СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА - Оформление информационно-справочных документов
Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т. п.
Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).
Текст служебного письма должен быть простым, т. е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т. п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации, содержащейся в письме можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.
Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.
Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чем", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).
Если письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.
Виды служебных писем:
- 1. письмо - просьба; 2. письмо - предложение; 3. письмо - претензия; 4. письмо - запрос; 5. письмо - извещение; 6. информационное письмо; 7. письмо - отказ; 8. письмо - напоминание; 9. сопроводительное письмо и т. д.
Формуляр письма состоит из реквизитов:
- 1. наименование министерства или ведомства; 2. название организации; 3. наименование структурного подразделения (если есть); 4. адрес организации (почтовый, телеграфный); 5. номер телефона, факса, телетайпа; 6. номер счета в банке; 7. дата, номер; 8. ссылка на индекс и дату входящего документа; 9. адресат; 10. заголовок; 11. текст; 12. приложения; 13. подпись; 14. печать; 15. фамилия и телефон исполнителя; 16. гриф ограничения доступа.
А теперь рассмотрим отдельные виды писем. Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ. Например:
НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.
Письмо - приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т. д. Письмо - приглашение может содержать:
Полную повестку дня мероприятия;
Фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
Фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
Способ проезда и другую информацию.
Например:
ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ...
Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. Письмо - извещение - документ, являющийся ответом на запрос. Письмо - извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: "Ставим Вас в известность...".
Письмо - подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма - подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо - подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ...
Письмо - напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например:
НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.99.
Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т. д.). В гарантийном письме организация - адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например:
ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.
Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия.
Письмо - претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо - претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.
Письмо - ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма - запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо - ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:
Принятие предложения;
Отказ от предложения;
Выполнение просьбы;
Ответ на запрос.
Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован.
Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Структура письма иностранному партнеру:
- 1. эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности); 2. адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов); 3. номер документа в цифровой или буквенной форме; 4. дата в буквенно - цифровой форме; 5. адрес получателя; 6. вступительное обращение; 7. заголовок; 8. текст; 9. заключительная формула вежливости; 10. личная подпись автора письма; 11. ниже подписи - ее расшифровка; 12. на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.
Похожие статьи
-
ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ - Оформление информационно-справочных документов
Служат для дачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов. Докладная записка -...
-
Понятие информационно-справочных документов Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются...
-
Основные требования к оформлению управленческих документов - Делопроизводство и документооборот
Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.)....
-
Требования к оформлению реквизитов текстового документа - Текстовой документ и его оформление
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные...
-
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА, СЛУЖЕБНАЯ СПРАВКА, РЕКЛАМАЦИЯ - Примеры оформления документов
Склад №7 Директору ООО "Люкс" Н. Н. Николаеву ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 15.11.2008 № Об изменении сроков поставки экологического оборудования В связи с...
-
Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых...
-
Требования к созданию текста документа - Текстовой документ и его оформление
ЕСКД ГОСТ 2.105-95 устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства. Текст...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Заключение - Текстовой документ и его оформление
Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати)...
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
-
Сущность, генезис и развитие понятия "документ" Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно...
-
ТЕЛЕФОНОГРАММА, СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ - Примеры оформления документов
ТЕЛЕФОНОГРАММА СОЛИКАМСК СРОЧНАЯ СЕВЕРНАЯ 58 ГНИ № 36 ЮВАО ТАТАРИНОВУ УВАЖАЕМЫЙ АНАТОЛИЙ МИХАЙЛОВИЧ ЗПТ ПРОСИМ ВАС СРОЧНО НАПРАВИТЬ СПЕЦИАЛИСТА НА...
-
Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в...
-
Введение - Текстовой документ и его оформление
Документ на различных современных носителях является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен для восприятия и использования...
-
Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю...
-
О роли письмовников в русском делопроизводстве - Формуляр документа XVIII века
При изучении документа широко используется понятие формуляра, понимаемое как совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной...
-
Оформить документ информационно-справочной группы по образцам ОРД - Классификация документов
ЗАО "Роснефть" ПРОТОКОЛ № 8 Общего собрания акционеров Г. Москва 22 мая 2005 г Председатель -- Голов В. П. Секретарь -- Михеева Л. В. Присутствовали:...
-
КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - Примеры оформления документов
Общество с ограниченной ответственностью По сертификации систем управления "ДЭКУЭС" Чехова ул., д.7, ком.101, г. Ярославль, 150054 Тел: (0852) 729736...
-
Нормативно-правовая информация аудита эффективности бизнес-процесса закупки Нормативно-правовое регулирование закупочной деятельности можно подразделить...
-
Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.30-2003...
-
В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал,...
-
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се...
-
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти...
-
Архив информация документ доступ Доступ к документам Архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния, регламентирован...
-
КРАТКИЙ ПРОТОКОЛ - Примеры оформления документов
ЗАО "Новые товары" ПРОТОКОЛ 1 декабря 2008 г. № 15 Общего собрания акционеров Председатель - Полежаев Д. В. Секретарь - Иванова Т. М. Присутствовали:...
-
АКТ - Примеры оформления документов
АКТ 01 октября 2008 г. № 1 Соликамск О неисполнении кладовщиком Никифоровым И. С. Без уважительных причин трудовых обязанностей Комиссия в составе:...
-
ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, РАСПОРЯЖЕНИЕ - Примеры оформления документов
ПРИКАЗ 28 мая 2008 г. № 3 по основной деятельности Соликамск О введении в действие штатного расписания В связи с началом финансово-хозяйственной...
-
Понятия "информация" и "документ" - Предмет и задачи документоведения
Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации Понятия "информация" и "документ" . Основу деятельности любого...
-
Свойства и функции документов. Классификация - Предмет и задачи документоведения
Свойства документов Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные....
-
Основные требования к помещениям и оборудованию архива - Требования к сохранности документов
Создание оптимальных условий хранения документов Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: Предоставлением для архива помещения и...
-
Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная...
-
Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за...
-
Теоретическая часть, Общие требования к учету документов - Работа архива
Целью Архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с...
-
Особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища. В хранилище, предусмотренном для...
-
В работе центра особенно полно представлены история диссидентского движения 1960--1970-х гг. и период перестройки в СССР. Архив Украины ХХ в. был основан...
-
Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации,...
-
В целях обеспечения сохранности и наиболее качественного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих важнейшие события в жизни...
-
1. После выяснения и устранения причины возникновения очага плесневения документов должны выполняться оперативные мероприятия по дезинфекционной...
-
Висновок - Класифікація документів
Таким чином, на основі комплексу ознак утворюються типи документів по яких будується загальна, відвернута від галузевої специфіки, основна класифікація...
-
1. Антисептированные прокладки используют для дезинфекции документов с ослабленной основой. В зависимости от стойкости текста в растворителе применяют...
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА - Оформление информационно-справочных документов