Технологія підготовки звітності в умовах функціонування інформаційних систем з питань обліку на малих підприємствах, Підрозділ 3.1 Облікові регістри - Загальні принципи та особливості організації інформаційних систем обліку на малих підприємствах

Підрозділ 3.1 Облікові регістри

Якими б важливими не були довідники, журнали, документи, та все ж кінцевою метою ведення обліку є складання звітів. Намагання створити винятково повні довідники зі зручним розподілом елементів на групи, акуратне введення документів були б марними, якби унаслідок цього не можна було отримати різноманітні бухгалтерські звіти. За принципом створення і наповнення довідкової бази, введення даних на підставі первинних документів, і після цього одержання потрібних звітів побудовані практично всі програми бухгалтерського обліку. У програмі 1С:Бухгалтерія реалізовано можливості роботи як з регламентованими, так і зі стандартними звітами.

Стандартні звіти - це цілісна система, яка дозволяє отримувати одні звіти на підставі інших, деталізуючи дані звіту. Вони призначені для отримання даних за підсумками по бухгалтерських проводках у різних розрізах.

Звіти у програмі можна викликати за допомогою:

    - піктограм на панелі інструментів(лише стандартні звіти); - пункту "Звіти" головного меню (лише стандартні звіти); - команди "Звіти" з пункту "Операції" головного меню.

Програма 1С:Бухгалтерія надає змогу отримати близько двох десятків різних звітів, а саме:

    - оборотно-сальдова відомість - шаховий баланс - оборотно-сальдова відомість по рахунках - аналіз рахунка - аналіз рахунка по датам - головна книга - аналіз субконто - карточка субконто - обороти між субконто - звіт по проводкам - зведені проводки - журнал - ордер по субконто - додатково - курс валют - касова книга - книга продаж - книга покупок - книга доходів і витрат - регламентовані звіти

Якщо до цього додати ще варіанти звітів, які одержують унаслідок задання різних параметрів під час їхнього формування, то можливості аналізу інформації у користувача практично необмежені. Доступ до всіх звітів можна отримати через пункт Звіти головного меню, а до найуживаніших ще й через піктограми на панелі інструментів.

Оборотно-сальдова відомість містить для кожного рахунка інформацію про залишки на початок і кінець періоду та обороти за дебетом і кредитом упродовж цього періоду. Такий звіт є одним з найуживаніших у бухгалтерській практиці. Параметрів у ньому небагато, потрібно вказати період звітності і декілька прапорців, що визначають його вид. У правій частині поля введення початкової і кінцевої дати звітності розміщена кнопка з піктограмою календаря, за допомогою якої можна скористатися календарем. Для вибору стандартного періоду звітності (місяць, квартал, рік) зручніше застосовувати кнопку Вибір періоду, яка відкриває вікно вибору періоду. Прапорці у вікні налаштування параметрів задають на власний розсуд. Зокрема, прапорець Дані про субрахунки передбачає друкування даних щодо всіх субрахунків, а не лише балансових. Прапорець Дані про валюти дає змогу отримати повнішу інформацію щодо валютних рахунків (суму в валюті, а не тільки гривневий еквівалент). Для одержання розгорнутого сальдо потрібно задати прапорець Розгорнуте сальдо. У цьому випадку у вікні налаштування параметрів буде ще одна закладка для налаштування списку правил, за якими одержуватимуть розгорнуте сальдо. Звіт має вигляд табличного документа, тобто таблиці, що складається з комірок. За допомогою курсору можна переміщатися між комірками, причому комірка, в якій перебуває курсор, набуває інверсного забарвлення. Курсор мишки може бути двох різновидів: у вигляді хрестика й у вигляді хрестика зі збільшувальним склом. Якщо курсор у комірці має вигляд хрестика зі збільшувальним склом, то можна скористатися деталізацією і перейти до іншого звіту. Оборотно-сальдова відомість є одним із основних звітів на МПП "МЕТ-ЕКСПО", її використовують найчастіше, оскільки не для перегляду інформації достатньо лише вибрати необхідний рахунок.(додаток 11)

Звіт Шаховий баланС містить таблицю, яка виводить обіги між рахунками за потрібний період. Її часто використовують бухгалтери, оскільки вона наочно відображає рух коштів на рахунках. Шахівниця це таблиця, рядки якої відповідають рахункам, які дебетують, а стовпці - рахункам, які кредитують, у комірках відображено обігові суми за заданий період у дебет рахунка рядка з кредиту рахунка стовпця. Параметри такі ж, як в обігово-сальдовій відомості.

Для рахунків, за якими ведуть аналітичний облік, можна одержати розподіл залишків і обігів щодо конкретних об'єктів аналітичного обліку (субконто). Такий звіт називають Оборотно-сальдова відомість за рахунком. Період звітності задають, як і в попередніх відомостях. Однак потрібно також визначити рахунок. Кнопка... дає змогу вибрати рахунок з плану рахунків (рахунка, якого немає в плані рахунків, задати не можна). Якщо така ж кнопка наявна в полі введення іншого параметра, то цей параметр вибирають з довідника. Прапорець За субрахунками означає, що треба відображати інформацію за субрахунками балансового рахунка, а прапорець Групи задає розподіл субконто по групах з отриманням підсумків по групі.

Звіт Аналіз рахунка надає інформацію про обороти рахунка з іншими рахунками за вибраний період, а також про сальдо на початок і кінець періоду. Щоб його одержати, потрібно визначити період звітності, номер рахунка і задати значення прапорців Дані про субрахунки і Дані про валюти.(додаток 12)

Часто треба знати обіг і залишки на рахунку щодо кожної дати певного періоду, наприклад, для аналізу динаміки змін засобів організації, перевірки відповідності введених в інформаційну базу даних з даними, що зазначені в банківських виписках тощо. Таку інформацію можна отримати зі звіту Аналіз рахунка за датаМи. Вікно налаштування параметрів практично таке ж, як і попереднього звіту, а звіт має дещо інший вигляд.

Звіт Аналіз рахунка за субконто містить підсумкові суми обігів рахунка в кореспонденції з іншими рахунками за звітний період, а також залишки на рахунку станом на початок і кінець періоду в розрізі об'єктів аналітичного обліку. Цей звіт можна сформувати тільки для тих рахунків, на яких ведуть аналітичний облік.

Звіт Обороти рахунка використовують для одержання інформації про обороти та залишки на рахунку за звітний період. Він може бути корисний для підведення підсумків і складання звітів. Для одержання обігів рахунка треба застосувати команду Обіги рахунка (Головна книга) з пункту Звіти головного меню. У діалоговому вікні налаштування параметрів за допомогою прапорців можна задавати або скасовувати виведення відповідних підсумків, тобто отримати важливі проміжні підсумки або відмовитися від зайвої інформації.(додаток 13)

У звіті Аналіз субконто для кожного субконто (об'єкта аналітичною обліку) заданого виду наводять обіги за всіма рахунками, у яких використано це субконто, а також розгорнуте і згорнуте сальдо.

Якщо потрібно мати максимально повну картину операцій щодо об'єкта аналітичного обліку (субконто) або групи субконто, то можна використати звіт Картка субконто. Цей звіт містить усі операції з конкретним об'єктом аналітичного обліку (субконто) у хронологічному порядку із зазначенням реквізитів проведень, залишків на субконто після кожної операції, на початок і кінець звітного періоду. Обіги та залишки виводяться в грошовому вигляді, а у випадку кількісного обліку ще й у натуральному. Якщо вести валютний облік за рахунками, для яких вибрано конкретний вид субконто, то до звіту додасться інформація про валюту. Вікно налаштування параметрів дуже подібне до вікна налаштування параметрів звіту Аналіз субконто.

У звіті Картка рахунка (додаток 14) є усі проведення на рахунку або проведення на рахунку для конкретних значень об'єктів аналітичного обліку - назви матеріалу, організації, постачальника тощо, обіги за звітний період і залишки після кожною проведення.

Для аналізу обігів між субконто різного виду можна скористатися звітом Обороти між субконто. Цей звіт дає змогу довідатися, наприклад, скільки товарів різного виду купив кожний покупець, або, навпаки, - для кожного товару дізнатися сумарні обсяги закупівлі кожним покупцем.

Звіт про проведення є вибіркою за заданими критеріями з журналу проведень. До звіту можна відібрати проведення, обмежені фільтром. Фільтр - це рядок, який може містити декілька кореспонденцій рахунків і символьних рядків, розділених символом ";". У випадку частого застосування фільтра його значення можна зберегти. Для цього достатньо натиснути на кнопку Запам'ятати.

Звіт Список зведених проведень містить обіги між рахунками (суми в дебет одного з кредиту іншого) за звітний період. Параметри цього звіту - період звітності та прапорці Дані про субрахунки, Щодо валюти і За кредитом. Форма звіту зрозуміла для бухгалтера, з його вигляду легко визначити, як його можна використати в практичній роботі.

Журнал-ордер (відомість) за субконто потрібний для рахунків, за якими ведуть аналітичний облік. Він дає змогу отримати для кожного виду субконто дебетові і кредитові обіги, а також розгорнуте і згорнуте сальдо на початок і кінець звітного періоду. Окрім цього, можна задавати різні режими відбору субконто.

Звіт Розширений аналіз субконто застосовують тільки для рахунків, на яких ведуть аналітичний облік. У ньому для кожного виду субконто наведено дебетові і кредитові обіги субконто, а також розгорнуте і згорнуте сальдо на початок і кінець звітного періоду. У вікні налаштування параметрів звіту можна задати різноманітні режими відбору і сортування субконто.

Діаграма - це нова можливість версії 7.7. Вона призначена для графічного зображення бухгалтерських даних. Як і в усіх звітах, тут треба задати період звітності, вибрати номер рахунка і вид підсумків, для яких буде сформовано діаграму: задишки на початок, обіги або залишки на кінець періоду. Можна отримані також і кількісні дані (наприклад, кількість товару). Ці параметри налаштовують на закладці Дані, а закладка Діаграма дає змогу налаштувати вигляд діаграми.

Дещо відокремленими є інші п'ять звітів, доступ до яких також можна отримати через головне меню (ці звіти відокремлені від інших горизонтальними лініями):

    - Курси валют - допомагає отримати історію змін курсів валют за звітний період; - Касова книга - дає змогу сформувати документи згідно з інструкцією про ведення касових операцій; - Книга продажу та Книга придбання - потрібна для ведення податкового обліку, використовується лише платниками ПДВ. Підставою для ведення книг є податкова накладна, додаток 1 і додаток 2, які вводяться на основі податкової накладної; - Книга прибутків і видатків - застосовують суб'єкти малого підприємництва юридичні особи, то мають спрощену систему оподаткування.

Всі ці п'ять звітів спеціалізовані для ведення певного виду обліку, а також потребують задання параметрів, головний з яких (а для багатьох і єдиний) - період звітності.

Різні звіти мають різні можливості деталізації інформації, а саме:

    - Обігово-сальдова відомість - картка рахунка, відомість за субконто, звіт про проведення, головна книга, журнал-ордер до рахунка. - Шаховий баланс - звіт за журналом проведень. - Обігово-сальдова відомість за рахунком - картка рахунка. - Аналіз рахунка - журнал проведень, картка рахунка. - Аналіз рахунка за датами - звіт журналу операцій - Аналіз рахунка за субконто - картка рахунка, звіт журналу проведень. - Головна книга - звіт журналу проведень. - Аналіз субконто - картка субконто, картка рахунка. - Картка субконто - операція. - Картка рахунка - операція. - Обіги між субконто - звіт журналу операцій. - Звіт за проведеннями - операція. - Зведені проведення - звіт журналу проведень. - Журнал-ордер за субконто картка рахунка

Похожие статьи




Технологія підготовки звітності в умовах функціонування інформаційних систем з питань обліку на малих підприємствах, Підрозділ 3.1 Облікові регістри - Загальні принципи та особливості організації інформаційних систем обліку на малих підприємствах

Предыдущая | Следующая