Рекомендации об улучшении деятельности торговой компании ООО "Макс" при помощи информационной системы - Использование информационной системы управления на примере торговой компании "Макс"

Системы класса ERP являются интегрированными информационными системами управления, т. е. их работа состоит в повышении эффективности управления деятельности предприятия, оптимизации материальных и финансовых ресурсов на основе вводимой сотрудниками необходимой информации. В одной системе содержится планирование и управление, всей деятельностью предприятия, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю.

Следовательно, ERP-системы обеспечивают согласование работы различных отделов предприятия, снижая при этом управленческие издержки и устраняя проблему объединения данных для разных приложений. Данные системы являются инструментом принятия правильных стратегических и тактических решений на основе оперативной и достоверной информации, выдаваемой компьютером. [28]

Для улучшения деятельности компании "Макс" предлагается внедрить в дополнение, к уже имеющейся информационной системе "1С: УПП", продукт "ПитерСофт: Управление процессами".

Вариант внедрения будет осуществляться так, на основании полученных от заказчика (компании "Макс") данных специалисты ПитерСофт производят настройку моделей бизнес-процессов и передают ее заказчику. Дальнейшее внедрение и запуск в эксплуатацию будет производиться силами заказчика, при этом будет гарантировано качественное выполнение работ по моделированию и настройке бизнес-процесса, экономия денег на привлеченных консультантов, экономия времени сотрудников заказчика на настройку процесса.

"ПитерСофт: Управление процессами" - продукт класса BPMS (Business-Process Management Solution), который предназначен для автоматизации бизнес-процессов, организации электронного документооборота, ведения электронного архива документации.[25]

Данный продукт работает на платформе "1С: Предприятие 8", он может работать в единой базе с системой "1С: УПП" или отдельно.

Бизнес-процесс однократно моделируется в виде графической схемы. Настройки самой модели бизнес-процесса производятся без участия программистов. В бизнес-процессе определяются исполнители задач, передаваемая информация и ее вид, сроки выполнения и описание задач, варианты маршрутов, условия, связь с данными учетной системы, права пользователей.

Настроенная модель позволяет запускать бизнес-процесс уже многократно. В рамках вида бизнес-процесса программа автоматически будет ставить задачи пользователям, и контролировать заложенные регламенты. Собираемая статистика и система отчетов предоставят возможности для контроля деятельности компании и оптимизации всех бизнес-процессов, протекающих в компании.

Подсистема в онлайн-режиме будет контролировать продуктивность работы сотрудников и компании в целом, опираясь на значения фактических показателей бизнес-процессов и сравнивая их с плановыми.

Пользователи данного продукта будут быстро обучаться работе в системе, так как продукт имеет простой интерфейс, построенный по принципу отображения невыполненных задач. [25]

"ПитерСофт: Управление процессами" позволит контролировать деятельность компании, повысит прозрачность и управляемость процессов, протекающих в компании, ускорит исполнение бизнес-процессов, сократит время согласований, сэкономит время руководителей отделов и их сотрудников, повысит качество работы компании в целом. [25]

Компании "Макс" предлагается функционал продукта "ПитерСофт: Управление процессами" - "Бизнес-процессы", позволяющий:

1) Составлять формализованное описание процессов. Каждый процесс будет описываться в виде последовательности задач (работ), которые будет необходимо выполнить сотрудникам (исполнителям). Настройка будет выполняться наглядно, в виде схемы или модели процесса. Схема будет включать в себя циклы, условия, по которым система будет определять направление движения процесса, т. е. маршрут, участки параллельного или последовательного выполнения задач, связи между процессами. Далее будет проектироваться внешний вид задач, объем отображаемой информации и правила ее изменения, а также будут определяться исполнители и сроки выполнения (рисунок 2.8.).

формализованное описание процессов

Рис. 2.8. Формализованное описание процессов

    2) Запускать бизнес-процессы на выполнение. Запуск процесса сможет быть активизирован как пользователем, так и произвольным событием (например, проведением какого-либо документа), либо наступлением определенного момента времени. На основании настроенных шаблонов процессов будут создаваться уже экземпляры процессов, в рамках которых исполнителям ставятся задачи. Помимо обычных задач в ходе процесса могут выполняться обработки, т. е. автоматические действия над объектами системы, например, создающие новые документы и заполняющие их на основании данных из процесса. 3) Оповещать сотрудников о появлении новых задач. Система будет предупреждать исполнителей и ответственных лиц о появлении новых задач, о приближении срока выполнения задачи. Оповещение может осуществляться внутри системы, либо по электронной почте. Сотрудники, выполнив поручение, смогут вносить в задачу необходимую сопутствующую информацию, которая после выполнения какой-либо задачи сразу будет доступна другим участникам процесса (рисунок 2.9.).
оповещение о появлении новых задач

Рис.2.9. Оповещение о появлении новых задач

    4) Контролировать ход выполнения процессов. С помощью отчетов руководители отделов в любой момент смогут проследить, на какой стадии находится выполнение какой-либо задачи, в каком статусе находится документ, который его интересует, также смогут просмотреть статистику выполнения задач за различные периоды времени, выяснить, какие именно задачи своевременно не были выполнены и какими сотрудниками. 5) Осуществлять обмен информацией с документами системы. Будет иметься возможность передачи заданных параметров из бизнес-процесса в документы, и из документов в бизнес-процессы. 6) Определять для документов системы индивидуальные наборы статусов, отражающие их состояние, а также управлять данными статусами при выполнении действий над документами. 7) Настраивать гибкие ограничения доступа к данным. Возможность обмена данными между документами системы и процессами обеспечивает простую и продуктивную реализацию коллективной работы пользователей над каким-либо документом, при этом определяя границы ответственности каждого исполнителя, вплоть до полей документа. 8) Анализировать информацию о выполнении процессов. На основе полученных результатов оптимизировать процессы компании. [25]

Добавляя к функционалу типового решения "1С: УПП" модуль управления процессами от "ПитерСофт", компания "Макс" подойдет к созданию корпоративной информационной системы класса ERPII на платформе "1С: Предприятие 8", данная система позволит организовать взаимодействие между сотрудниками разных отделов, организовать рабочее место руководителя, а также менеджеров, упорядочить работу нескольких пользователей с одним документом.[25]

Стоимость продукта "ПитерСофт: Управление процессами" функционал "Бизнес-процессы" (включает лицензию на десять рабочих мест и подписку на техническое обслуживание на 12 месяцев) 60600 рублей. [25]

Для расчета эффективности внедрения IT-решений обычно используются показатели возврата инвестиций (ROI) (Таблица 2.3.2.) и расчет совокупной стоимости владения (TCO) (Таблица 2.3.1.).

Проводится расчет совокупной стоимости владения ТСО программного продукта "ПитерСофт: Управление процессами" функционала "Бизнес-процессы" (Таблица 2.3.2.).

Совокупная стоимость владения (ТСO) информационной системой -- сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период жизненного цикла системы.

Цель ее применения - получить картину, которая отражала бы реальные затраты, связанные с приобретением определенных средств и технологий, и учитывала все аспекты их последующего использования.

К затратам относится:

    1. Покупка самого программного продукта (стоимость внедрения); 2. Затраты на эксплуатацию программного продукта (тех. поддержка); 3. Затраты на обучение сотрудников, работающих в данной программе; 4. Иные затраты (связанные с работой программы - электроэнергия, связь)

Таблица 2.3.1 - Расчет совокупной стоимости владения ТСО программного продукта "ПитерСофт: Управление процессами" функционала "Бизнес-процессы"

Наименование затрат

Цена "ПитерСофт: Управление процессами"

Стоимость внедрения

Включает лицензию на 10 рабочих мест и подписку на техническое обслуживание на 12 месяцев: 60 600 рублей

Затраты на техническую поддержку

Затраты на обучение сотрудников

2 дня по 4 часа: 6 000 рублей

Иные затраты

Электроэнергия: 90 000 рублей/год

Связь: 45 000 рублей/год

ИТОГО

201 600 рублей

Таким образом, совокупная стоимость владения программного продукта "ПитерСофт: Управление процессами" функционал "Бизнес-процессы" будет составлять 201 600 рублей.

Рассчитывается коэффициент возврата инвестиций (определяемый отношением прибыли к затратам на приобретение программы) (Таблица 2.3.2.).

Таблица 2.3.2

Наименование показателя

Значение

Выручка за 2010 год (P)

725 367 рублей

Затраты на внедрение программы (ТСО)

201 600 рублей

Коэффициент возврата инвестиций (ROI) (Р/ТСО)

3,6

Срок окупаемости капитальных вложений (PP) (TCO/P), месяцев

0,3

Таким образом, основными эффектами от внедрения данного продукта в компанию "Макс" будут являться:

    1) Прозрачность процессов, протекающих в организации, повышение управляемости. В любой момент времени можно будет выяснить, на каком этапе находится выполнение задачи, в каком статусе находится документ, а также собрать статистику выполнения задач за разные периоды времени. 2) Повышение исполнительской дисциплины. Полный контроль над всеми этапами работ и персональное назначение задач будет стимулировать сотрудников к более ответственному выполнению своих обязанностей. 3) Выявление "узких мест" в работе компании. Исходя из анализа статистики выполнения процессов, можно будет определить участки с наибольшим количеством задач выполненных с ошибками или невыполненных вовремя, и оперативно принять меры по их устранению. 4) Создание единого информационного пространства. Объединение разных хранилищ информации в единую систему. 5) Безопасность. Система обеспечивает доступ к данным строго в соответствии с назначенными правами пользователей. 6) Экономия времени руководителей. Сложный процесс один раз настроен и не требует постоянного контроля и надзора, средства наблюдения доступны в реальном времени со своего рабочего места. 7) Экономия времени сотрудников. Система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою и совместную работу, повышается эффективность деятельности и уменьшается время на поиск нужной информации. Программа позволяет избежать многократного ввода одних и тех же данных, используя в процессах информацию из документов учетной системы, и наоборот, создавая или модифицируя документы на основе информации из бизнес-процессов.

Из полученных результатов в Таблице 2.9 известно, что срок окупаемости от внедрения данного продукта будет примерно 3 месяца.

Похожие статьи




Рекомендации об улучшении деятельности торговой компании ООО "Макс" при помощи информационной системы - Использование информационной системы управления на примере торговой компании "Макс"

Предыдущая | Следующая