Учет количества и качества документов организации - Делопроизводство и режим секретности
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
Характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
Маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
Периодичность (стадии документооборота);
Направленность движения.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящиепотоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.
Входящий документопоток любой организации складывается из:
Документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
Документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
Обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.
Исходящийдокументопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
Внутреннийдокументопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.
Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т. е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.
Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.
Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.
Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.
Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т. е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.
Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным - многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов - однократность.
Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.
Кроме того, учет документооборота позволяет:
Определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
Определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц; документооборот пропускной подразделение режимный
Разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
Установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
Рассчитать численность службы делопроизводства.
Зафиксированные результаты подсчета документооборота могут быть использованы для проведения как количественного, так и качественного анализа документов структурных подразделений организации в целом.
При подсчете общего количества документов возможно применение усредненных показателей в пересчете на единый, наиболее употребимый в организации формат бумаги, например, формат А4, а также, исходя из конкретной практики, на единый листаж документов, например, в 3-5 листов.
Итоговые данные подсчета документооборота могут представляться в графической форме. В графической форме для большей наглядности целесообразно показывать динамику изменения количества создаваемых (получаемых) организацией документов в течение, например, года или сопоставление этих данных за несколько лет.
Для определения загруженности структурных подразделений работой с документами целесообразно составление итоговых таблиц, в которых итоговые данные сгруппированы по признакам, выделенным в соответствии с конкретными целями проведения анализа, например, по системам документов, используемым в работе; оп адресам рассылки (в подведомственные и вышестоящие органы управления); по корреспондентам и т. д.
Похожие статьи
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация...
-
Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...
-
Контрольно-пропускной режим - это комплекс организационно-правовых ограничений и правил, устанавливающих порядок пропуска через контрольно-пропускные...
-
Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство К принципам рациональной организации документооборота относятся: Централизация...
-
Сокращение объема документооборота - Делопроизводство и режим секретности
Существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов - создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение...
-
Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных...
-
Заключение - Делопроизводство и режим секретности
Обобщая сказанное, можно прийти к следующему выводу. Систему делопроизводства в организации можно определить как целостное единство взаимосвязанных и...
-
Документооборот, Понятие документооборота и его основные этапы - Исходные понятия делопроизводства
Понятие документооборота и его основные этапы Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа...
-
Эффективность является мерой, как экономичности, так и результативности использования ресурсов - труда, капитала, земли, материалов, энергии, времени,...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
Систематизация и хранение документов в организации - Исходные понятия делопроизводства
Номенклатура дел: определение и функциональное назначение Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и...
-
1. Положение о кадровой службе предприятия. 2. Положение о подразделении кадровой службы. 3. Инструкция по организации кадровой работы. 4. Положение об...
-
Суть методики составляют социометрические тесты, выполняющие роль инструмента, с помощью которого вырабатывается суждение по поводу оцениваемой...
-
Индивидуальные особенности человека и их роль в современном менеджменте Человек составляет основу организации, ее сущность и ее основное богатство....
-
Организация внутреннего аудита системы качества Аудит качества - систематическая независимая проверка, позволяющая определить соответствие...
-
Анализ нормативно-методического обеспечения систем управления качеством ОАО "ОЗАА" является одним из ведущих организаций промышленности с высоким...
-
Человеческий ресурс, с одной стороны, один из самых сложных для управления, с другой стороны, правильное его использование позволяет значительно...
-
Виды документов, функции, классификация - Исходные понятия делопроизводства
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
Введение - Особенности учета индивидуальных качеств работника в процессе управления организацией
Успешная деятельность любого предприятия зависит не только от квалификации персонала, но и от умелого использования кадров, эффективности управления ими....
-
Индивидуальные особенности человека и их роль при подборе кадров Следует отметить, что какой бы идеальной структурой не владела организация, при...
-
Работники любой организации работают эффективно только в том случае, если они знают за что работают, какие их потребности будут удовлетворены....
-
СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ - Анализ внешней и внутренней среды организации
Внутренняя среда организации - это ситуационные факторы внутри организации. Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду...
-
Темперамент как составляющая индивидуальных особенностей человека и его учет при управлении персоналом. Среди индивидуально-психологических особенностей,...
-
Жизненный цикл документа - Жизненный цикл документа
Жизненный Цикл Документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. Любой документ вне...
-
Важное место в рамках современной системы управления качеством отводится вопросам сертификации. Под ней понимается процедура установления и официального...
-
Введение - Делопроизводство и режим секретности
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки....
-
Понятие и виды организаций Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание...
-
Корпоративный лидерский персонал мотивация Таким образом, в современном менеджменте вопросам учета индивидуальных особенностей при работе с персоналом...
-
Управление организация коммуникация информация "Любая организация находится и функционирует в среде. В менеджменте под средой организации понимается...
-
Механик цеха имеет право: 2.1. Давать подчиненным ему сотрудникам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности. 2.2....
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
Печати и штампы Печать - это устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу [154]. Федеральные органы власти применяют печати с...
-
Организация АНО "Исследователь" разработала свою систему менеджмента качества и внедрила стандарт ГОСТ ИСО 9001 в 2008 году. Система менеджмента качества...
-
Основные понятия и принципы, этапы развития менеджмента качества В условиях современной рыночной экономики большое значение приобрела проблема повышения...
-
Оценка качества работы лидера в организации - Власть и управление в деятельности организации
Оперативное управление деятельностью ООО "Нептун" осуществляет генеральный директор. Особое значение в формировании имиджа организации имеет имидж...
-
Особенности дивизионной структуры управления - Дивизионная структура организаций
Дивизионная структура управления (от франц. division - деление, разделение) - это структура управления фирмой, компанией, в которой четко разделены...
-
Общее описание текстовых документов, используемых в управлении персоналом - Информативность текста
Документальное обеспечение управления - это важный процесс информационного обеспечения управленческих решений в государственных и негосударственных...
-
Автоматизированные информационные системы в управлении организацией
Дальневосточный государственный медицинский университет Автоматизированные информационные системы в управлении организацией О. П. Гнатюк Г. Хабаровск Для...
-
Заключение - SWOT-анализ, и его роль в выработке стратегии организации
В заключение можно сделать следующие выводы по поделанной работе. Важнейшим этапом при выработке эффективной стратегии фирмы, является стратегический...
Учет количества и качества документов организации - Делопроизводство и режим секретности