Применение ERP-системы в ООО "Макс" - Использование информационной системы управления на примере торговой компании "Макс"

В компании "Макс" имеется информационная система класса ERP под названием "1С: УПП" (Управление производственным предприятием) версия 8.2. Данная система является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Система создает единое пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности компании, а также возможности для

Осуществления каких-либо действий, в зависимости от отделов в компании. [38]

Использование данной системы рассматривается в отделе бухгалтерии, отделе логистики, отделе продаж.

Использование "1С: УПП 8.2" в отделе бухгалтерии.

Данной системой могут одновременно пользоваться большое количество сотрудников.

Факт совершения хозяйственной операции в системе регистрируется один раз и сразу получает отражение в управленческом и регламентированном учете. Исключена необходимость повторного ввода информации. Видом регистрации хозяйственной операции является документ, при этом для быстрой работы часто используется подстановка данных "по умолчанию", т. е. ввод новых документов на основании ранее введенных.

Данные, которые вводятся пользователями, быстро контролируются системой. Так, при регистрации выплаты наличных денежных средств система проверит доступность денежных средств с учетом имеющихся заявок на их расходование. А при регистрации отгрузки продукции система проверит состояние взаиморасчетов с получателем груза.

Бухгалтерские проводки по документу формируются автоматически при условии, что в документе установлен признак отражения хозяйственной операции документа в бухгалтерском учете. Некоторые документы в бухгалтерском учете могут не отражаться.

Также есть возможность ввести отдельные бухгалтерские проводки.

В системе проводка может использоваться для отражения хозяйственных операций также и в аналитическом учете, при помощи использования в проводке дополнительных реквизитов -- субконто.

Субконто -- это объект аналитического учета, а вид субконто -- это множество однотипных объектов аналитического учета, из которого выбирается объект. Видами субконто, в частности, являются списки

Контрагентов предприятия, складов, подразделений, работников, список номенклатуры товарно-материальных ценностей, документы расчета с контрагентами и др. [38]

Виды субконто прикрепляются к счетам бухгалтерского учета непосредственно в плане счетов (рисунок 2.2.).

план счетов

Рис.2.2. План счетов

С помощью "1С: УПП" можно эффективно управлять основными средствами и другими внеоборотными активами компании. Вести учет основных средств, формировать отчетность.

Конфигурация "1С: УПП 8.2" содержит набор инструментов финансового планирования на предприятии, соответствующий универсальной бюджетной модели, где можно планировать движение денежных средств компании, производить финансовый анализ.

Система обеспечивает автоматическое начисление заработной платы и связанных с ней налогов и сборов в соответствии с действующим законодательством.

Система "1С: УПП 8.2" полностью автоматизирует комплекс трудоемких расчетов с персоналом, включая расчеты по оплате больничных листов и отпусков и формирование документов на выплату зарплаты и отчетности в

Государственные контролирующие органы. Автоматизируется расчет регламентированных законодательство начислений и удержаний, отражение результатов расчетов в затратах предприятия. В течение месяца вводятся данные, характеризующие трудовые показатели каждого сотрудника компании, а также другие документы и сведения, влияющие на начисления и удержания (больничные листы и т. п.). После завершения периода производится расчет зарплаты и связанных с ней налогов и взносов. По результатам этого расчета формируются данные о суммах, подлежащих выплате всем сотрудникам компании.

Для расчета зарплаты используется документ "Начисление зарплаты работникам организации".

Для выполнения расчета зарплаты бухгалтер создает новый документ и указывает общие параметры расчета (месяц начисления зарплаты, организацию, кто ответственный), после этого заполнение остальной табличной части документа и сам расчет -- могут быть выполнены автоматически. При этом автоматически рассчитываются все удержания (налог на доходы физических лиц, суммы займов, по которым наступил срок погашения, алименты и прочее). Рассчитанные удержания отражаются на соответствующих закладках табличной части документа.

Для подготовки выплаты зарплаты используется документ "Зарплата к выплате организации".

Данный документ формируется и заполняется автоматически. Неполученную в срок зарплату можно зарегистрировать как задепонированную.

Система обеспечивает формирование всех бумажных печатных форм, связанных с начислением зарплаты: расчетных листков, платежных ведомостей.

Система "1С: УПП 8.2" обеспечивает построение разнообразных отчетов, предназначенных для анализа всех аспектов деятельности предприятия.

Пользователь системы в отделе бухгалтерии может не только распечатать отчет, но и работать с ним как с интерактивным документом - изменить его параметры, перестроить, сформировать дополнительный отчет на основании отдельных документов уже сформированного отчета.

Использование "1С: УПП 8.2" в отделе логистики.

Отдел логистики в компании "Макс" выполняет следующие функции:

Разработка графиков поставок товаров;

Контроль поставок;

Участие в осуществлении закупок на склад;

Управление транспортировкой товаров;

Разработка путевых листов для водителей;

Организация работы на складе;

Контроль за работой склада;

Контроль состояния запасов;

Оформление заявок на заказанные товары торговой точкой (клиентами) и отправка заявок на склад.

В отделе логистики данная система используется для учета товаров на складах, а именно учета собственной продукции, товаров отгруженных, товаров возвратных, учитывать сроки годности (модуль "Поставки и запасы").

Сведения о складских запасах вводятся в информационную систему "1С: УПП" с высокой степенью детализации: от уровня характеристик товаров (упаковка, размер, производитель и т. д.) до уровня сроков годности товаров. Присутствует возможность получения стоимостных оценок запасов склада по себестоимости и потенциального объема продаж в отпускных ценах.

В системе также возможно проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и автоматическая обработка их результатов. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством ценностей, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи) или оприходования (в случае выявления излишков).

По результатам анализа можно выявить стабильность продаж, плохо продаваемую продукцию по таким критериям, как средний срок хранения, товары с сезонным характером, расход за период и коэффициент оборачиваемости.

Также информационная система "1С: УПП" позволяет хранить полную контактную информацию по контрагентам, историю взаимодействия с ними (рисунок 2.3.).

Рис. 2.3. "Контрагенты"

Сотрудники отдела логистики (операторы) при получении заявки на необходимые товары клиенту (торговой точке), от торгового представителя, работают в системе "1С: УПП", где проверяют наличие того или иного товара, представленного в заявке, при помощи такого модуля, как "Торговля" конфигурация "Оптовая торговля". Оператор может быстро проверить заявку на выполнимость, уточнить детали, оформить заказ, выписать счет на оплату и документ "Реализация товаров и услуг" (рисунок 2.4.).

Рис.2.4. "Реализация товаров и услуг"

Если же какой-либо товар, представленный в заявке, отсутствует на складе, то сотрудник отдела логистики (оператор) вычеркивает товар, которого нет в наличии, и оформляет накладную, уже без данного товара, для сборки.

При помощи данного модуля сотрудник отдела логистики может просматривать значения основных реквизитов номенклатурной позиции и ее свойства без открытия дополнительных форм, просматривать текущие складские остатки в разрезе номенклатуры, характеристик номенклатуры и складов, выписывать счета на оплату и документы реализации, регистрировать новые заказы клиентов.

Использование "1С: УПП" в отделе продаж.

Конфигурация "1С: УПП" содержит средства автоматизации концепции CRM. Возможности "1С" позволяют компании эффективно управлять отношениями с клиентами, поставщиками.

Данная конфигурация позволяет использовать персонифицированный подход к нуждам и требованиям каждого клиента, хранить полную контактную информацию по контрагентам и их сотрудникам, историю взаимодействия с ними, регистрировать информацию о поставщиках: условия доставки товаров,

Надежность, сроки исполнения заказов, номенклатура и цены поставляемых товаров и материалов.

Система предоставляет возможность просмотра и анализа информации о контактах с клиентами.

Все сведения о клиентах можно просмотреть с помощью "Отчета по контактной информации контрагентов" (рисунок 2.5.).

Рис.2.5. "Отчет по контактной информации контрагентов"

В отделе продаж также данную систему используют для планирования продаж, планирования производства. Для этого работники данного отдела используют модуль "Планирование". Для составления плана продаж учитываются различные категории клиентов, такие как, регион торговой точки, вид продукции, вид торговли (оптовая или розничная). В модуле "Планирования" имеется конфигурации "Планирование продаж" именно в ней производится составление планов продаж компании. Данная конфигурация дает возможность разрабатывать как укрупненные, стратегические планы, так и детальные, рабочие планы на перекрывающиеся периоды времени. Например, в начале года можно составить укрупненный годовой план, и затем в соответствии с ним составлять детальные помесячные. Каждый месяц в компании составляется план продаж, который должен быть выполнен торговыми представителями.

Вообще для более быстрой подготовки планов сотрудники отдела продаж используют специальный инструмент -- "Помощник планирования" (рисунок 2.6.), где можно сразу выбрать какой именно план составлять.

Рис.2.6. "Помощник планирования"

В отделе продаж также осуществляют отчеты по продажам, так в системе "1С: УПП" в модуле "Торговля" имеется конфигурация "Отчетность по торговле", которая предоставляет удобные средства контроля за текущим состоянием торговой деятельности (оборотами, достаточностью ассортимента), что позволяет оперативно принимать необходимые решения (рисунок 2.7.). Реализованная система отчетов представляет собой мощное и гибкое средство для анализа всех аспектов торговой деятельности и товарооборота компании. При помощи отчетов можно получить данные о продажах по клиентам, позициям номенклатуры товаров с распределением по датам. Все отчетные данные можно сформировать еще и в наглядной форме, при помощи графиков, диаграмм.

Рис.2.7. "Отчетность по торговле"

В системе ERP заказ товаров проживает всю свою жизнь, т. е. от момента появления заявки в офисе у сотрудника отдела логистики, до той минуты, когда товар отгружается клиенту (торговой точке), а бухгалтерия выписывает ему счет. Имея информацию в одной системе компании "Макс" легче отслеживать заказ и координировать производство, складирование и отгрузку по всем подразделениям одновременно.

В системе "1С: УПП" имеется модуль "Управление взаиморасчетами" в нем реализуется гибкая кредитная политика, которая позволяет повысить привлекательность компании "Макс" для клиентов и его конкурентоспособность на рынке.

Модуль управления взаиморасчетами может использоваться в финансовых, снабженческих и сбытовых отделах компании, позволяя оптимизировать финансовые и материальные потоки.

Основное назначение модуля взаиморасчетов состоит в фиксации возникновения задолженности контрагента перед компанией и компании перед контрагентом, ведется учет причин возникновения задолженности, производится поддержка различных методик учета задолженности (по договорам, сделкам, по отдельным хозяйственным операциям), также анализируется текущее состояние задолженности и истории ее изменения.

Таким образом, конфигурация "Управление производственным предприятием" в компании "Макс" предоставляет руководству широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности. Данная система используется практически во всех отделах компании, в дипломной работе было рассмотрено использование в отделах бухгалтерии, логистики и отделе продаж.

Похожие статьи




Применение ERP-системы в ООО "Макс" - Использование информационной системы управления на примере торговой компании "Макс"

Предыдущая | Следующая