Направление деятельности отдела снабжения ОАО&;nbsp;"Ликмет" - Исследование системы управления отдела снабжения

Отдел снабжения является структурным подразделением ОАО "Ликмет" и подчиняется непосредственно заместителю коммерческого директора ОАО "Ликмет" по закупкам.

Основные функциональные обязанности отдела ведутся по двум направлениям. Во-первых, это договорная работа, а во-вторых, работа с дочерними предприятиями.

Договорная работа, в свою очередь также, разделяется на два направления. Это проведение договорной кампании для ОАО "Ликмет" и обеспечение ОАО "Ликмет" через ЗАО "Митекс"

Проведение договорной кампании.

Договорная кампания подразумевает заключение договоров для ОАО "Ликмет", которая проводится с сентября по ноябрь. Также в течение года существуют внеплановые договоры. Договорная работа четко регламентирована и осуществляется согласно приказам ГД "Об утверждении Положения о договорной работе" №89 от 25.03.04. и "О заключении договоров службой коммерческого директора" №160 от 31.05.04. При заключении договоров с поставщиками согласовываются условия и форма оплаты, условия изменения цен на ТМЦ, вопросы качества продукции, способы доставки и меры ответственности за невыполнение условий, т. е. условия договора. Цены, номенклатуру и количество согласовывают управления снабжения. Спецификации и протоколы согласования цен готовят управления снабжения.

Обеспечение ОАО "Ликмет" через "Митекс"

    1) Осуществляется поиск альтернативных поставщиков, целью которого является возможность закупок ТМЦ по ценам ниже, чем действующие цены ОАО "Ликмет"; 2) Параллельно может вестись работа с существующими поставщиками по снижению действующих цен на ТМЦ; 3) При положительном заключении УКЭР (УГМет) о проведении испытаний опытных экземпляров новых поставщиков и наличии экономического эффекта отдела снабжения выходит с предложением об обеспечении ОАО "Ликмет" по данной продукции через ЗАО "Митекс" на тендерную комиссию. 4) При положительном решении тендерной комиссии:
      - заключается договор на поставку ТМЦ между новым поставщиком и ЗАО "Митекс"; - оформляется протокол согласования цены закупки между ЗАО "Митекс" и поставщиком; - выпускается Указание коммерческого директора о передаче обеспечения ОАО "Ликмет" по данной продукции на ЗАО "Митекс". - заключается доп. соглашение к договору поставки между ОАО "Ликмет" и ЗАО "Митекс" на поставку ТМЦ; - происходит оформление протокола согласования цен на продажу ТМЦ на ОАО "Ликмет" с экономическим Управлением ОАО "Ликмет";
    5) На основании Указания коммерческого директора управления снабжения ОАО "Ликмет" направляют заявки на обеспечение продукцией. 6) В процессе обеспечения ОАО "Ликмет" продукцией выполняются следующие функции:
      - своевременная поставка материалов на конвейер ОАО "Ликмет"; - происходит распределение объемов закупок между поставщиками; - согласование цен закупки с поставщиками; - производится оплата поставщикам; - осуществляется непрерывный управленческий учет; - производится контроль состояния дебиторской / кредиторской задолженности; - осуществляется оперативный документооборот.

Взаимосвязь отдела снабжения со структурными подразделениями ОАО "Ликмет"

Отдел снабжения

Наименование

ПРЕДОСТАВЛЯЕТ

ПОЛУЧАЕТ

УМТС, УСК

Копии оформленных договоров, условия поставки

Альтернативных поставщиков.

По "Митекс":

    - указание коммерческого директора по обеспечению ТМЦ через "Митекс"; - информацию о готовности поставщика к отгрузке ТМЦ; - информацию о размещении заявленных объемов заказов; - накладную, счет, счет-фактуру "Митекс".

Спецификации к договорам, заявки на заключение договоров, перечень поставщиков, утвержденный тендерной комиссией, цены на продукцию.

По "Митекс":

- заявка на обеспечение ТМЦ (график поставки);

Выделение автотранспорта и доставку ТМЦ;

Товарно-транспортные накладные с отметкой склада;

Акт о несоответствии продукции по качеству и количеству формы ТОРГ-2;

Документы на оплату.

МАК

По "Митекс":

Бизнес - план;

График платежей на неделю;

Задание на платеж;

Первичные документы от поставщика: товарно-транспортные накладные с отметкой склада, счет-фактуру, накладную;

Оригиналы договоров;

Протоколы согласования цен;

Протоколы разногласий на согласование;

Договора на согласование.

По "Митекс":

Накладные, счет, счет-фактура на Митекс (Покупателя);

Оплату по поставщикам;

Согласованные договора, протоколы разногласий;

Счета на оплату покупателям;

Акты сверок с контрагентами.

ДП

Контроль заявок ДП, согласование цен, обеспечение экономической эффективности.

Заявки, отчет о произведенных закупках.

УФ

Служебные записки на оплату от управлений снабжения, письма на оформление векселя.

Информацию о передаче векселя с ОАО "ПЗЦМ" в МАК.

ЭУ

Запрос по действующим ценам ОАО "ПЗЦМ"

По "Митекс":

Информация по ценам закупки.

Справки по действующим ценам ОАО "ПЗЦМ"

По "Митекс":

Согласование цен.

УСХ

Информацию о поступлении продукции на склады и об отгрузке продукции сторонним покупателям.

Организация приемки и отгрузки продукции.

АТК

По "Митекс":

Заявка на автотранспорт, оплата услуг.

По "Митекс":

Транспортные услуги.

УКК

По "Митекс":

Перечень договоров, копии оформленных договоров.

По "Митекс":

Информация о забракованной продукции

Юридическая фирма

"АТЕНОН"

Проект договора, протокол разногласий, вопросы из правовой области.

Юридически обработанные и согласованные договора, протоколы разногласий, ответы на вопросы из правовой области.

УКЭР

Информацию о материале (комплектующие и материалы):

    - ГОСТ, ТУ, производитель и т. д.; - опытные экземпляры для испытаний; - запрос о предоставлении информации по материалу, который мы хотим поставлять на ОАО "Ликмет": чертежи, ТУ и т. д.

Проведение испытаний и заключение, чертежи и другую информацию о материале.

УГМет

Информацию о материале (металл):

ГОСТ, ТУ, производитель и т. д.;

    - опытные экземпляры для испытаний; - запрос о предоставлении информации по металлу, который мы хотим поставлять на ОАО "Ликмет": чертежи, ТУ и т. д.

Проведение испытаний и заключение, чертежи и другую информацию о материале, результаты входного контроля.

Рассмотрев общее устройство отдела снабжения и предприятия ОАО "Ликмет" в целом, следует приступить к исследованию процесса заключения договоров. Наглядно продемонстрировать это можно с помощью диаграммы Исикавы. На рис. 3 изображено дерево целей, применительно ко всему отделу закупок товарно-материальных ценностей. На рис. 5 представлена диаграмма Исикавы применительно к процессу заключения договора. Она отображает цели необходимые для процесса заключения договора и проблемы, затрудняющие этот процесс.

В прямоугольниках на диаграмме изображены подцели, являющимися "шагами" в направлении, указанном стрелкой, к главной цели процесса заключения договора, которая отображается справа диаграммы. На ветвях подцелей указаны задачи для их выполнения. Справа от задач указываются соответствующие им проблемы, и дается процентная оценка их возникновения.

Следующим шагом в исследование процесса заключения договора, является посторенние диаграммы Ганта (рис. 6), которая строится на основании диаграммы Исикавы. Количество задач Исикавы должно быть равно количеству функций в диаграмме Ганта и соответствовать им по смыслу. Диаграмма Ганта демонстрирует исполнителей (операторов), которые отвечают за исполнение задач в процессе заключения договора.

Из диаграммы можно увидеть, что наиболее загруженным по количеству функций являются: ведущий инженер и юристы. Но диаграмма Ганта не учитывает временную загруженность, которая во многом и определяет количество обязанностей.

Необходима и детальная проработка действий всех участников процесса заключения договора, где указываются: кто приказывает, кто исполняет приказы и распоряжения, используемые материалы, необходимые для работы и соответственно результаты работы. Эти связи продемонстрированы с помощью модели внешних взаимодействий SADT (рис. 7) Представленная модель схематично и достаточно подробно раскрывает систему управления кадровой службы предприятия. На ее основе составляется обобщенная модель SADT А0, (рис. 8) включающая все ресурсы, команды и результаты а также исполнителей функций задействованные в процессе заключения договора.

Проанализировав все взаимодействия, выполняемые функции и проблемы, возникающие при заключении договора, необходимо оценить значимость каждой проблемы. Используем для этого метод по парного сравнения, который заключается в следующем: каждая проблема сравнивается со всеми остальными. Если проблемы равны по значению то на пересечении этих проблем ставится один балл, если проблемы не равны по значению, то более серьезной проблеме присваивается два балла, а менее значимой ноль баллов.

Подсчитав сумму баллов по каждой проблеме в строках, умножаем на процент возникновения данной проблемы. Полученные данные располагаем в порядке убывания и считаем комулятиву.

На основании полученных данных строится диаграмма Парето, на которой отмечаем 80% проблем, которые целесообразно решать.

Проблема

Произв.% и баллов

Комулятива

1

1

15,4

15,40

2

8

15,2

30,60

3

11

14,4

45,00

4

7

12,5

57,48

5

10

11,3

68,73

6

15

8,4

77,13

7

6

7,2

84,33

8

18

5,13

89,46

9

2

3,6

93,06

10

9

2,8

95,86

11

5

2,7

98,56

12

3

1,86

100,42

13

4

1,86

102,28

14

15

1,62

103,90

15

13

1,44

105,34

16

17

1,35

106,69

17

12

1,05

107,74

18

16

0,28

108,02

Номер проблемы

Расшифровка подцели

Расшифровка проблемы

Значимость проблемы, %

1

1

Договор согласован поставщиком

Потеряны оригиналы документов при передачи поставщику

70

2

8

Договор согласован юристами

Согласование превышает нормативный срок (более 2-х дней)

95

3

11

Договор согласован финансистами

Потеря договора финансистами при согласовании

48

4

7

Договор согласован юристами

Потеря договора юристами при согласовании

48

5

10

Договор согласован финансистами

Согласование превышает нормативный срок (более 2-х дней)

75

6

14

Уставные документы получены от поставщика

Утеряны заверенные документы при передачи

30

7

6

Договор согласован юристами

Не верно указаны реквизиты

45

8

18

Оригинал Договора получен от поставщика

Потеря оригинала при передачи

19

9

2

Договор подписан поставщиком

Не утраивают условия договора

60

10

9

Договор согласован нач. отдела снабжения

Замечания в оформлении

20

11

5

Составлен проект договора

Недостаток информации о поставщике

30

12

3

Договор подписан поставщиком

Не указана годовая потребность

31

13

4

Договор подписан поставщиком

Нет спецификации

31

14

15

Разрешение службы безопасности на заключения договора получено

Несоответствие предоставленной информации о поставщике

6

15

13

Уставные документы получены

Отказ поставщика от предоставления уставных документов

9

16

17

Разрешение е юристов на заключение договора получено

У поставщика были суды с ОАО "ПЗЦМ"

5

17

12

Присвоен номер договора

Юриста нет на рабочем месте

21

18

16

Разрешение службы безопасности на заключения договора получено

Учредители фирмы-поставщика внесены в "черный список"

1

Вывод: По проведенному методу по парного сравнения и построения диаграммы Парето стало видно, что целесообразно решать следующие проблемы:

    1. Потеряны оригиналы документов при передачи поставщику 2. Согласование с юристами превышает нормативный срок (более 2-х дней) 3. Потеря договора финансистами при согласовании 4. Потеря договора юристами при согласовании 5. Согласование с юристами превышает нормативный срок (более 2-х дней) 6. Утеряны заверенные документы при передаче 7. Неверно указаны реквизиты

Похожие статьи




Направление деятельности отдела снабжения ОАО&;nbsp;"Ликмет" - Исследование системы управления отдела снабжения

Предыдущая | Следующая