Формы регистрации документов, Журнальная форма - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации

Существует несколько видов регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной регистрации все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В современной технологии делопроизводства используются две основные формы регистрации документов: журнальная и карточная.

Журнальная форма

Была введена в российское делопроизводство еще в 1720 году и до настоящего времени не претерпела каких-либо серьезных изменений. Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе. Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. При использовании журнальной формы обеспечивается задача охраны и учета документов, так как последняя запись дает представление об общем количестве зарегистрированных документов, а все данные о регистрации компактно сгруппированы в одной учетной форме. В то же время журнальная форма регистрации не всегда удобна и имеет ряд недостатков:

- записи сведений о документах ведутся в хронологической последовательности их поступления, что вынуждает при наведении справок перелистывать весь журнал; - применение журнальной формы в организациях, имеющих несколько звеньев организационной структуры, приводит к нарушению принципа однократности регистрации; - журнальная форма не может обеспечить проведение контроля исполнения документов.

Похожие статьи

• Регистрация документов - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации

  Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических...

• Введение - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации

  Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот...

• Исполнение запросов социально-правового характера - Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

  Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю...

• О химической основе жизни, Общие динамические свойства живых систем - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  Исследования последних лет показали возможность синтеза разнообразных биологически важных веществ из простых исходных соединений типа аммиака, метана,...

• Формы использования архивных документов, Информирование руководства и структурных подразделений организаций, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержание - Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

  Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. В...

• Публикация документов - Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

  Публикация архивных документов - совокупность работ по подготовке документов к изданию. Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов....

• Использование документов в средствах массовой информации - Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

  Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей...

• Практический обзор поиска и исследований внеземных форм жизни - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  В предыдущих главах рассмотрены теоретические аспекты проблемы поиска и исследований внеземных форм жизни, теперь рассмотрим практическое решение этого...

• Введение - Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

  Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом...

• Поиск и исследование внеземных форм жизни. Предмет и задачи - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  Определение жизни на других планетах, кроме Земли, является важной задачей для ученых, занимающихся вопросами возникновения и эволюции жизни. Наличие или...

• Экспертиза ценности документов - Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации

  Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная...

• Выводы - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  Поиск чужеродных форм вне Земли имеет большое значение для разработки фундаментальных проблем, связанных с выяснением происхождения и сущности жизни. При...

• Самоорганизация пространства-времени и форм причинности при развитии Вселенной - Астрономия и современная картина мира

  Рассмотрим процесс самоорганизации пространства-времени в связи с самоорганизацией Вселенной, ведущей к эволюции физических объектов, на которых можно...

• Методология планетарного карантина, Изучение влияния факторов космического полета на выживаемость - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  Основные требования, предъявляемые планетарным карантином (ПК) к космическим полетам, заключается в максимальном снижении вероятности загрязнения планеты...

• Общие черты и различия между государственными и ведомственными архивами - Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

  Общими чертами, присущими государственным и ведомственным архивам, являются: Их целевое назначение (хранение документов и использование для нужд...

• Первая. Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, Понятия "архивный документ" и "архив" - Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации

  Понятия "архивный документ" и "архив" Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ - это результат закрепления информации...

• Метеориты - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  Большой интерес представляют каменные метеориты, среди которых обращает на себя внимание немногочисленная группа так называемых углистых хондритов....

• Интересные наблюдения - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  Не смотря на все эти доводы, ряд наблюдений говорит в пользу жизни на Марсе столь убедительно, что нельзя не упомянуть о них. Приведем некоторые из них....

• Марс, Температура, Атмосфера, Вода, Ультрафиолетовое излучение - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  Самая исследуемая сейчас планеты, на которой ведутся поиски, - Марс, но не все ученые соглашаются с тем, что на ней могут существовать какие - то формы...

• Луна, Венера - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  Большинство ученых считают Луну абсолютно "мертвой" (отсутствие атмосферы, различные излучения, не встречающие препятствия на пути к поверхности, большие...

• Третья. Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, Организация учета документов Архивного фонда РФ - Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации

  Организация учета документов Архивного фонда РФ Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого...

• Методы обеззараживания - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  В настоящее время разработано много методов снижения уровня микробного загрязнения космического аппарата и его элементов. Хотя они и не идеальны,...

• Методы контроля за обсемененностью, Предупреждение загрязнения - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  Выполнение задач карантинных мероприятий возможно при осуществлении мер, принятых для контроля за уровнем загрязнения космического аппарата и при...

• Требования к оформлению реквизитов текстового документа - Текстовой документ и его оформление

  Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные...

• АБЛ для экзобиологических исследований - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  Хотя о пилотируемых полетах на другую планету в данное время вопрос не стоит (где человек уже вплотную визуально смог бы провести исследования), АБЛ...

• Роль света в поддержании жизни - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  Важным аспектом проблемы внеземной жизни является необходимость внешнего притока энергии для ее развития. Солнечный свет, главным образом в...

• Архивы, Государственные архивы - Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

  Государственные архивы Архив - учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием т хранение архивных...

• Задачи архивов - Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

  Основными задачами архива являются: Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве....

• Цели использования архивных документов - Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

  Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми....

• Направления использования архивных документов - Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

  Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В...

• Вторая. Комплектование и экспертиза ценности документов, Комплектование Архивного фонда Российской Федерации - Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации

  Комплектование Архивного фонда Российской Федерации Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Под...

• Предоставление документов пользователям в читальный зал - Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

  В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал,...

• Составление учетных документов в архиве. Обеспечение сохранности документов архива - Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации

  Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за...

• Случай с "Викингами" - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  В заключение главы приведем один из наиболее ярких примеров поиска внеземных форм жизни. В 1976 г. НАСА в США проведен запуск двух автоматических...

• Приборы для поиска - Поиск и исследование внеземных форм жизни. Планетарный карантин, необходимый при этом

  Как сказано выше, прежде всего из - за ограниченных технических возможностей сейчас и в ближайшее время полеты автоматических аппаратов и затем...

• СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ РАЗНЫХ УРОВНЕЙ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТАЦИИ СМК - Документальная база системы менеджмента качества и процедуры управления документацией

  Рекомендации по структуре документации системы менеджмента качества представлены в ИСО/ТО 10013 и предлагают рассматривать 3 основных уровня: - уровень А...

• Основы планетарного карантина - Поиск и исследование внеземных форм жизни

  Еще с древних времен человечество привлекала перспектива открытия и изучения внеземных форм жизни. Теперь, когда исследование космического пространства...

• Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий - Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации

  Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се...

• Форма и вращение астероидов - Астероиды

  Астероиды так малы, что сила тяжести на них ничтожна. Она не в состоянии придать им форму шара, какую придает планетам и их большим спутникам, сминая и...

• Практический обзор поиска и исследований внеземных форм жизни - Поиск жизни во Вселенной

  В предыдущих главах рассмотрены теоретические аспекты проблемы поиска и исследований внеземных форм жизни, теперь рассмотрим практическое решение этого...

Формы регистрации документов, Журнальная форма - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации

Предыдущая | Следующая