Должностной и численный состав службы ДОУ - Организация службы документационного обеспечения управления

Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Общегосударственный классификатор Республики Беларусь "Профессии рабочих и должности служащих" (ОКРБ 006-96). Эти же наименования включены в Единый квалификационный справочник должностей служащих. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы ДОУ делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители [3, 14].

Категория "Руководители" включает заведующего службой ДОУ (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т. д. Наименование должности "начальник" или "заведующий" указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы [3]. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

В категорию "Специалисты" включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста [3]. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации [3].

Проанализировав принятую в стране классификацию, видно, что преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться [21, с. 10].

По моему мнению, было бы эффективным распространение требований к работникам организаций по знанию правил и порядка оформления и работы с документами, основам делопроизводства. Так, в должностные инструкции не только работников служб ДОУ, кадровых служб, секретарей, но и работников других, в том числе производственных подразделений, предлагаю включать обязанности по овладению знаниями и навыками по оформлению документов, работе с ними в текущем делопроизводстве в соответствии с действующими государственными и локальными (в рамках конкретной организации) нормами.

Для эффективной организации работы службы ДОУ и в целом аппарата управления большое значение имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда, например такие, как Межотраслевые нормы времени на работы по набору и верстке текста на персональных компьютерах, Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь и др.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ - эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ.

В статье Галины Кудряковой "Нормирование труда работников архива" довольно подробно изложен комплекс мероприятий, необходимых для расчета численности службы ДОУ и архива организации. К этим мероприятиям относят:

Составление перечня всех видов работ, выполняемых сотрудником;

Определение годового объема по каждому виду выполняемых работ;

Определение обшей нормативной трудоемкости выполняемых сотрудником работ (Тн) с учетом коэффициента К (К = 1,1 с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, включая физкультурные паузы, и личные потребности) исходя из норматива времени на единицу объема работ;

Определение трудоемкости не предусмотренных нормами и носящих разовый характер работ (Тнн) (определяется экспертным путем);

Расчет общей трудоемкости работ, выполняемых сотрудником (Тн + Тнн);

Для определения численности работников, необходимо:

,

Где Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год исходя из календаря рабочего времени [7, с. 30].

Таким образом, нормы времени и выработки крайне важны при определении общей нормативной трудоемкости выполняемых сотрудниками работ.

Формирование штата работников службы ДОУ в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой - необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов. Поэтому, крайне необходимо четко и правильно рассчитать численность работников службы ДОУ для эффективного ведения делопроизводства и функционирования организации.

Похожие статьи




Должностной и численный состав службы ДОУ - Организация службы документационного обеспечения управления

Предыдущая | Следующая