Использование информационных технологий в системе тайм-менеджмента - Информационные технологии тайм-менеджмента

Информационные технологии (ИТ) - это процессы, использующие комплекс средств и способов сбора, обрабатывания и передачи сведений (первичной информации) с целью получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или же явления (информационного продукта). В широком понимании информационные технологии охватывают все области создания, передачи, хранения и восприятия информации [29, с. 128].

Развитие информационных технологий существенно разнообразило методы передачи информации, постоянный поток которой требует контроля и успешной обработки данных, что непосредственно сопряжено с экономией времени. В современном понимании, информационные технологии ассоциируют с компьютерными технологиями, т. к. именно их появление вывело тайм-менеджмент на новый уровень: персональные компьютеры, Интернет, КПК, смартфон, сопутствующие информационные технологии дают возможность наиболее точно зафиксировать расходы времени и упростить их анализ.

Как механизм планирования программное обеспечение предоставляет возможность точно распределять время по выполняемым задачам. В настоящее время даже самые обычные сотовые телефоны включают такой комплект инструментов и средств тайм-менеджера, как: контакты (телефонная книга), календарь, перечень задач, возможность создавать заметки и диктофонные записи и т. д.

Смартфоны объединяют в себе как форму и базисный комплект функций мобильного телефонного аппарата, так и дополнено интерфейс и функциональность компьютера. Неотъемлемым условием современных смартфонов считается наличие операционной системы. При этом, смартфоны оборудованы такими же возможностями, однако установленные на них программы предельно приближены к возможностям компьютера, используя большой экран. При этом, синхронизация всех составляющих смартфона, как с домашним, так и портативным компьютерами, гибко и просто настраивается, требуя в последствии минимально внимания. Благодаря функциям портативного компьютера (к примеру, использование файлов Word, Excel, PDF и т. п.) смартфон дает возможность воспроизводить рабочую обстановку неразрывной по времени и независимой от месторасположения [11, с. 342].

Для оптимизации рабочего времени на компьютере существуют разные программы-органайзеры, которые избавляют от множества бумажных записей. Электронные органайзеры являются прикладными программами, при помощи которых в системе управления временем можно собирать и хранить различные данные, а также осуществлять поиск необходимой информации, сохраненной ранее. Удобство электронных органайзеров заключается в следующем:

    1. ИИспользование гипертекста. На бумажных носителях выстроить упорядоченную информацию можно каким-либо одним лишь способом, т. е. один стикер с записью 1 задачи может быть положен лишь в 1 раздел органайзера. Но взаимные связи между задачами как правило значительно сложнее, и использование гиперссылок позволяет отображать эти сложные связи, что значительно упрощается поиск необходимой информации в сложной структуре заметок и задач. 2. ВВозможность поиска информации, представленной в электронном виде, по ключевым словам. При этом, что особо важно - возможность "видеть" единицу информации из различных тематических разделов. В Outlook эта возможность представлена в виде категорий. При этом, одной и той же задаче возможно присвоить категории, например, "Контроль в течение ближайшей недели", "Сидоров", "Проект Б". И затем, открывая соответствующую категорию, например при контроле дел, либо при беседе по телефону с Сидоровым, либо перед совещанием по вопросу проекта Б, - можно тотчас увидеть напоминание о задаче. 3. РРезервирование и дублирование информации. Информацию, находящуюся в электронном виде с тем чтобы к примеру, направить коллегам копии расписания проекта, гарантировать совместный доступ к списку задач и т. п., значительно проще продублировать. Ведь известно, что бизнес-информация достаточно дорого стоит, поэтому следует надежно защитить ее от потери, при этом создавать резервные копии в электронном виде - несложно.

Кроме того, электронный органайзер, в отличие от бумажного, при соответствующей настройке, может "самостоятельно" напомнить о совещании, учесть и просуммировать расходы времени при работе с разнообразными приложениями и т. п.

Таким образом, названные свойства электронных носителей предоставляют широкие возможности автоматизированной работы с крупными объемами текстов. Использование такого программного обеспечения является отличным решением проблемы тайм-менеджмента для людей, которым необходимо организовать и запланировать свое время. Программы тайм-менеджмента обеспечивают слежение за событиями, определение задач, и осуществление контроля за их исполнением.

В настоящее время компьютерных программ и приложений в области тайм-менеджмента множество, разработчики продолжают активно выпускать на рынок новые продукты и совершенствовать уже существующие. Например, в базе gtdsoftware. net, посвященного тайм-менеджменту, насчитывается более 80 приложений.

Рассмотреть все из них невозможно, выделим наиболее известные программы, призванные облегчить задачу планирования и управления временем помогают правильно ставить задачи, контролировать их выполнение и грамотно организовывать рабочее и личное время. Самым простым решением снижения временных потерь является оптимизация документооборота с помощью пакета MS Office, который включает MS Word, MS Excel, MS Access, MS Power Point и др. Так, основные положения оптимизации [20, с. 122]:

    1. При формировании любого документа, его необходимо группировать согласно своего собственного классификатора, - это может быть "статья, договор, записка, отчет" и так далее. Классификатор - это обыкновенная папка, при этом сохраняя документ, следует давать ему название как можно точнее. 2. В случае, если документ имеет несколько версий (например, до согласования, после редактирования и т. д.), в названии указывается еще и вариант. К примеру, "Договор с ООО "Весна", до согласования". 3. Если же надо работать с "строгими" документами, следует использовать регистрацию документов в реестре, заполнение регистрационной карточки в Excel-файл с необходимыми параметрами (кому, от кого, сроки, согласовано и т. д.). При этом, возможно введение в поле "контроль", осуществляя таким образом постановку документов под контроль. К примеру, открывать этот документ через месяц, квартал и т. д., контролируя тем самым его движение (когда забрать, потребовать ответ и т. д.).

Широчайшие возможности систематизации и поиска неоходимого контакта предоставляют программы "Адресная книга" (в разделе "Стандартные") и Microsoft Outlook. Базы данных, созданные в этих программах, можно легко перенести на дискету или распечатать. Кроме того, удобна синхронизация баз данных на компьютере и мобильном телефоне. В синхронизированной работе есть очевидные плюсы, т. к. зрительная память сохраняет лишь только 1-м форму "Контактов". При этом, изменения можно вносить только лишь на 1-м носителе, но они автоматически будут дублироваться на другой носитель.

В состав пакета MS Office входит также программа-органайзера OneNote. Программа предлагает достаточно сильный инструментарий: текстовые заметки легко сортируются по каталогам, а древовидная структура позволяет содержать записи в порядке. В заметке быстро и удобно могут бытьаудиозаписи и видео клипы. При этом, поддерживается и рукописный ввод на OneNote на планшете. Программы поддерживают синхронизацию информации меж устройствами, в т. ч. Windows Mobile. В Windows 8 также доступно иmetro-приложение, которое позволяет обращаться к заметкам online.

Одним из известных российских продуктов, предназначенный для личного использования является органайзер - Миниплан. С одной стороны, это обычный органайзер, в который возможно добавлять задачи и заметки, но с обратной стороны - это достаточно мощный инструмент по само организации. А, благодаря возможности оповещения по email, телефону и джабберу, не пропустится ни одного дела, а рабочая панель "тасквотч" позволяет сохранить большое количество заметок, добавляя дела прямо на часы и даже рисовать.

Еще одна программа-планировщик задач от российских разработчиков, это - LeaderTask, который совмещает в себе сразу несколько полезных функций, а именно: ежедневник, планировщик задач, персональный информационный менеджер, календарь, адресная книга, заметки, напоминания, синхронизация с коммуникатором, версии для мобильных устройств: Android, iPhone, iPad, распределение задач внутри офиса, сетевая версия (для работы в группе, назначения и контроля поручений), статистика использования рабочего времени (время, потраченное на приложения и сайты). Программа позволяет увидеть задания на протяжении месяца, недели или дня, но при этом всегда возможно вернуться к сделанным ранее заметкам, добавить какие-то изменения, установить напоминание, или же связать с другими задачами календаря. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с MS Outlook. Этот органайзер прост в освоении и пользовании. Сервис также предполагает инструкцию, в том числе offline - и online-помощь.

Одна из известных и популярных онлайновых программ-менеджеров задач - Remember the Milk, который эффективно поддерживает работу с большим количеством задач, которые могут распределяться по спискам. Имеется возможность присваивать задачам теги и устанавливать самые разнообразные параметры. Имеется разветвленную систему поиска. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащен целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote, работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарем Google.

Replicon является "web-based" органайзером, который дает возможность управлять временем как большим, так и маленьким организациям. Работники смогут использовать Replicon для передачи информации своим коллегам, а для руководителей организаций есть разнообразные модули, помогающие узнать цену проекта, счета клиента, начисления по зарплате, результативность труда. Аккаунт поддерживает также многоуровневую доступность, при соблюдении иерархии разрешений.

MinuteHound - также "web-based" тайм-менеджер, предоставляющий возможность увидеть все процедуры в реальном времени. Данный органайзер достаточно гибок в настройках, есть все необходимые инструменты для управления нагрузками и заданиями. Можно видеть, кто работает, а кто-то - нет; сколько времени было потрачено; с помощью данного менеджера можно проследить за рабочим процессом в режиме реального времени, и другие многочисленные вещи.

Evernote - мульти платформенный облачный сервис хранения разнообразных заметок, документов, изображений, медиа файлов. Сведения сохраняются на сервере проекта, и могут быть синхронизированы в среде всех устройств. К текстовым заметкам могут быть прикреплены файлы (объемом до 25 мегабайт), а сами заметки можно распределить по каталогам. Все вложенные к записям изображения распознаются на сервере Evernote, и итоги включаются в индекс для поиска. В Evernote предусмотрена и возможность добавления аудио заметок или сохранение место нахождения. Кроме того, данные всегда можно зашифровать.

Google Keep - электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Google Keep - Online-органайзер от Google позволяет моментально создавать различные заметки в любом месте, в котором есть доступ в Интернет. Google Keep доступен из браузера или приложения на Android. Полезным данный сервис является потому, что из любого устройства, где выполнен вход в Google-аккаунт, можно получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона еще в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

BillQuick Online - образец органайзера, который приспособлен как для отдельного человека, так и для крупных корпораций. Он также соответствует для персонала и менеджеров проекта, так как существует множество альтернатив настройки органайзера. В процессе учета времени, органайзер фиксирует данные так, что возможно использовать встроенные инструменты бизнес-аналитики, которые предлагают варианты для повышения результативности. В дополнение, помимо online-сервиса, BillQuick имеет локальные версии.

Для небольших компаний удобен онлайн-органайзер - TimeMaster, т. к. для работы с ним нет необходимости покупать сервер, устанавливать и настраивать программу на сервере и компьютерах сотрудников. Достаточно зарегистрироваться на сайте, создать учетную запись, ввести сотрудников, при этом каждому сотруднику придет приглашение на почту. После того, сотрудники также зарегистрируются и можно начинать работать. Удобство органайзера в том, что руководителю достаточно записать все задачи и проекты (сложные задачи, состоящие из подзадач) компании и распределить задачи по сотрудникам. Каждому сотруднику придет оповещение о том, какие ему поставили задачи. Благодаря напоминанием ни руководитель, ни исполнители не забудут ни о встречах, планерках, презентациях, ни о приближающихся сроках завершения задач и сдачи проектов. Все обсуждения ведутся прямо в комментариях под задачей. Таким образом, если по какой-то задаче или проекту необходимо будет поднять переписку, то не требуется копаться в почте. Вся переписка уже сохранена в одном месте, а почта разгружена. Если необходимо подключить к работе дополнительного сотрудника, он просто добавляется к задаче, и сразу увидит всю переписку и всю информацию по задаче. В итоге, сокращаются сроки выполнения проектов, становится меньше просроченных задач, улучшается качество работ по задачам и проектам, потому что теперь никто ничего не забудет и не упустит из виду, а руководителю достаточно зайти в органайзер и окинуть взглядом все проекты и задачи. Кроме того, не нужно больше тратить весь вечер на обзвон сотрудников, все структурировано, собрано в одном месте и доступно из любой точки мира с любого устройства. Поэтому можно контролировать свою работу или бизнес из любого города или даже любой страны. Это не просто делает работу эффективней, а может принципиально поменять стиль работы и жизни.

Кратко остановимся и на таких технологиях, как современные средства ведения переговоров.

ICQ - приложение Internet/intranet, которое сообщает, кто из сотрудников находится на связи в настоящий момент времени, и предоставляет возможность общаться с ними. Система ICQ несколько напоминает телефонную сеть и построена по принципу "клиент-сервер". ICQ-клиент при запуске соединяется с сервером, и сообщает всем о его присутствии в сети, а также позволяет получить информацию о пользователях, уже находящихся в списке. Сервер ICQ выполняет такую-же функцию, как и АТС в телефонной сети. Главная конфигурация общения в ICQ - обмен короткими сообщениями практически в реальном времени. Доступны также функции: пересылка файлов, гиперссылок; разговор в реальном времени (chat), и может происходить среди нескольких пользователей; есть поддержка е-мэйл; кроме того, предоставлена возможность отложить сообщения с последующей отправкой.

Skype - такая программа, которая позволяет пообщаться в телефонном режиме бесплатно с любым человеком в Интернете. Skype-технология гарантирует качество звука, а сквозное шифрование гарантирует высокий уровень защищенности при передаче данных через Интернет. Кроме того, Skype дает возможность пересылать файлы практически любого размера. Skype автоматически шифрует все сообщения, а при получении данные мгновенно дешифруются и становятся голосом, строкой сообщения или файлом.

Телефонные конференции - на которые можно пригласить несколько абонентов, для того чтобы скоординировать свои действия, обсудить коммерческие предложения, даже если находитесь на разных континентах.

Таким образом, многообразие существующих средств, техник и технологий управления временем, не только избавляют от необходимости держать в голове основные планы и задачи, но и позволяют оставаться само организованным.

Похожие статьи




Использование информационных технологий в системе тайм-менеджмента - Информационные технологии тайм-менеджмента

Предыдущая | Следующая