Понятие документа. Виды документов - Документы в международной практике
Собственно термин "документ" происходит от латинского слова "documentum", что означает "свидетельство", "доказательство". Современная наука определяет документ как "материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве"[1]. международный дипломатический документ
Юридическую трактовку понятия "документ" дает Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", в котором термины "документированная информация" и "документ" рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону "документированная информация (документ)" есть "зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать"[2].
В этом же значении термин "документ" используется и в двух основных Государственных Стандартах, регулирующих создание, оформление и использование документов - ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года № 273 и ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28. Оба ГОСТа введены в действие с 1 января 1999 года. ГОСТ Р 6.30-97 действует в редакции Постановления Госстандарта России от 20 января 2000 года № 9-ст.
В целом весь спектр такой документации охватывает три больших группы документов:
- 1 Документы, не относящиеся к категории международных (документы внутрироссийского оборота); 2 Международные документы; 3 Дипломатические документы.
Документы, не относящиеся к категории международных, представляют собой документы, исполняемые в различных ведомствах и не предназначенные для направления за рубеж. Как правило, сюда включаются документы, регулирующие порядок функционирования ведомств и документы, создаваемые в результате их деятельности.
В наиболее общем виде такие документы можно подразделить на следующие категории:
Организационные документы, определяющие порядок организации какого-либо вида деятельности, структуру и штатную численность учреждений и ведомств, их место в общей структуре органов государственной власти и управления либо в системе негосударственных организаций данной отрасли, инструкции и функциональные обязанности должностных лиц т. д.;
Їраспорядительные документы, включающие в себя приказы, указания, решения и распоряжения по каким-либо вопросам деятельности ведомства;
Їинформационно-справочные документы, создаваемые в ходе деятельности ведомства и при обмене информацией с другими министерствами и ведомствами. Это документы, содержащие фактические данные о конкретных лицах, организациях, событиях, действиях, отношениях, планах и замыслах. Сюда относят письма, телеграммы, запросы, тематические обзоры, требования, телефонограммы, справки, докладные записки и т. д.;
Їуправленческие документы, регулирующие процесс деятельности и обеспечивающие системный, плановый характер работы министерств, ведомств и их подразделений - планы работ, графики выполнения заданий, отчеты по планам и заданиям и т. п.
Їкадровые документы (документы по личному составу), отражающие расстановку кадров на конкретных участках деятельности, перемещение кадров, поощрения и взыскания, накладываемые на отдельных должностных лиц, исполнение сотрудниками своих должностных обязанностей b регламента работы и т. д.;
Їфинансовые документы, отражающие результаты хозяйственно-финансовой деятельности учреждений и ведомств, фиксирующие размеры и направление движения финансовых потоков, а также распределение денежных средств.
Международные документы включают в себя весь комплекс документации, исполняемый любым субъектом международной деятельности (кроме МИД и высших органов государственной власти и управления) и используемая на внешнеполитической арене, за исключением документов, относимых к категории дипломатических. Таким образом, любая организация, действующая на внешнеполитической арене и включенная в международный информационный обмен, создает и использует данную категорию документов.
Документы этой группы могут исполняться на русском, иностранном, на двух языках, либо на третьем языке, который считается международным в данной отрасли (как правило, на английском или французском). В отдельных случаях международные документы могут исполняться сразу на нескольких языках, например, документы многих международных неправительственных организаций часто исполняются сразу на всех официальных рабочих языках ООН - английском, французском, испанском, арабском, русском и китайском. В нашей стране международные документы исполняются с соблюдением отечественных стандартов ГОСТ Р 6.30-97 и ГОСТ Р 51141-98, а также требований ИСО[3].
Дипломатические документы это документы, образующиеся в результате деятельности министерства иностранных дел и высших органов государственной власти и управления на международной арене. Эта группа включает в себя следующие подгруппы документов:
- 1 Внутриведомственные дипломатические документы; 2 Дипломатическая переписка; 3 Международные правовые акты.
К внутриведомственным дипломатическим документам относятся документы, с помощью которых происходит обмен информацией между министерством иностранных дел (центром) и дипломатическими представительствами в зарубежных странах или при международных организациях, либо между двумя и более представительствами одной страны, расположенными в одном или разных государствах (например, переписка между Посольствами России в Латвии (Рига) и Литве (Вильнюс).
При подготовке и исполнении этих документов, как правило, руководствуются теми стандартами и нормами, которые приняты в данной стране, то есть, применительно к деятельности внешнеполитического ведомства Российской Федерации, это ГОСТ Р 6.30-97 и ГОСТ Р 51141-98.
Дипломатическая переписка представляет собой комплекс документов, "посредством которых осуществляются письменные официальные сношения между государствами и которые выражают позицию государства по тому или иному вопросу международной жизни"[4]. Дипломатическая переписка является одной из основных форм дипломатической деятельности государства по осуществлению целей и задач его внешней политики.
В отношении языка, на котором ведется дипломатическая переписка, следует отметить следующее. Формально министерство иностранных дел РФ с дипломатическими представительствами иностранных государств и дипломатические представительства России за рубежом с МИД страны пребывания могут вести переписку на языке своей страны. Однако это иногда может вызвать у получивших документ трудности с переводом и задержку в рассмотрении поставленных в документе вопросов. Поэтому на практике этот вопрос решается следующим образом:
- 1) по договоренности с ведомством иностранных дел или с посольством переписка ведется на каком-либо третьем языке; 2) переписка ведется на языке своей страны с приложением к каждому документу его неофициального перевода[5].
Международные правовые акты это документы, закрепляющие регулируемые международным правом двусторонние или многосторонние отношения государств по тем или иным вопросам, в соответствии с которыми стороны приобретают определенные права и берут на себя определенные обязательства. Формы документов международных правовых актов каждого вида определяются нормами международного права, либо общепринятыми в международной практике обычаями, либо по обоюдному согласию договаривающихся сторон. Обычно такие документы составляются на нескольких языках (по числу договаривающихся сторон) и отдельные экземпляры документов на разных языках являются аутентичными.
С целью выработки общих принципов составления, оформления и исполнения документов, определения форм и методов работы с ними, производится классификация документов по определенным основаниям.
Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Документы классифицируются по следующим основаниям:
1. По источнику информации:
Їпервичные документы, отражающие данные, полученные на основе непосредственного восприятия фактов окружающей действительности сотрудниками внешнеполитического ведомства.
Ївторичные документы - это документы, содержащие результаты обработки информации, содержащейся в первичных документах.
Їдокументы смешанного типа, имеющие признаки и первичных и вторичных документов. Как правило, это документы обобщающего характера, при составлении которых используются как информация, полученная в ходе непосредственного восприятия фактов сотрудником внешнеполитического ведомства, так и результаты обработки информации, содержащейся в первичных документах.
2. По статусу документа:
ЇОфициальные документы - это "документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке"[6].
ЇПолуофициальными документами являются документы, направляемые, как правило, от имени должностного лица знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), или по вопросам, постановка которых в официальном порядке по тем или иным причинам нежелательна. Полуофициальные документы не выражают официальную позицию государства или иного субъекта международных отношений, не обладают юридической силой в межгосударственных отношениях, однако играют важную роль при установлении и поддержании контактов на международной арене. Примером документов такого рода может служить частная дипломатическая переписка полуофициального характера.
ЇНеофициальные документы - это документы, исполняемые в процессе повседневной деятельности и служащие для удовлетворения информационных потребностей внешнеполитического ведомства, либо получаемые и отправляемые субъектом международной деятельности по неофициальным каналам. Такие документы не имеют юридической силы в межгосударственных отношениях, однако, их значение чрезвычайно велико в силу того, что, как правило, именно в неофициальных документах содержится наиболее важная информация, используемая для выработки и принятия управленческих решений. К числу подобных документов относят, в частности, информационные материалы центра, направляемые в дипломатические представительства за рубежом, справки о состоянии обстановки в стране пребывания, направляемые дипломатическим представительством за рубежом в центр, документы, составляемые по результатам приватных бесед с официальными лицами различных ведомств страны пребывания и т. д.
3. По способу представления и фиксации информации:
Їписьменные документы, в которых информация представляется в форме символьного текста. Письменные документы могут быть рукописными, печатными и электронными.
Їиконографические документы, представляющие информацию в виде визуальных образов. Статические (рисунки, графики, схемы, картины, фотоснимки) и динамические (кино - и видеодокументы).
Їфонетические документы, фиксирующие аудиоинформацию. К числу таких документов относятся магнитофонные записи, грампластинки, аудиозаписи на лазерных компакт-дисках, аудиозаписи на специальных носителях.
4. По направлению движения относительно субъекта деятельности:
ЇВходящие документы - это документы, поступающие адресату от исполнителей.
ЇИсходящие документы представляющие собой документы, направляемые адресату исполнителями.
ЇВнутренние документы - это "документы, не выходящие за пределы подготовившей его организации"[7], циркулирующие внутри ведомств, их структурных подразделений и не предназначенные для направления в какой-либо адрес.
5. По стадиям создания документа:
Їподлинник;
Їкопии.
Подлинник (официального) документа - первый или единственный экземпляр официального документа[8]. Созданию подлинника в ряде случаев предшествует стадиячерновика, т. е. рабочего варианта документа в предварительной редакции.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы[9]. В делопроизводстве различают такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги, заверяется и при отправлении подлинника остается у отправителя. Выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке[10]. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу[11]. Дубликат, как правило, изготавливается в связи с утратой подлинника или его непригодностью для использования. Копия документа воспроизводится рукописным, машинным способом или средствами оперативной полиграфии.
6. По степени ограничения доступа к документу:
ЇОткрытые документы - представляющие собой документы, содержащие информацию, доступную любым пользователям.
ЇДокументы ограниченного доступа - это документы, содержащие конфиденциальную информацию[12]. С документами ограниченного доступа устанавливается особый режим работы в соответствии с ведомственными инструкциями. Пересылка подобных документов осуществляется по каналам фельдъегерско-почтовой или дипкурьерской связи.
Похожие статьи
-
1.1 Виды служебных документов их классификация и функции Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это...
-
Тема работы - Документирование управленческой деятельности Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое заключается в...
-
Виды документов, функции, классификация - Исходные понятия делопроизводства
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других...
-
Общие нормы и правила оформления документов Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее...
-
1. Положение о кадровой службе предприятия. 2. Положение о подразделении кадровой службы. 3. Инструкция по организации кадровой работы. 4. Положение об...
-
Положение о предприятии (организации, учреждении) - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Когда организация заняла уже определенное положение на рынке, то уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями управления, а...
-
Реквизит -- специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление Различают постоянные и...
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
Оформление в документах знаков препинания и символов - Исходные понятия делопроизводства
Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за...
-
Использование документов архива - Исходные понятия делопроизводства
Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости...
-
Систематизация и хранение документов в организации - Исходные понятия делопроизводства
Номенклатура дел: определение и функциональное назначение Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и...
-
Жизненный цикл документа - Жизненный цикл документа
Жизненный Цикл Документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. Любой документ вне...
-
Сокращения слов, допускаемые в документах - Исходные понятия делопроизводства
В содержании управленческих документов применяются сокращения двух типов: лексические (так называемые аббревиатуры, функционирующие как самостоятельные...
-
Нумерация страниц в документах, Способы оформления дат - Исходные понятия делопроизводства
В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой,...
-
Благоприятное сотрудничестве в коллективе - основной стимул трудовой деятельности данного коллектива. Коллектив очень сильно сплочен. Изучение документов...
-
Анализ документов Документ - (лат. documentutm - доказательство, свидетельство) - специально созданный человеком предмет, предназначенный для передачи...
-
Понятие и структура финансовой отчетности предприятия - Инструменты финансового менеджмента
Под финансовой отчетностью в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности понимается совокупность форм отчетности предприятия,...
-
Понятие управления. Процесс управления - Информация и информационные процессы в управлении
Во всех сферах жизни управление играет огромную роль. Любая организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Под управлением понимается...
-
Оформление в документах написания чисел - Исходные понятия делопроизводства
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания. При написании...
-
Адресование документа - указание получателя документа путем проставления реквизита "Адресат" в правом верхнем углу листа. Архивное Дело - отрасль...
-
Характеристика - Исходные понятия делопроизводства
Характеристика -- это официальный документ, который выдает администрация учреждения (организации, предприятия) своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В...
-
Учет количества и качества документов организации - Делопроизводство и режим секретности
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным...
-
Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции...
-
Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...
-
Понятие и сущность информации Под информацией понимается совокупность различных сообщений о событиях, происходящих в какой-либо системе и в окружающей ее...
-
Банковские риски, Понятие рисков в банковской сфере - Банковские риски в системе предпринимательства
Понятие рисков в банковской сфере На сегодняшний день экономическая теория еще не смогла разработать общепринятую классификацию рисков. Это происходит...
-
Бамза дамнных -- представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных...
-
Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке...
-
В настоящее время менеджерам необходимо учитывать действие факторов, находящихся вне организаций, поскольку любая организация как открытая система...
-
Основные проблемы туристского рынка в Республике Беларусь Не сформирована целостная система государственного управления и регулирования сферой туризма и...
-
Особенностью современного экономического развития является изменчивый характер, проявляющийся в интенсификации развития торговых, культурных,...
-
Классификация документов в пределах архива предприятия - Архив предприятия
Определение хронологических границ фонда. Группировка дел и схемы систематизации архивного фонда. Классификация документов в пределах архива предприятия...
-
Понятия и виды кадрового интервью Интервью - это способ приобретения первичной социологической информации путем прямой целенаправленной беседы...
-
Трудовой договор - Исходные понятия делопроизводства
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по...
-
Документооборот - Жизненный цикл документа
Документооборот (электронный Документооборот ) - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их...
-
Ключевую роль в решении стратегических задач организации играет стратегическое планирование, под которым понимается процесс разработки и поддержания...
-
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое,...
Понятие документа. Виды документов - Документы в международной практике