Разработка предложений по совершенствованию процесса заключения договоров в отделе товарно-материальных ценностей ОАО&;nbsp;"Ликмет" - Исследование системы управления отдела снабжения

Проблема №1.

Потеря оригиналов документов при передачи поставщику

Как есть

Альтернатива №1

Альтернатива №2

Ведущий инженер отправляет по факсу копию договора

Ведущий инженер отправляет последний подписанный лист с печатью по факсу, оставшуюся часть по электронной почте.

Ведущий инженер отправляет отсканированный последний лист договора по электронной почте с основной частью.

Копия договора храниться у ведущего инженера в распечатанном виде, оригинал у юристов.

Копия договора храниться у ведущего инженера в электронном виде, оригинал у юристов.

Второй оригинал договора храниться в распечатанном виде у ведущего инженера, в электронном варианте копия договора.

Оригинал договора передается Почтой Росси с уведомлением

Оригинал передается экспресс - почтой

Оригинал передается ведущим инженером в управление снабжения, где в последующем передается с машиной от поставщика, после отгрузки

Решение проблем:

Решение 1.

    1. Ведущий инженер отправляет последний подписанный лист с печатью по факсу, оставшуюся часть по электронной почте. 2. Второй оригинал договора храниться в распечатанном виде у ведущего инженера, в электронном варианте копия договора. 3. Оригинал передается экспресс - почтой.

Решение 2.

    1. Ведущий инженер отправляет отсканированный последний лист договора по электронной почте с основной частью. 2. Копия договора храниться у ведущего инженера в электронном виде, оригинал у юристов. 3. Оригинал передается ведущим инженером в управление снабжения, где в последующем передается с машиной от поставщика, после отгрузки.

Решение 3.

    1. Ведущий инженер отправляет последний подписанный лист с печатью по факсу, оставшуюся часть по электронной почте. 2. Второй оригинал договора храниться в распечатанном виде у ведущего инженера, в электронном варианте копия договора. 3. Оригинал передается ведущим инженером в управление снабжения, где в последующем передается с машиной от поставщика, после отгрузки

Решение 4.

    1. Ведущий инженер отправляет отсканированный последний лист договора по электронной почте с основной частью. 2. Второй оригинал договора храниться в распечатанном виде у ведущего инженера, в электронном варианте копия договора. 3. Оригинал передается экспресс - почтой.

Вывод: Оптимальным решением проблемы №1 является решение 2.

Проблема №2.

Согласование договора с юристами превышает нормативный срок (более 2-х дней).

Как есть

Альтернатива №1

Альтернатива №2

Договор передается ведущим инженером лично юристу.

Договор передается по реестру (обязательно указана дата передачи договора.)

Договор передается по электронной почте (юрист распечатывает самостоятельно, вносит коррективы), при отправлении договора фиксируется дата отправки договора.

Ведущий инженер контролирует готовность договора по истечению регламентированного времени.

Введение штрафных санкций для юристов, если срок подготовки документа превышает нормативный.

Юрист пишет объяснительную записку начальнику отдела снабжения если срок рассмотрения договора превышает нормативный.

Ведущий инженер забирает договор у юриста без учета переданных данных

Юрист передает договор ведущему инженеру по реестру.

Юрист передает договор ведущему инженеру по электронной почте, визирует финансист используя систему электронных подписей.

Решение проблем:

Решение 1.

    1. Договор передается по реестру (обязательно указана дата передачи договора.) 2. Введение штрафных санкций для юристов, если срок подготовки документа превышает нормативный. 3. Юрист передает договор ведущему инженеру по реестру.

Решение 2.

    1. Договор передается по реестру (обязательно указана дата передачи договора 2. Юрист пишет объяснительную записку начальнику отдела снабжения если срок рассмотрения договора превышает нормативный. 3. Юрист передает договор ведущему инженеру по реестру.

Решение 3.

    1. Договор передается по электронной почте (юрист распечатывает самостоятельно, вносит коррективы), при отправлении договора фиксируется дата отправки договора. 2. Введение штрафных санкций для юристов, если срок подготовки документа превышает нормативный. 3. Юрист передает договор ведущему инженеру по реестру.

Решение 4.

    1. Договор передается по электронной почте (юрист распечатывает самостоятельно, вносит коррективы), при отправлении договора фиксируется дата отправки договора. 2. Юрист пишет объяснительную записку начальнику отдела снабжения если срок рассмотрения договора превышает нормативный. 3. Юрист передает договор ведущему инженеру по реестру.

Вывод: Оптимальным решением проблемы №2 является решение 3.

Проблема №3.

Потеря договора финансистами при согласовании

Как есть

Альтернатива №1

Альтернатива №2

Ведущий инженер передает договор финансистам лично, без учета переданных документов.

Ведущий инженер передает договор финансистам по реестру.

Ведущий инженер передает договор финансисту по электронной почте, визирует финансист используя систему электронных подписей.

Ведущий инженер осуществляет проверку выполненной работы финансистов через день (телефонный звонок или самостоятельно идет за договором)

Ведущий инженер проверяет готовность завизированного договора, через два дня согласно регламенту.

Финансисты сообщают ведущему инженеру о том, что договор завизирован.

Ведущий инженер забирает завизированный договор без учета переданных данных.

Финансист передает договор ведущему инженеру по реестру.

Финансист передает договор ведущему инженеру по электронной почте, визирует финансист используя систему электронных подписей.

Решение 1.

    1. Ведущий инженер передает договор финансистам по реестру. 2. Ведущий инженер проверяет готовность завизированного договора, через два дня согласно регламенту. 3. Финансист передает договор ведущему инженеру по реестру.

Решение 2.

    1. Ведущий инженер передает договор финансисту по электронной почте, визирует финансист используя систему электронных подписей. 2. Финансисты сообщают ведущему инженеру о том, что договор завизирован 3. Финансист передает договор ведущему инженеру по электронной почте, визирует финансист используя систему электронных подписей.

Решение 3.

    1. Ведущий инженер передает договор финансистам по реестру. 2. Финансисты сообщают ведущему инженеру о том, что договор завизирован 3. Финансист передает договор ведущему инженеру по реестру.

Решение 4.

    1. Ведущий инженер передает договор финансисту по электронной почте, визирует финансист используя систему электронных подписей. 2. Ведущий инженер проверяет готовность завизированного договора, через два дня согласно регламенту. 3. Финансист передает договор ведущему инженеру по электронной почте, визирует финансист используя систему электронных подписей.

Вывод: Оптимальным решением проблемы №2 является решение 1.

Рассмотрев и выбрав альтернативные решения для более значимых проблем можно составить сводную таблицу решения проблем.

Проблема №1.

Потеря оригиналов документов при передачи поставщику

Проблема №2.

Согласование договора с юристами превышает нормативный срок (более

2-х дней).

Проблема №3.

Потеря договора финансистами при согласовании

Ведущий инженер отправляет отсканированный последний лист договора по электронной почте с основной частью.

Копия договора храниться у ведущего инженера в электронном виде, оригинал у юристов.

Оригинал передается ведущим инженером в управление снабжения, где в последующем передается с машиной от поставщика, после отгрузки.

Договор передается по реестру (обязательно указана дата передачи договора

Юрист пишет объяснительную записку начальнику отдела снабжения если срок рассмотрения договора превышает нормативный.

Юрист передает договор ведущему инженеру по реестру.

Ведущий инженер передает договор финансистам по реестру.

Ведущий инженер проверяет готовность завизированного договора, через два дня согласно регламенту.

Финансист передает договор ведущему инженеру по реестру.

Похожие статьи




Разработка предложений по совершенствованию процесса заключения договоров в отделе товарно-материальных ценностей ОАО&;nbsp;"Ликмет" - Исследование системы управления отдела снабжения

Предыдущая | Следующая