Підрозділ 2.2 Нормативно - довідкова інформація - Загальні принципи та особливості організації інформаційних систем обліку на малих підприємствах

Константи - це постійні величини, що зберігають інформацію, яка не змінюється або змінюється досить рідко. За впливом значення констант на дії, що виконуються програмою константи умовно можна поділити на 4 групи:

    1. константи, значення яких впливають на формування проводок (наприклад, метод списання запасів); 2. константи, значенням яких, за замовчуванням, заповнюються рядки документів або значення яких використовуються як аналітика у проводках(наприклад, назва підприємства); 3. константи - перемикачі (наприклад, так/ні); 4. службові константи, що визначаються розробниками і не редагуються користувачами.

Доступ до перегляду і редагування констант надає команда "Константи" з пункту "Операції". При її виклику з'явиться діалогове вікно, яке містить список і значення констант. У більшості випадків призначення констант зрозумілі. У сумнівних випадках можна натиснути на кнопку "Опис", щоб отримати крім назви константи, ще й опис її призначення і використання. Перелік основних констант, що використовуються підприємством "МЕТ-ЕКСПО" у програмі 1С:Підприємство описується у таблиці 2.2.

Таблиця 2.2.

Перелік основних констант програми 1С:Підприємство на малому підприємстві

Назва константи

Значення константи

Автоматичне створення податкової накладної

Ні

Стаття валових доходів по замовчуванню

Продаж матеріальних цінностей

Стаття валових витрат по замовчуванню

Придбання матеріальних цінностей

Вид взаєморозрахунків по замовчуванню

У розрізі рахунків/ накладних

Вид діяльності по замовчуванню

Заготівля та переробка металобрухту кольорових металів

Одиниця виміру по замовчуванню

Кг

ПДВ по замовчуванню

20%

Хто зазвичай відпускає матеріальні цінності

Матеріально відповідальна особа

Постачальник

Контрагенти/ юридичні особи

Наша фірма

МПП "МЕТ-ЕКСПО"

Запит кількості

Так

Використовувати забезпечення відпусток

Так

Використовувати список коректних проводок

Так

Використовувати рахунки витрат

9 клас

Основна валюта

Гривня

Показувати залишки МЦ у документах

Так

Форми українською мовою

Так

Довідники - це спеціальні засоби, що забезпечують ведення списків однотипних облікових об'єктів та зберігання параметрів, що характеризують ці об'єкти.

Доступ до довідників можна отримати:

    - через головне меню - команда Довідники пункту Операції; - через головне меню - пункт Довідники, де у спадному меню перелічені усі довідники програми; - натиснувши відповідну піктограму на панелі інструментів.

Для більш ефективної роботи програми необхідно мати змогу вводити, редагувати, зберігати довідкову інформацію. Довідкова інформація може бути різних типів. Якщо дані змінюються рідко, наприклад назва фірми, ставка ПДВ, то їх вважають константами.

Усі довідники мають подібну структуру: багато записів з однаковими реквізитами. Кожен запис відповідає певному субконто - елементу аналітичного обліку. Довідники у програмі використовуються для чіткої організації аналітичного обліку на тих рахунках, де це потрібно. Усі довідники програми мають однотипний сервіс, однакові панелі інструментів і дають змогу виконувати над даними практично одні і ті ж дії. Перелік основних довідників, що використовуються у системі 1С:Підприємство на малому підприємстві "МЕТ-ЕКСПО" представлено у таблиці 2.3.

Таблиця 2.3

Перелік основних довідників програми 1С:Підприємство на малому підприємстві

Назва довідника

Склад довідника

Банки

МФО, назва, адреса, примітки

Валові доходи/витрати

Код і назва доходів/витрат

Валюти

Код, назва валюти, коротка назва валюти, курс НБУ

Види діяльності

Код і назва виду діяльності

Види затрат

Код, назва, рахунок закриття витрат

Контрагенти

Код, найменування, код ЄДРПОУ, адреса

Користувачі системи

Код, найменування

Місця зберігання

Код, тип, назва

Необоротні активи

Код, назва, інвентарний номер, рахунок, ціна, шифр, одиниці виміру

Номенклатура МЦ

Код, назва

Одиниці виміру

Код, одиниці, назва, коефіцієнт

Партії

Код, найменування, одиниці виміру, документ

Призначення платежу

Код, найменування

Податки і платежі

Код, назва податків, ставка, межа, платіжні реквізити

Податкові інспекції

Код, назва, найменування адмін. району, код адмін. району

Рахунки нашої фірми

Код, назва рахунку, валюта

Співробітники

Загальні дані про співробітника, дані по зарплаті, паспортні і податкові дані

Фірми

Код, префікс, найменування, директор, головний бухгалтер, код ЄДРПОУ, галузь діяльності, адреса

Довідник "Банки" використовується для зберігання списку банків України, де відкрито рахунки контрагентів підприємства. Оскільки "МЕТ-ЕКСПО" здійснює лише безготівкові розрахунки, то інформація довідника застосовується для заповнення реквізитів таких довідників, як Контрагенти, Грошові рахунки, Фірми. Підприємство володіє одним поточним рахунком - 260023011586747 в Укрексімбанку.

Довідник "Валові доходи/витрати" використовується для аналітичного обліку на позабалансових рахунках Валові видатки і Валові прибутки. Структура довідника відповідає структурі Декларації про прибуток, тому змінювати її не можна. В дужках після назви елемента, зазначено розділ (статтю) декларації. Якщо в кожному проведенні між рахунками ВВ, ВД у кожному документі правильно задано статтю цього довідника, то декларація про прибуток сформується автоматично.

Довідник "Валюти" Містить список валют і їхніх курсів, який застосовують з метою формування бухгалтерських проведень між рахунками, для яких задано ознаку валютного обліку. Перш ніж почати роботу з програмою, треба перевірити, щоб у довідник було введене мінімум національну валюту (гривню). Національну валюту потрібно також зазначати у відповідній константі. Для неї курс НБУ і кратність дорівнюють одиниці. У разі заповнення коду валюти потрібно керуватись Класифікатором іноземних валют, затвердженим НБУ. Підприємство "МЕТ-ЕСПО" використовує у своїй діяльності лише національну грошову одиницю - гривню.

Довідник "Види діяльності" - програма дає змогу вести облік прибутків і витрат у розрізі видів діяльності фірми. Тому всі види діяльності, які здійснює фірма, потрібно ввести до довідника. Ці види безпосередньо зазначають у документах, які формують проведення з прибутків чи витрат, завдяки цьому після закінчення місяця фінансові результати можна вибрати в розрізі кожного з видів діяльності. Якщо нема потреби вести облік у розрізі декількох видів діяльності, то в довіднику достатньо елемента "Головна діяльність". Значення, що відповідає цьому елементу потрібно занести до константи Вид діяльності за замовчуванням. Це допоможе автоматично заповнювати його значенням відповідні реквізити в документах та довідниках. Згідно зі статутом, основною і єдиною діяльністю підприємства "МЕТ-ЕКСПО" визнана дрібно гуртова торгівля брухтом кольорових металів.

Довідник "Види затрат" містить список видів затрат. Його використовують для організації аналітичного обліку на багатьох бухгалтерських рахунках (23, 91 -93, 94.1, 94.4, 94.5 -94.9. 95, 96, 97.4-97.9,98, 99), а також для введення і редагування деяких документів. Структуру цього довідника можна довільно змінювати залежно від завдань аналізу витрат підприємства. Підприємство "МЕТ-ЕКСПО" у своїй діяльності використовує лише 23,91,92 та 93 рахунки.

Довідник "Контрагенти" - міститься інформація про всіх постачальників, покупців та інших, тобто про всіх контрагентів підприємства (юридичних і фізичних осіб, з якими підприємство контактує). У програмі цей довідник використовують для виписування різноманітних документів та організації аналітичного обліку на рахунках 36, 37, 63 й ін Трирівнева структура довідника дає змогу групувати контрагенти за певними ознаками (наприклад, постачальники й одержувачі), що суттєво полегшує роботу з ним. Основними контрагентами МПП є ВП "Акватон", ВАТ "Рівненський завод будівельних матеріалів", ДП "Рівневторкольормет", ДП "Аттіс", ЗАТ "Рівненський ливарний завод".

Довідник "Місця зберігання" у типовій конфігурації використовують з метою ведення списку місць зберігання основних засобів, нематеріальних активів, матеріалів. Цей довідник застосовують для виписування первинних документів та аналітичного обліку на рахунках 10, 11, 28 й ін. Стосовно кожного елемента потрібно зазначити тип місця зберігання (склад, матеріально-відповідальну особу тощо) і його назву. "МЕТ-ЕКСПО" володіє одним складським приміщенням, що знаходиться на території ВАТ "Рівнеагробудкомплект".

Довідник "Необоротні активи" використовують під час введення і редагування низки документів, а також для аналітичного обліку на рахунках 10, 11, 12, 13. Трирівнева структура довідника дає змогу об'єднувати його елементи в різноманітні групи і підгрупи. У довіднику доцільно створити такі групи: об'єктів 03, інших необігових матеріальних активів, нематеріальних активів, інших активів. Елементи цього довідника можуть мати лише одну одиницю вимірювання, на відміну від елементів довідника Номенклатура, у якому одиниць вимірювання можна задавати декілька. Важливо правильно заповнити параметри нарахування зношень необігового активу для бухгалтерського і податкового обліку (ці параметри є на закладці Додатково діалогової форми редагування елемента довідника). Окрім того, для всіх об'єктів (виняток становлять інші необігові активи) треба вибрати один з трьох можливих методів нарахування: метод прямолінійного списання, метод суми одиниць чи метод зменшення залишку. Щодо кожного методу є певний набір параметрів, які потрібно налаштувати у відповідних реквізитах.

Довідник "Номенклатура МЦ" зберігає список ТМЦ (товарів, продукції, матеріалів тощо), а також інформація про послуги, що їх надають і отримують. Дані з цього довідника використовують для заповнення різноманітних документів і для провадження аналітичного обліку на рахунках 20, 22, 26, 28 та ін. Для зручності в роботі довідник має трирівневу структуру. ТМЦ у ньому об'єднані в групи і підгрупи за певними ознаками, що значно полегшує пошук потрібного елемента. В інформаційних полях у нижній частині вікна виводиться інформація про ціну цього елемента з ПДВ та без ПДВ.

Довідник "Одиниці виміру" теж підпорядкований довіднику Номенклатура, його використовують у типовій конфігурації для зберігання інформації про одиниці вимірювання ТМЦ. Щоб відкрити цей довідник, треба попередньо відкрити довідник Номенклатура і вибрати ТМЦ, одиниці вимірювання якої підлягають редагуванню.

Довідник "Партії" також підпорядкований довіднику Номенклатура. Він призначений для зберігання списків партій ТМЦ. Зміст цього довідника залежить від способу ведення обліку. У разі використання методу обліку За партіями записи довідника створюються автоматично під час проведення прибуткових документів.

Для зберігання списку типових призначень платежів застосовують Довідник "Призначення платежу". За його допомогою заповнюють документ Платіжне доручення. Цей довідник містить стислу і повну назви платежу. Під час його заповнення не треба дописувати в кінці повної назви такі фрази, як ''у т. ч. ІІДВ", "без ПДВ", оскільки ці рядки програма підставляє автоматиці залежно від заданої суми ПДВ.

Довідник "Податки і платежі" містить список податків, відрахувань, зборів до різних цільових фондів. Крім того в довіднику є додаткові дані про кожен вид відрахувань і податків, ставка податку, її межа, організація-одержувач та її банківські реквізити, типовий зміст платежу, рахунок обліку розрахунків тощо. Якщо довідник заповнений правильно, то під час редагування документів програма обчислить суми податків і відрахувань автоматично. Довідник також використовують для аналітичного обліку на рахунках 17, 54, 64, 65. Кожний елемент довідника має унікальний текстовий код і набір реквізитів. Підприємство є платником прибуткового податку підприємств, ПДВ, податку з доходів найманих працівників, комунального податку, збору за забруднення навколишнього природного середовища.

Довідник "Рахунки нашої фірми" зберігає список усіх місць, де може бути готівка і безготівкові грошові засоби підприємства, тобто інформацію про всі банківські рахунки і каси підприємства. Довідник використовують як для редагування документів, так і для аналітичного обліку на рахунках бухгалтерського обліку Каса і Рахунки в банках. Дворівнева реалізація довідника дає змогу створити в ньому групи для розрахункових банківських рахунків у гривнях, банківських рахунків у валюті і готівкових рахунків (кас).

Довідник "Співробітники" - інформація про співробітників, які працюють на підприємстві. Цей довідник використовується для аналітичного обліку на рахунках 37.2 Розрахунки з підзвітними особами, 66 Розрахунки з оплати праці. Крім того, довідник застосовують для виписування первинних документів. На МПП "МЕТ-ЕКСПО" працює 8 найманих працівників: директор - О. О. Кохана, головний бухгалтер - С. В. Наумчук, заступник директора - С. А. Шустер, піротехнік - Л. В. Волинець, бухгалтер - Н. В. Дудінська, водій - експедитор - С. В. Крук, вантажник - М. Є. Цибульський, вахтер - Н. О. Максимчук.

Довідник "Фірми" містить відомості про організацію, облік якої ведуть у конфігурації.

Дещо відокремленим у 1С:Бухгалтерії Є план рахунків, який теж можна було б назвати довідником, якби не його виняткова важливість для організації бухгалтерського обліку. План рахунків - це програма бухгалтерських рахунків, що передбачає їх кількість, групування і цифрове позначення залежно від об'єктів і мети обліку. Цей план - одна з головних складових типової конфігурації. Склад рахунків і їхні властивості визначають методологію ведення бухгалтерського і податкового обліку, реалізованого в цій конфігурації. Типова конфігурація містить один план рахунків, який заповнюють згідно з планом рахунків, що затверджений Міністерством фінансів України (наказ №291 від 30.11.1999) для використання підприємствами й організаціями України в бухгалтерському обліку виробничо-господарської діяльності.

План рахунків у програмі структурно відділений від довідників. Його можна викликати командою План рахунків з пункту Операції головного меню або клацнувши на відповідній кнопці панелі інструментів. До плану рахунків звертаються під час набирання документів, формування різноманітних звітів. Після виклику плану рахунків на екрані з'явиться його діалогове вікно, що містить перелік усіх рахунків, які використовують на підприємстві (додаток 1).

План рахунків у програмі 1С реалізований у вигляді таблиці, кожен рядок містить рахунок або субрахунок обліку, а стовпці мають наступні назви:

    - код - повний шифр рахунку; - найменування - назва рахунку або субрахунку; - вал. - ознака ведення валютного обліку, позначка + ставиться у разі ведення валютного обліку; - кол. - ознака ведення кількісного обліку, позначка + ставиться у разі ведення кількісного обліку; - заб. - вказується, що рахунок є позабалансовим, позначка + ставиться у випадку, якщо рахунок є позабалансовим ; - акт. - ознака активності (А) чи пасивності (П) рахунка; - субконто 1 ... субконто 5 - вказуються види субконто рахунка.

Похожие статьи




Підрозділ 2.2 Нормативно - довідкова інформація - Загальні принципи та особливості організації інформаційних систем обліку на малих підприємствах

Предыдущая | Следующая