Законодательное регулирование вопросов делопроизводства в наказах первой четверти XVIII века - Формуляр документа XVIII века
В конце XVII века Российское государство остро нуждалось в переустройстве системы государственного управления. Боярская Дума и громоздкий аппарат приказов уже не могли решать задачи возникающей абсолютной монархии. Нужны были реформы не только в центральных учреждениях, но и на местах. Проводимые административные реформы не могли не сказаться на порядке делопроизводства. Большинство историков выделяют два этапа реформ местного управления первой четверти XVIII века: первый начался в 1708 году после издания уложения о разделении России на восемь губерний7, а второй - в 1719 году. Главной потребностью проведения реформы местного управления была необходимость укрепления финансовой системы государства. Роспись городов по губерниям предусматривала распределение триста сорок одного города между восемью областями. В течение 1709 года начальникам губерний предписывалось собрать в приказах и городах сведения о финансовых средствах, подлежащих сбору в их губерниях. Второй этап был связан с переходом к системе взаимодействующих органов центральной и местной власти. Они должны были действовать по единым законам и инструкциям. Поэтому каждый законодательный акт этого периода не носил случайного характера, а являлся звеном в цепи объединения центрального и местного управления в единую систему.
Этапы реформирования системы управления вызвали изменение системы делопроизводства. В начале века издается ряд законодательных актов, затрагивающих отдельные вопросы документирования (введение гербовой бумаги в 1699 году, отмена столбцовой формы делопроизводства в 1700 году, введение крепостной формы совершения актов и некоторые другие). Второй этап связан с созданием системы коллежского делопроизводства как единой системы документирования и организации работы с документами не только в центральных, но и местных учреждениях Российской империи. В 1719 году были изданы документы (наказы, или инструкции), которые впервые подробно регламентировали порядок деятельности местных учреждений и делопроизводства в них. Как вид документа наказы широко применялись и в приказном делопроизводстве. Их выдавали воеводам при направлении их на эту должность. Они носили персональный характер и имели совершенно разное содержание, что и не удивительно при существовании территориальных приказов. Наказы 1719 - 1721 годов имели другое значение. Они носили общероссийский характер, имели статус законодательного акта, устанавливали единые требования. Не случайно рядом с традиционным названием "наказ" как синоним указывается новое название этого документа, получившее распространение именно в Петровскую эпоху, - "инструкция". Наказы (инструкции) были изданы специально для того, чтобы упорядочить функции и задачи глав местных органов управления. Основополагающим являлся наказ воеводам, который полностью закрепил административные, политические и иные функции, установил круг их должностных обязанностей и ответственность за свою работу. Но наказ, прежде всего, интересен тем, что в нем были рассмотрены и вопросы, связанные с ведением финансового делопроизводства на местах, так как именно в документах отражается и закрепляется система управления. Нужно отметить, что деления на разделы и подразделы в наказе нет, более или менее четкая структура текста в наказе просто отсутствует. Такое несовершенство в составлении свойственно всем документам этого периода, касающимся не только местного управления, но и центрального.
Проблему обеспечения единства оформления документов в учреждениях России пытались решить путем законодательной регламентации документирования. В результате анализа ряда законодательных актов XVIII века возможно выявить степень законодательного регулирования оформления документов в учреждениях, а также проследить тенденции формирования формуляра управленческого документа, видовое развитие административной документации. Восемнадцатое столетие стало определяющим для развития делопроизводства в России: государство в этот период в своем развитии сделало значительные "шаги вперед": формирование четкой структуры государственного аппарата путем проведения множества реформ.
К. Г. Митяев, А. А. Лукашевич в своих работах справедливо отмечают, что делопроизводство XVIII века, в отличие от приказного, опиралось на законодательную базу. "Базовым" законодательным актом, сыгравшим главную роль в становлении делопроизводства, является Генеральный регламент8, изданный 28 февраля 1720 года, определивший структуру нового государственного аппарата. Он на законодательном уровне ввел в управление новые виды документов, установил правила их оформления, а также регламентировал работу с документами в учреждениях. В Генеральном регламенте можно выделить преамбулу и пятьдесят шесть глав, каждая из которых посвящена определенной тематике. Факт, что к Генеральному регламенту прилагался толковый словарь иностранных слов9, свидетельствует о том, что данный законодательный акт насыщен иностранными словами. В словаре термины пояснялись не по алфавитному, а в порядке встречаемости в регламенте. В преамбуле Генерального регламента описывается новая структура государственного аппарата, в соответствии с которым вместо приказов учреждаются коллегии, а также их количество и название. Несомненно, основная цель Генерального регламента - определить новую структуру государственного аппарата России, в результате чего формировалась новая система делопроизводства. Функции по работе с документами законодательно были закреплены за структурным подразделением - канцелярией, состав которой был определен: секретарь, нотариус, переводчик, актуариус, регистратор, канцелярист, копиист, за каждым из которых закреплялся определенный вид деятельности. Руководил и контролировал работу канцелярии секретарь, на котором лежала ответственность за постановку делопроизводства, подготовку дел к заседанию, доклад дел на коллегии, составление наиболее важных документов, хранение печати. Некоторые документы составлялись канцеляристами, но по указанию и под контролем секретаря. Утверждается практика составления документов по типовым формам - "генеральным формулярам"10. По данным формулярам канцеляристы составляли повторяющиеся документы - патенты, дипломы и другие документы. В Генеральном регламенте прописан порядок слушания дел на коллегиях: в первую очередь слушались дела государственной важности (в том числе связанные с интересами казны), а затем частные дела. Также значительное внимание уделяется порядку регистрации документов. Основной целью регистрации документов в делопроизводстве XVIII века был учет и обеспечение сохранности документов. В регламенте была установлена методика регистрации, состав регистрационных форм, а также правила их заполнения. В Генеральном регламенте была предпринята попытка связать в единую технологическую цепочку процесс регистрации, контроля, исполнения и справочной работы по документам. При регистрации проводилась систематизация документов, так как документы делили на определенные группы, для которых должны были быть заведены определенные регистрационные книги. Следовательно, можно сделать вывод о том, что на документах XVIII века в соответствии с требованиями законодательства "номер документа", "дата документа" и "печать" являлись обязательными реквизитами. Впервые Генеральным регламентом вводилось в практику установление требований к оформлению видов документов на законодательном уровне.
Вторым по-своему значению в эволюции делопроизводства России XVIII века законодательным актом являются "Учреждения для управления губерний"11. В "Учреждении для управления губерний" можно выделить три части, которые, в свою очередь, делятся на главы. Как и Генеральный регламент, "Учреждения для управления губерний" (далее "Учреждения") - документ, с помощью которого проводилась реформа учреждений, в данном случае - не центральных, а местных. Основная часть "Учреждений" посвящена описанию структуры местного аппарата управления, определению его состава и распределению между образовавшимися учреждениями функций. Данным законодательным актом была закреплена как иерархия местных учреждений, так и иерархия документации, циркулирующей между ними. То есть, в данном документе были описаны документопотоки и определены виды документов, посредством которых реализовывались административные функции учреждений. "Власть" обменивалась с "местами" документами строго определенного вида. В этом выражалось стремление к единообразию в документировании данного периода. По "Учреждению" порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения; рассматривалось на заседании присутствия; после чего издавалась распорядительная документация.
До 1720 года (до издания Генерального регламента) был принят ряд законодательных актов, которые имеют немалое значение в становлении формуляра управленческого документа. Именной указ "О писании всяких судных дел на гербовой бумаге в тетрадях только в поместном приказе, а в прочих приказах на столбцах; о цене гербовой бумаги продажной и к присылке вырученных за оную денег в оружейную палату"12 от 2 июля 1700 года, который был принят в развитие предшествующего указа 1699 года. Данный указ состоит из двух частей - доклада и распоряжения императора. В докладе даны предложения по применению на практике гербовой бумаги. Причинами введения данного вида бумаги и для документов, прежде всего, были доход в казну и "укрепление крепостей"13. В зависимости от размера герба, размещающегося на листе бумаги, выделяли три вида бумаги для документов:
Первый вид - "важная и лавочная, дворовая на людей крепости и сделочные, записи, заемные кабалы в больших деньгах, которые в пятьдесят и более рублей, под большим клеймом", то есть большой герб по размеру;
Второй вид - со средним размером герба, на которой оформлялись крепости (менее пятидесяти рублей), челобитные мировые на площади;
Третий вид - с нанесением малого размера герба, на которой оформлялись челобитные, сказки.
Дальнейшее развитие внедрения тетрадных форм дел нашло отражение в Именном указе Сибирскому Приказу "О писании всяких дел в листы и в тетради, а не на столбцах, и о хранении приказных дел"14 от 11 декабря 1700 года, в соответствии с которым все дела (челобитные, доклады, приказанья, жалованные грамоты, сказки, допросы) предписывалось "писать в тетради десетевые, а не в столбцы, также и во всех Сибирских городах". Внедрение данной формы было обусловлено тем, что столбцовые дела порой достигали огромных размеров, при хранении которых возникали проблемы. Также предполагалось, что использование тетрадей экономило бы затраты бумаги.
В связи с тем, что на имя императора подавалось огромное количество челобитных, в указе от 2 февраля 1700 года "О неподаче просьб мимо присутствующих мест Государю, кроме важных государственных дел"15 законодательно закреплялся порядок рассмотрения челобитных, которые должны были рассматриваться судьями; если же дела были особой важности, то их посылали непосредственно на имя императора. В указе было закреплено, что несоблюдение данного предписания влекло за собой наказание.
Регистрация документов была введена законодательно еще задолго до принятия Генерального регламента Именным указом от 25 января 1705 года, объявленным Ближней канцелярии "О заведении в Ближней канцелярии записной книги для внесения всех Высочайших указов, документов присутственным местам"16. В указе "Об учреждении Правительствующего Сената..." отсутствуют рекомендации по документированию деятельности данного органа, а перечисляются должности и рекомендованные лица на данные должности. В развитие данного законодательного акта 27 апреля 1722 года издается Именной указ "О должности сената", в котором четко определялась структура и должностной состав Сената, а также специфика его деятельности. Немаловажную роль сыграл принятый 20 апреля 1720 года "Наказ Земским Дьякам или Секретарям об исправлении им должности". В данном наказе определены должностные обязанности земских дьяков (секретарей), законодательно закреплено наличие данной штатной единицы в каждой земской канцелярии. Земские дьяки занимались работой с челобитными, то есть их приемом, предварительным рассмотрением, подготовкой докладов по челобитным руководству.
Похожие статьи
-
О роли письмовников в русском делопроизводстве - Формуляр документа XVIII века
При изучении документа широко используется понятие формуляра, понимаемое как совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной...
-
Система министерского делопроизводства XIX -- начала XX вв. Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства,...
-
Система коллежского делопроизводства - История делопроизводства в России
Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 г. г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и...
-
Возникновение делопроизводства в России Название "делопроизводство" сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской...
-
Рационализация управления и делопроизводства в 1917 - 1941 гг. - История делопроизводства в России
Представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют давнюю традицию и сложились в...
-
Организационная структура службы ДОУ - Служба делопроизводства
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, ее...
-
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - Особо ценные документы: правовые вопросы, выявление, учет, описание
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства: А) при разработке номенклатуры дел...
-
Особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища. В хранилище, предусмотренном для...
-
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,...
-
1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа. 2. Делопроизводство УСД - отрасль...
-
Приказное делопроизводство - История делопроизводства в России
В конце ХV в. появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные...
-
Введение - Служба делопроизводства
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она...
-
1. После выяснения и устранения причины возникновения очага плесневения документов должны выполняться оперативные мероприятия по дезинфекционной...
-
На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или...
-
Понятия "архивный документ" и "архив" Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ - это результат закрепления информации...
-
Заключение - История делопроизводства в России
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое,...
-
Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации,...
-
Документ ценный уникальный учет экспертиза Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения...
-
Общими чертами, присущими государственным и ведомственным архивам, являются: Их целевое назначение (хранение документов и использование для нужд...
-
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се...
-
Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная...
-
В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) система качества организации должна быть документирована. Как правило,...
-
Архивы Италии Римляне создали сложную структуру делопроизводства, причем не только в самом Риме, но и в своих колониях - Египте, Греции и других. Римские...
-
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти...
-
Введение - Текстовой документ и его оформление
Документ на различных современных носителях является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен для восприятия и использования...
-
В целях обеспечения сохранности и наиболее качественного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих важнейшие события в жизни...
-
В Архивном фонде Российской Федерации документы по степени ценности делятся на ценные, особо ценные и уникальные. Все, отнесенные к составу Архивного...
-
В работе любой организации случаются ситуации, когда возможно отступление от установленных правил и требований работы. Эти ситуации могут возникать по...
-
Понятия "информация" и "документ" - Предмет и задачи документоведения
Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации Понятия "информация" и "документ" . Основу деятельности любого...
-
Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей...
-
Использование современных информационных систем позволяет: 1) Работать с огромными объемами данных; 2) Хранить какие-либо данные в течение довольно...
-
Заключение - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации
Регистрация - составная часть делопроизводственного процесса. Она является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций. Количество...
-
КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - Примеры оформления документов
Общество с ограниченной ответственностью По сертификации систем управления "ДЭКУЭС" Чехова ул., д.7, ком.101, г. Ярославль, 150054 Тел: (0852) 729736...
-
Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в...
-
Уявлення про бібліотечний фонд як про систему, теорія його формування реалізуються в практичній роботі бібліотекаря по створенню і розвитку фонду. Інакше...
-
Структура службы ДОУ, Организационное построение службы ДОУ - Служба делопроизводства
Организационное построение службы ДОУ При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы: - выбор оптимальной организационной формы...
-
Помимо архивных учреждений, т. е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует...
-
Комплектование Архивного фонда Российской Федерации Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Под...
-
Заключение - Требования к сохранности документов
В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического и...
-
Основные требования к помещениям и оборудованию архива - Требования к сохранности документов
Создание оптимальных условий хранения документов Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: Предоставлением для архива помещения и...
Законодательное регулирование вопросов делопроизводства в наказах первой четверти XVIII века - Формуляр документа XVIII века