Анализ системы менеджмента качества в ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" - Внедрение системы менеджмента качества в некоммерческой организации

Руководство ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" в лице Токсановой А. предложило внедрить систему менеджмента качества на общем собрании учредителей в декабре 2010 года. Общим собранием учредителей было принято решение поэтапного внедрения системы. Ответственность за внедрение было возложено на Председателя Исполнительного Органа ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" Токсанову А. По результатам первого полугодия 2011 года были приняты следующие решения:

    1. Менеджером по кадрам Сыдыковой Г. и заместителем Председателя Сариной Б. был проведен курс лекций по основам системы менеджмента качества, по результатам которых проведено тестирование работников. Как ожидалось, многие не сразу поняли, как система будет работать на практике в ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых". Однако международная практика определяет, что на первоначальном этапе нужно убедить не менее 10% работников компании для того, чтобы система заработала. По результатам первого тестирования, 30% работников или 9 человек поняли суть системы менеджмента качества. 2. Для выполнения требований ИСО серии 9000 была разработана и утверждена частичная документация: политика в области качества, цели в области качества, руководство по качеству.

Во втором полугодии 2011 года была начата систематизация документов. В связи с подготовкой юбилейного V Астанинского Экономического Форума с января 2012 года внедрение системы менеджмента качества было приостановлено. Организационные элементы СМК в ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" указаны на рисунке 15.

ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" были определены следующие принципы в области качества, которые нашли отражение в Руководстве по качеству:

    § Ориентация на потребителя; § Лидерство руководства; § Вовлечение работников; § Процессный подход; § Системный подход; § Постоянное улучшение; § Принятие решения, основанное на фактах; § Взаимовыгодное сотрудничество.[51]
организационные элементы смк в оюл аеэку

Рисунок 15. Организационные элементы СМК в ОЮЛ АЕЭКУ

Примечание - Разработано автором на основе источника [55].

Сфера действия системы менеджмента качества в ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб ученых":

    § Управление документацией; § Подготовка персонала.

Документация ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" делится:

    1. по месту происхождения (внешняя, внутренняя); 2. по виду носителей (бумажные, электронные носители); 3. по уровню (нулевой, первый, второй).

К внутренней документации ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" относятся должностные инструкции, отчеты, приказы и другие документы. Со структурой документов по уровню можно ознакомиться в Приложении В.

Управление документацией СМК состоит из трех основных этапов, охватывающий полный жизненный цикл документов (разработки, оформления, согласования, утверждения, регистрации, размножения, хранения, аннулирования и уничтожения), которые в совокупности способствуют развитию ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб ученых" за счет систематического использования документации:

    1. Создание документов - установление внутренних требований к процессам и процедурам, с учетом требований законодательных и нормативных документов. Определение их названий и функционального назначения. 2. Управление и использование документов - создание бумажных носителей, файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, копирования и тиражирования документов, обновление, аннулирование и уничтожение документов. 3. Хранение документов - составление перечней документов со сроками хранения, обеспечение условий хранения.

Объем и степень детализации документов определяет сам Разработчик в зависимости от специфики и сложности работ, используемых методов и уровня подготовки персонала и т. д. Документы могут содержать ссылки на другие виды документов. Дата введения документа проставляется в колонтитуле после даты утверждения и фиксируется Разработчиком. Разработчик свой разработанный документ заверяет своей подписью в нижнем колонтитуле и контрольный (бумажный) экземпляр, а также и электронно-сканированную версию сдает для хранения офис-менеджеру ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" Кумарбековой Б.

Подготовка персонала ведется менеджером по кадрам Сыдыковой Г. Кадровая политика описана в главе 2.1. Для подготовки персонала системе менеджмента качества информация распространялась следующим образом:

    - размещен текст о политике качества ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" на информационных стендах в отделах; - для каждого сотрудника отпечатана заламинированная памятка о политике ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" в области качества, которая находится непосредственно на его рабочем месте; - на всех собраниях коллектива обсуждалась действующая система менеджмента качества ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых", сотрудники были ознакомлены с политикой в области качества и получили необходимые разъяснения по интересующим вопросам; - проводится обязательное ознакомление вновь принимаемых на работу сотрудников с политикой ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" в области качества в рамках программы адаптации нового персонала.

Для глубокого понимания системы менеджмента качества руководство ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" с июня 2012 года запускает новую систему обучения работников организации по вопросам менеджмента качества. В основе этой системы лежит каскадный принцип обучения. Это значит, что каждый руководитель, прошедший обучение, должен не только усвоить материал и применять новые знания на практике, но, что самое главное - он должен обучить своих сотрудников с учетом специфики выполняемых ими работ.

Политика ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономических Клуб Ученых" в области качества, утвержденная приказом от 10 июня 2011 года, не утратила своей актуальности и является основой для постановки и анализа целей в области качества на 2012 год. Политика направлена, в первую очередь, на качественное удовлетворение требований заказчиков, реагирование на изменение их потребностей, а также на постоянное улучшение и совершенствование существующей системы менеджмента качества. Руководство ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" обеспечивает формирование Политики в области качества, при этом учитывается, что Политика должна:

    § соответствовать целям ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" ; § включать обязательства о соответствии требованиям СТ РК ИСО 9001-2009 и постоянного повышения результативности СМК; § быть понятной персоналу предприятия. [52]

Цели в области качества согласуются с Политикой в области качества, детализируя и развивая ее по времени, процессам и уровням. При разработке целей руководители отделов учитывают:

    § фактические и будущие потребности ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых"; § соответствующие выводы по результатам анализа со стороны руководства; § фактические характеристики продукции и показатели процессов; § уровни удовлетворенности потребителей; § сравнение с лучшими достижениями, результаты анализа продукции и деятельности конкурентов; § требуемые ресурсы.

Цели в области качества должны быть конкретны и обеспечены ресурсами, они должны быть измеримы, проверяемы и результативны (таблица 7).

Таблица 7. Цели в области качества в ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых"

Цели в области качества

Способы достижения целей

Своевременное определение и анализ всех требований, относящихся к предоставленным услугам, установленных заказчиком, нормативной и технической документацией, законодательством и любых других требований;

Внедрение и повышение эффективности процессов: по определению требований, по проведению анализа требований, поддержанию связи с потребителями

Оперативное и качественное проведение процессов планирования и предоставления услуг потребителям

Мониторинг существующих производственно - технологических процессов и их взаимосвязей для организации планирования предоставленных услуг.

Примечание - Разработано автором на основе источника [51].

Обязательства руководства и персонала в области качества:

    § Повышать результативность системы менеджмента качества; § Стремясь к взаимовыгодному партнерству, постоянно анализировать требования и ожидания потребителя; § Постоянно совершенствовать средства производства и технологию, снижать затраты за счет лучшего использования оборудования и материалов; § Ставить четкие и измеримые цели, разъяснять работникам ожидаемый результат и оценивать их работу по достижению целей; § Проводить работы с персоналом отделов по разъяснению политики в области качества, значимости системы менеджмента качества; § Осуществлять контроль состояния инфраструктуры и обеспечения ресурсами, необходимыми для предоставления услуг высокого качества.

Ответственность руководства. Руководство обеспечивает единство цели и направления

Деятельности ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых". Оно создает и поддерживает внутреннюю среду, в которой работники могут быть полностью вовлечены в решение задач организации.

Руководство заявляет, что средством достижения высокого и стабильного качества продукции является разработанная и внедренная система менеджмента качества, соответствующая требованиям СТ РК ИСО 9001-2009 (ISO 9001:2008). Оно разрабатывает стратегические цели в области качества по основным направлениям деятельности в зависимости от законодательных требований, положения на рынке, с учетом меняющихся запросов потребителей.[53]

Руководители отделов и ведущие специалисты на основе стратегических целей разрабатывают цели в области качества на соответствующих уровнях на конкретный период.

В ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" систематически проводится анализ пригодности, адекватности и результативности СМК со стороны руководства.

Ориентация на потребителя провозглашена в Политике и целях ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб ученых" в области качества и является обязательным условием выполнения любой деятельности каждым работником.

С целью максимальной ориентации на потребителя:

    § ОЮЛ "Ассоциация Евразийский Экономический Клуб Ученых" запустила собственный веб-сайт: Www. eesca. kz, где любой желающий может получить информацию о результатах деятельности организации. Также на сайте имеется раздел "Обратная связь", куда могут писать потребители о качестве предоставленной услуги. § Коммуникативная площадка Www. g-global. kz предоставляет возможность всем потребителям внести свои идеи, предложения по последним экономическим вопросам.

Персонал ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" использует систему получения информации от клиентов о качестве оказываемых услугах для анализа и разработки мероприятий по улучшению, обеспечивает сбор и анализ данных о состоянии рынка перспективной продукции, услуг с целью максимального удовлетворения требований потребителей, предвосхищения их пожеланий.

На этапе реализации услуги ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" постоянно взаимодействует с заказчиками, анализирует их пожелания для оперативного внесения необходимых изменений, наиболее полного удовлетворения требований клиентов.

Система менеджмента качества в ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб" находится в процессе внедрения. Тем не менее, во время анализа процесса внедрения системы менеджмента качества были обнаружены следующие несоответствия:

    - Не разработана функциональная схема управления качеством, т. е. отсутствует матрица ответственности, что может привести к дублированию обязанностей, уклонению от ответственности. - Несмотря на то, что в Руководстве по качеству "процессный подход" отмечен как один из базовых принципов системы менеджмента качества, в реальности он не применяется в работе ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых", т. е. идентификация процессов не была проведена. А ведь процессный подход - есть основа всей системы менеджмента качества. - Не выполняется обязательство руководства и персонала - повышать результативность системы менеджмента качества. - Обратная связь с потребителями работает пассивно.

Сложилось впечатление, что в ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" внедрение системы менеджмента качества является "очередным требованием сверху" и формальный подход к внедрению добавил дополнительную бюрократическую нагрузку к основной деятельности.

В следующей главе будет предложен процессный подход, как основа механизма совершенствования элементов системы менеджмента качества на примере одного из проектов ОЮЛ "Ассоциация Евразийский Экономический Клуб Ученых" - Www. g-global. kz

Таким образом, ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский экономический клуб ученых" создана в 2008 году. Исполнительный орган разделен на 3 отдела: организационно - информационный, научно - аналитический и финансово - хозяйственный.

Анализ структуры имущества показал, что валюта баланса за 2011 год увеличилась на 19,42%, что свидетельствует о положительной динамике имущественного положения ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых". Чистая прибыль уменьшилась на 137834452 тг. или на 33,73%. Поступления в организацию увеличились на 23,58%, административные расходы увеличились на 35,6%, а прочие расходы увеличились в 2,63 раза. Вследствие чего совокупная прибыль уменьшилась.

Анализ системы менеджмента качества определил следующие несоответствия:

    - Не разработана функциональная схема управления качеством, т. е. отсутствует матрица ответственности, что может привести к дублированию обязанностей, уклонению от ответственности. - Несмотря на то, что в Руководстве по качеству "процессный подход" отмечен как один из базовых принципов системы менеджмента качества, в реальности он не применяется в работе ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых", т. е. идентификация процессов не была проведена. А ведь процессный подход - есть основа всей системы менеджмента качества. - Не выполняется обязательство руководства и персонала - повышать результативность системы менеджмента качества.

Похожие статьи




Анализ системы менеджмента качества в ОЮЛ "Ассоциация "Евразийский Экономический Клуб Ученых" - Внедрение системы менеджмента качества в некоммерческой организации

Предыдущая | Следующая