МЕХАНИЗМЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ЭЛЕМЕНТОВ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА, Внедрение процессного подхода в ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" - Внедрение системы менеджмента качества в некоммерческой организации

Внедрение процессного подхода в ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых"

Цель Процессного подхода - создание эффективного менеджмента системы процессов, обеспечивающего сбалансированность показателей организации.

Процесс - последовательная, логически упорядоченная смена (во времени и пространстве) следующих друг за другом моментов (стадий) функционирования или развития [11]. Сущностная характеристика категории "процесс" связана с динамическим описанием потока событий, т. е. изменением моделируемых явлений в пространстве и во времени. Рациональная структура процесса всегда определяется исходя из целей его "выхода".

Классификация процессов представлена на рисунке 16.

Из множества процессов люди чаще всего сталкиваются с бизнес-процессами.

Бизнес-процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая "входы" в "выходы", представляющие ценность для клиента (ИСО 9000:2008).

Другое интересное определение процесса связано с понятием "потока ценностей", введенным Дж. Мартином. Поток ценностей, Согласно Дж. Мартину, - это множество законченных состыкованных действий, которые в совокупности создают некоторую продукцию, имеющую потребительскую

Рисунок 16. Классификация процессов

Примечание - Разработано автором на основе источника [11].

Ценность для клиента [54]. Дж. Мартин отказался от термина "процесс", поскольку последний, по его мнению, имеет слишком много различных значений, что может приводить к недоразумениям.

Еще одно определение бизнес-процесса дает Т. Давенпорт [55].

Бизнес-процесс - это специфически упорядоченная совокупность работ, заданий во времени и в пространстве, с указанием начала и конца и точным определением "входов" и "выходов" (в виде продукции и услуг, необходимых клиенту).

"Входы" и "выходы" процесса могут взаимодействовать как с конкретным клиентом, так и с некоторым другим процессом во внешнем окружении компании, но не с другим внутренним процессом.

"Вход" бизнес-процесса - ресурс, необходимый для выполнения бизнес-процесса.

"Выход" бизнес-процесса - результат (продукт, услуга) выполнения бизнес-процесса.

Ресурсы - информация, финансы, материалы, персонал, оборудование, инфраструктура, среда, программное обеспечение, необходимые для выполнения бизнес-процесса.

Клиентом (потребителем) процесса Называется субъект (физическое или юридическое лицо, функциональное подразделение, другой процесс и т. д.), использующий результаты ("выходы") процесса. Для клиента процесса важны ценность и время предоставления результата ("выхода" процесса).

Внешние клиенты рассматриваются либо по отношению к организации в целом, либо по отношению к отдельным бизнес-процессам организации. Внешними клиентами Являются не только потребители продукции или услуг, но и акционеры, банки, налоговые органы, т. е. все те организации, которые используют результаты деятельности предприятия (информация, финансовые и материальные ресурсы, люди).

Внутренними клиентами процессов Являются функциональные подразделения - исполнители и процессы, использующие результат выполнения ("выход") процесса.

Назначение Каждого бизнес-процесса состоит в том, чтобы предложить клиенту товар или услугу, т. е. продукцию, удовлетворяющую его по стоимости, качеству и уровню сервиса.

Обычно на практике применяются следующие виды бизнес-процессов:

- основной, на базе которого осуществляется выполнение функций по текущей деятельности предприятия по производству продукции или оказанию услуг; - обслуживающий, на базе которого осуществляется обеспечение производственной и управленческой деятельности организации.[56]

К Основным Относят процессы производства, сбыта и снабжения. Кроме того, к основным процессам организации следует относить все процессы, добавляющие ценность.

Вспомогательные Процессы напрямую не добавляют ценности, но увеличивают стоимость изделия (услуги, информации). К таким процессам относят: управление персоналом, управление документацией, административно-хозяйственную деятельность и т. д.

На практике при анализе деятельности промышленного предприятия выделяют не более пяти - семи основных и четырех - шести вспомогательных бизнес-процессов. Следует отметить, что разделение процессов на основные и вспомогательные в определенной мере условно. Например, процесс доставки товара в магазин и его предпродажная подготовка могут рассматриваться организацией в качестве вспомогательных процессов, однако для клиента данные процессы будут добавлять ценность.

При применении процессного подхода структура управления предприятием включает два уровня:

- управление в рамках каждого бизнес-процесса; - управление группой бизнес-процессов на уровне всей организации.[56]

Чтобы управлять процессами, необходимо понимать, чем управлять. Сначала необходимо обеспечить описание процесса, представить его в виде определенной модели.

Модель бизнес-процесса - это упрощенное отображение реального объекта в виде графического, табличного, текстового, символьного описания бизнес-процесса либо их взаимосвязанной совокупности.

Моделирование бизнес-процессов - упрощенное отражение субъективного видения реально существующих в организации процессов с использованием графических, табличных, текстовых способов представления (ИСО 9000:2008), дающее дополнительную информацию.[35]

В ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" не используется процессная подход, однако любую деятельность можно описать с помощью модели процесса. Для дальнейшего анализа мы будем использовать виртуальный форум ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" - Www. G-global. kz. Суть проекта заключается в определении лучших идей, проектов и рекомендаций для всего мирового бизнес-сообщества. Построение имеющейся модели начинается с описания функционирования системы в виде контекстной диаграммы (рис.17).

Родительская диаграмма "Конкурс G-global" отображает всю систему в целом. К данному функциональному блоку рисуются следующие виды стрелок:

Www. g-global. kz

Рисунок 17. Контекстная диаграмма "Конкурса G-global"

Примечание - Разработано автором на основе источника [51].

Рисунок 18. Диаграмма декомпозиции "Конкурс G-global"

Примечание - Разработано автором на основе источников [57] и [24].

4. Управление рисуется входящей в верхнюю грань блока. Управление ограничивает (регламентирует) выполнение функции: Законы РК, Устав ОЮЛ АЕЭКУ, Положение о конкурсе.

После описания функциональной модели проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности (рис.18).

Весь процесс "Конкурс G-global" разбивается на 3 подпроцесса (рис.18):

1. "Организационная подготовка к конкурсу" иллюстрирует внутриорганизационные моменты конкурса; 2. "Прием работ" представляет собой основной процесс, в котором собираются конкурсные работы; 3. "Выбор лучших работ" есть процесс оценки и утверждения работ, соответствующих критериям.

Как видно из диаграммы на рисунке 18 для процесса "Организационная подготовка к конкурсу" выходом является "Положение о Конкурсе", когда как оно является управлением для процессов "Прием работ" и "Выбор лучших работ".

Разобьем на операции процесс "Конкурс G-global" и определим время выполнения операций и ответственных за операцию (таблица 8):

Таблица 8. Описание процесса "Конкурс G-global" ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых"

Подпроцесс	Наименование операции	Время выполнения	Ответственность
Организационная подготовка к конкурсу	1. Утверждение Положения о Конкурсе и составе Конкурсной Комиссии	10 дней	Председатель ОЮЛ АЕЭКУ
2. Назначение Координаторов по конкурсу	4 дня	Председатель ОЮЛ АЕЭКУ
3. Информирование о конкурсе	6 месяцев	1 координатор
Прием работ	4. Прием, классификация работ	12 месяцев	1 координатор
5. Первичная оценка работ	3 дня	Зам. Председателя ОЮЛ АЕЭКУ
Выбор лучших работ	6. Вторичная оценка работ	8 дней	Конкурсная комиссия
7. Окончательный отбор работ	1 день	Конкурсная комиссия
8. Утверждение решений Конкурсной комиссии	1 день	Председатель ОЮЛ АЕЭКУ
9. Объявление победителей	1 день	Зам. П редседателя ОЮЛ АЕЭКУ
Продолжение таблицы 8
10. Церемония вручения дипломов	1 день	Зам. Председателя ОЮЛ АЕЭКУ
Примечание - Разработано автором на основе источника [57].

Таким образом, на подготовку и реализацию процесса "Конкурс G-global" в итоге тратится 48 недель или 12 месяцев. Самые продолжительные операции - "Прием и классификация работ" и "Информирование о конкурсе".

Председатель Исполнительного органа ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" ответственен в сроки предоставить информацию о составе Конкурсной комиссии, Положении о Конкурсе; назначить координаторов по конкурсу, определить сроки проведения конкурса. Конкурсная комиссия должна быть представлена, минимум, 5 странами-учредителями ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых". Она ответственна провести окончательную оценку работ и выявить победителей. Зам. Председателя ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" отвечает за проведение конкурса, информирование конкурса, вручение победителей. В подчинение ему предоставляются 2 координатора:

§ Первый координатор ищет, переводит на 2 языка, публикует последние новости об экономике, политике и достижениях науки; составляет пресс-релизы о ходе работ по конкурсу; оповещает СМИ о предстоящих брифингах и т. д. § Второй координатор следит за бесперебойной работой сайта, цензурой и администрирует его; § Зам. Председателя организовывает встречи членов Конкурсной Комиссии; совещания ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб ученых" по ходу работ конкурса.

Однако деятельность второго координатора - системного администратора в "Описании процесса" (Таблица 8) отсутствует, что говорит о неэффективном построении, вследствие чего - работе процесса. В марте 2012 процесс "Конкурс G-global" был изменен по нашим рекомендациям.

Для эффективной работы мы предложили разделить работу процесса на три категории:

- Управленческая деятельность - информационное совещание, утверждения результатов конкурса; - Основная деятельность - поступление материалов, оценка материалов, награждение победителей; - Вспомогательная деятельность - информирование, администрирование.

Опишем новый процесс, разбив его на мелкие составляющие (таблица 9). Из таблицы 9 видно, что вспомогательная деятельность протекает наравне с основной деятельностью. Время процесса "вторичной оценки" было сокращено с 8 до 5 дней - это объясняется тем, что в первом варианте три дня могли уйти на выходные дни, что совсем неэффективно. Оптимальным было сократить процесс до рабочей недели.

В итоге, продолжительность процесса "Конкурс G-global" было сокращено на 7 дней или 1 неделю. Благодаря новому описанию процесса, деятельность второго координатора заметна.

Таблица 9. Описание нового процесса в ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых"

Подпроцесс	Операция	Время выполнения	Ответственный
Информационное совещание	1. Определение сроков конкурса, Положения о Конкурсе	4 дня	Зам. Председателя ОЮЛ АЕЭКУ
2. Утверждение Положения о Конкурсе	1 день	Председатель ОЮЛ АЕЭКУ
3. Утверждение членов Конкурсной комиссии	Председатель ОЮЛ АЕЭКУ
4. Назначение координаторов	Председатель ОЮЛ АЕЭКУ
Утверждение результатов	1. Встреча с Конкурсной комиссией	1 день	Председатель ОЮЛ АЕЭКУ
2. Оглашение Комиссией результатов	Конкурсная комиссия
3. Обсуждение	Зам. Председатель ОЮЛ АЕЭКУ
4. Подписание итоговых решений	Председатель ОЮЛ АЕЭКУ
Поступление материалов	1. Добавление материала на сайт	46 недель	1 координатор
2. Проверка администратором материала	2 координатор
3. Обсуждение участниками материала	1 координатор
Оценка работ	1. Первичная оценка работ	3 дня	Зам. Председателя АЕЭКУ
2. Вторичная оценка	5 дней	Конкурсная комиссия
Награждение победителей	1. Объявление победителей	1 день	1 координатор
2. Приглашение победителей на V АЭФ	1 координатор
3. Вручение дипломов и призов	1 день	Зам. Председателя ОЮЛ АЕЭКУ
Информирование	1. Публикация новостей на сайте	47 недель	1 координатор
2. Составление пресс-релизов	1 координатор
Администрирование сайта	1. Создание и поддержание интерфейса сайта	47 недель	2 координатор
2. Соблюдение информационной безопасности	2 координатор
3. Продвижение сайта в поисковых системах	2 координатор
Примечание - Разработано автором

Рисунок 19. Схема взаимодействия подпроцессов нового процесса "Конкурс G-global"

Примечание - Разработано автором

На рисунке 19 изображена схема нового процесса. Из данной диаграммы отчетливо видно, как "входы" одного процесса являются "выходами" другого процесса.

Далее составим матрицу ответственности. Она показывает, какую роль играет участник в той или иной части проекта. На один проект можно построить несколько матриц для разных уровней задач. В нашем случае будет одна матрица с использованием действий:

§ У - утверждает результат; § Р - рассматривает результат; § С - создает результат.

В матрице ответственности будут присутствовать следующие роли (таблица 10):

1. Председатель ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" - Каримсаков М. Р. 2. Зам. Председателя - Ачилов Н. Т. 3. Конкурсная комиссия в лице Председателя комиссии - Курбенов М. М. 4. Первый координатор - Женисбек А. 5. Второй координатор - Арыстанов Н. Т.

Таблица 10. Матрица ответственности ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых"

Подпроцесс	Роли	Итого
Пред-тель	Зам. Пред-ля	Конкурс. ком.	1 коор-тор	2 коор-тор
Информационное совещание	У	С	Р	Р	Р	5
Утверждение результатов	У	Р	С	-	-	3
Поступление материалов	-	Р	-	С	Р	3
Оценка работ	-	Р	РУ	С	-	3
Награждение	Р	У	Р	С	-	4
Информирование	-	Р	-	СУ	Р	3
Администрирование	-	Р	-	Р	СУ	3
Всего	3	7	5	7	5
Примечание - Разработано автором на основе источника [18].

По результатам таблицы 10 видно, что роль "Зам. Председателя" задействован во всех подпроцессах. Роль "1 координатор" имеет такое же количество действий, однако в подпроцессе "Информирование" данная роль выполняет 2 действия, но участвует она в 6 подпроцессах. Самое наименьшее количество действий у роли "Председатель" - 3.

В подпроцессе "Информационное совещание" участвуют все 5 ролей. В подпроцессе "Награждение" принимают участие 4 роли, в остальных подпроцессах - по 3. Благодаря правильному определению ответственных, можно определить какая роль несет ответственность за процесс, тем самым не заниматься поиском виноватых за неисполнение стадий проекта. Кроме этого, матрица ответственности позволит определить загруженность трудовых ресурсов, что влияет на их производительность, словом, поможет определить реальный уровень их заработной платы.

Внедрение процессного подхода в ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых"

Похожие статьи