание работы с ним. Эта группа реквизитов не оказывает существенного влияния на юридическую силу документа, однако является важной для унификации процедур прохождения документа через структуру управленческого аппарата и поэтому также должна оформляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Похожие статьи




ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Оформление информационно-справочных документов

Предыдущая | Следующая