Підрозділ 2.3 Автоматизація первинного обліку - Загальні принципи та особливості організації інформаційних систем обліку на малих підприємствах

Для автоматизації бухгалтерського обліку діяльність підприємства зручно представити у вигляді послідовних окремих господарських операцій. Задача бухгалтера на початковому етапі полягає у тому, щоб із усієї сукупності характеристик операції виділити необхідні параметри і ввести їх у програму. Для цього використовуються діалогові форми "операція" або "документ."

Операція - це електронний банк для запису усієї сукупності проводок, що характеризують окрему господарську операцію. Остання містить на лише проводки, але і деяку загальну інформацію, яка характеризує її в цілому: зміст, загальну суму за всіма проводками, дату, номер та ін.

Підставою для бухгалтерського обліку операцій підприємства є первинні документи. Первинні документи складаються під час здійснення операції, а якщо це неможливо -- безпосередньо після її закінчення. Первинні документи оформлюються на паперових носіях або в електронному вигляді, але у формі, що доступна для читання та виключає внесення будь-яких змін. При електронному записі облікових реєстрів забезпечується отримання таких документів на паперових носіях. Первинні документи, незалежно від форми запису, для надання їм юридичної сили мають обов'язкові реквізити, які перевіряє відповідальний виконавець до введення їх у систему. Первинні документи, що надійшли до бухгалтерії, перевіряються на повноту та правильність оформлення, заповнення реквізитів в них, а також змісту і законності здійснення фінансових або господарських операцій. Операції на підприємстві відображаються в облікових реєстрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені. При цьому дані аналітичних рахунків тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на перше число кожного місяця. Реєстри бухгалтерського обліку мають назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи відповідальних осіб. Що мають можливість ідентифікувати осіб, які беруть участь у складанні. Інформація про господарські операції підприємства за звітний період з облікових реєстрів обов'язково переноситься до головної книги та бухгалтерських звітів.

Документ у 1С:Бухгалтерія - це комплексний засіб введення облікової інформації, що забезпечує технологічну процедуру виписки первинного документа, у електронному вигляді і на паперовому носії. Внесена у діалогову форму інформація використовується програмою для формування і друку первинної форми документу і автоматичного формування бухгалтерських проводок. Кожен документ обов'язково містить номер і дату, які присвоюються автоматично, але дані реквізити можна змінювати при необхідності. У більшості документів є заголовна і таблична частини. Заголовна частина документа містить дані, загальні для всіх записів табличної частини. Усі реквізити, окрім дати і номера, вводяться вручну або вибираються з довідників. Таблична частина, у окремих випадках, заповнюється автоматично за допомогою кнопки "Заповнити". Для друку документа необхідно натиснути кнопку "Друк".

Типова конфігурація 7.7 включає певний набір документів:

    - Документи, що призначені для друку - дані документи на формують бухгалтерських проводок, а лише створюють друковану форму документу. (платіжне доручення, акт інвентаризації) - Документи, що формують проводки і створюють друковані форми. (прибутковий касовий ордер, прибуткова накладна) - Регламентовані документи, які формують проводки, але не створюють друкованої форми. (фінансові результати)

Для заповнення первинного документу необхідно:

    - вибрати пункт головного меню "Документи" і з переліку документів, що з'явиться обрати необхідний документ; - з журналів документів; - з піктограм.

Документ у програмі 1С є своєрідним аналогом звичайного бухгалтерського документа. За бухгалтерським значенням документи в 1С відповідають аналогічним паперовим бухгалтерським документам, однак мають значні переваги, оскільки:

    - виписуючи документ програми перевірить, наприклад наявність товару на складі чи не є зарезервованим цей товар іншому покупцеві; - робота з електронним документом зводиться до процедури введення даних у діалогове вікно, при чому вибір контрагентів і підбір товарів проводиться з довідників; - програма автоматично проводить документ і переносить дані з журналу в журнал.

Для ведення документів виділено окремий пункт головного меню "Документи", підпункти якого складаються з відповідних первинних документів:

    1. Операція 2. Договір 3. Прибуток - Рахунок вхідний - Прибуткова накладна - Витрати на придбання - Послуги сторонніх організацій 4. Видаток - Рахунок - Видаткова накладна - Надання послуг 5. Податковий облік - Податкова накладна - Запис книги придбання 6. Банк - Платіжне доручення - Платіжна вимога - Платіжна вимога - доручення - Банківська виписка - Заява на акредитив - Інкасове доручення 7. Каса - Прибутковий касовий ордер - Видатковий касовий ордер 8. Роздріб - Роздрібна накладна - Визначення торгової націнки 9. Виробництво - Калькуляція - Незавершене виробництво 10. Повернення - Зворотна накладна - Повернення роздріб - Повернення постачальнику 11. Зарплата - Нарахування ЗП - Виплата ЗП 12. Складські - Переміщення - Переоцінка ТМЦ - Списання ТМЦ - Акт інвентаризації ТМЦ - Прибуткування надлишків ТМЦ 13. Валютні операції - Купівля валюти - Продаж валюти - Переоцінка валюти 14. Введення залишків - Залишки взаєморозрахунків - Залишки ТМЦ 15. Необоротні активи і МШП - Введення в експлуатацію - Нарахування зносу - Списання МШП - Ліквідація необоротних активів - Модернізація необоротних активів 16. Інші - Авансовий звіт - Довіреність - Посвідчення про відрядження - Перезалік - бартер - Фінансові результати

Мале підприємство "МЕТ-ЕКСПО" займається специфічною діяльністю, яка пов'язана з придбанням і реалізацією металобрухту. Тому відповідно до потреб підприємства у первинну документацію внесено зміни. При отриманні матеріальних цінностей на підприємстві оформлюється(додаток 2):

    - договір про співпрацю, що є конфіденційною інформацією підприємства. - приймально-здавальний акт, що містить заголовну і табличну частини. У заголовній частині вказується номер і дата документу, брухтоодержувач, брухтоздавач, їх реквізити. У табличній - назва брухту, клас, сорт, група, вага брутто, % забруднення, вага нетто, ціна (без ПДВ) та сума (без ПДВ). Вказується загальна вартість металу і сума ПДВ. Важливою складовою документу є джерело утворення брухту, підписи директора, бухгалтера, здавача і отримувача МЦ. - посвідчення про вибухонебезпечність металобрухту - дані про відповідність брухту і відходів кольорових металів вимогам ГОСТУ 1639-93, підпис піротехніка, керівника підприємства і дату. - посвідчення дозиметричного контролю брухту та відходів кольорових металів - інформація про відповідність брухту і відходів кольорових металів вимогам ГОСТУ 1639, радіаційний фон у межах норми (0,08-0,16 мк/3В), підписи дозиметриста, здавача та отримувача брухту. - накладна - дані про отримувача і здавача матеріальних цінностей, дата і номер документу. У табличній частині накладної знаходиться дані про назву МЦ, одиниці виміру, кількість, ціну без ПДВ і суму. Обов'язковою є наявність підписів відповідальних осіб. - податкова накладна форми затвердженої наказом ДПА України від 30.05.97 р. зі змінами і доповненнями.

При здачі металобрухту на підприємстві оформлюються наступні документи(додаток 3):

    - накладна - містить заголовну і табличну частини. У заголовній частині вказується номер і дата документу, брухтоодержувач, брухтоздавач, їх реквізити, підстава отримання МЦ. У табличній - назва брухту, клас, сорт, група, вага брутто, % забруднення, вага нетто, ціна (без ПДВ) та сума (без ПДВ). Вказується загальна вартість металу і сума ПДВ, підписи директора, бухгалтера, здавача і отримувача МЦ. - довіреність стандартної форми. - приймально-здавальний акт - містить заголовну і табличну частини. У заголовній частині вказується номер і дата документу, брухтоодержувач, брухтоздавач, їх реквізити, транспорт. У табличній - назва брухту, одиниці виміру, вага брутто, % забруднення, вага нетто, ціна (без ПДВ) та сума (без ПДВ). Вказується загальна вартість металу і сума ПДВ, підписи здавача і отримувача МЦ, джерело утворення, підтверджується право власності на даний брухт. Робляться відмітки про вибухонебезпечність, дезактивацію, відповідність стандартам з посиланням на посвідчення, отримані від постачальника. - податкова накладна форми затвердженої наказом ДПА України від 30.05.97 р. зі змінами і доповненнями. - рахунок - фактура.

Підприємство є платником ПДВ, тому видача і отримання податкових накладних є обов'язковою функцією бухгалтера. Податкові накладні, на відміну від накладних, є стандартної форми і відповідають вимогам чинного законодавства. Податкові накладні формуються за допомогою автоматизованого обліку, а реєстри отриманих і виданих податкових накладних - вручну. Податкові накладні реєструють продаж і виписують документи покупцям. Автоматично формуватися накладні можуть у випадку, коли константа автоматичне формування податкових накладних матиме значення Так. Вікно документа складається з заголовної і табличної частин. Заголовна частина містить інформацію про номер і дату документа, назву покупця та вид валюти, вид товарів, форма оплати та умови продажу. Таблична частина містить перелік товарів, які реалізуються, їх кількість, ціну, суму з ПДВ і без ПДВ. Для заповнення табличної частини можна скористатися кнопкою Підбір. Податкову накладну можна ввести на підставі таких документів: видаткова накладна, банківська виписка, ліквідація необоротних активів, прибутковий ордер. Специфікація накладної, не залежно від способу формування, заповнюється автоматично з документа - замовлення. Назва документа, на підставі якої введено податкову накладну, відображається у реквізиті Суми першої події. Сформовану автоматично податкову накладну необхідно провести. До податкової накладної виписують Додаток №1, що містить суми без ПДВ, і Додаток №2 призначений для реєстрування модифікацій кількості і вартості згідно з виписаними податковими накладними. На "МЕТ-ЕКСПО" даними додатками не користуються. (додаток 4)

Отримані податкові накладні виступають можливістю зменшення підприємством податкового зобов'язання по ПДВ, зберігаються на "МЕТ-ЕКСПО" протягом трьох років, реєстр формується вручну, дані по накладним неодмінно вносяться у програму 1С:Підприємство(додаток 5).

З банківської документації підприємство використовує платіжні доручення, що містить дані про платника, банк платника, одержувача, банк одержувача, розрахунковий рахунок, призначення платежу, суму плати.(додаток 6) Для оформлення платіжного доручення на сплату податків чи інших обов'язкових платежів необхідно задати прапорець Сплата податку/відрахування і вибрати реквізит податку з довідника Податки/відрахування. Платіжне доручення не формує проводки, для цього призначений документ - Банківська виписка. Дані в документ вносять на підставі отриманих з банку даних про фактичний рух коштів на банківському рахунку.

На підприємстві працює 8 найманих працівників, оформлення нарахування і видачі заробітної плати проводиться у бухгалтером щомісячно. Бухгалтер оформлює документацію по нарахуванню і видачі заробітної плати, розрахункові листи по заробітній платі для кожного працівника "МЕТ-ЕКСПО".(додаток 7)

Для введення початкових залишків по зарплаті, формування розрахункових листів по зарплаті, розрахунково-платіжних і платіжних відомостей використовують документ Нарахування зарплати. За його допомогою автоматично формують відрахування до соціальних фондів.

Вікно документа має такий самий вигляд, як і більшість документів в 1С та складається з заголовної і табличної частин. Заголовна частина в закладці Основні містить дату, номер документа, вид виплати, рахунок оплати праці, кількість робочих днів, примітки і середньоспискову чисельність працівників. Заголовна частина в закладці Додатково містить дані про вид затрат у разі нарахування зарплати і відрахувань з неї. Таблична частина містить дані про прізвище співробітника, кількість відпрацьованих днів, оклад, лікарняні, відпускні та ін. Таблична частина заповнюється автоматично за допомогою кнопки Заповнити. За допомогою вікна вибору друкованої форми, яка відкривається шляхом вибору кнопки Друк, можна сформувати розрахунковий лист по зарплаті, розрахунково-платіжні і платіжні відомості.

Для відображення призначений документ Виплата зарплати, який не лише формує платіжні відомості, але і створює проведення. Діалогова форма містить заголовну і табличну частини. Заголовна містить дату, номер документа, вид виплати, рахунок оплати праці, період, % виплати та ін дані. Таблична - дані про прізвище співробітника, сума виплати. Таблична частина заповнюється автоматично за допомогою кнопки Заповнити. Крім того, оформляється видатковий касовий ордер виплаченої згідно платіжної відомості зарплатні.

Для ведення прибуткових касових операцій призначений документ Прибутковий касовий ордер. Він дає змогу вводити декілька різних за змістом операцій: надходження грошей з підзвіту, оплата замовлення покупцем, надходження грошей з банку та інші операції. Усі реквізити діалогового вікна документа розділені на декілька груп. У групі каса необхідно вибрати касу з довідника Рахунки нашої фірми і черговий номер ордера. У групі Аналітика, перша подія містяться реквізити для вибору відповідного рахунка, аналітики за ним і за ПДВ. Значення Субконто вибирають з довідника Співробітники, Рахунки нашої фірми або Контрагенти. Для оприбуткування коштів отриманих від покупця призначена кнопка "...", яка дозволить відкрити журнал Вибір журналу контрагента. Для реквізиту Видаток (дохід) групи Валові прибутки/видатки можливі три варіанти значень: "+" - операція зачисляється до валових доходів, "-" - операція зачисляється до валових витрат, "0" - не зачислювати ні до доходів, ні до видатків. Для реквізиту Субконто значення вибирають з довідника і задають відповідну аналітику. У цій же групі з запропонованого списку вибирають значення реквізиту Вид надходження грошей.

Видаткові операції з касою здійснюються на основі Видаткового касового ордера, робота з яким аналогічна Прибутковому касовому ордеру.

Спеціалізований касовий звіт Касова книга (додаток 7) складається на основі ведених у журнал Каса прибуткових і видаткових касових ордерів. Для формування Касової Книги необхідно вибрати касу з довідника Рахунки нашої фірми. Книга дає змогу сформувати документи згідно з інструкцією про ведення касових операцій.

Підприємство використовує у своїй діяльності, як орендовані, так і власні основні засоби. Орендованим є приміщення під офіс і автомобіль КАМАЗ, облік по даним об'єктам не ведеться. Власні основні засоби підприємство обліковує у відповідності до вимог чинного законодавства, проводить нарахування амортизації податковим методом. Інвентаризація, модернізація і ремонти на "МЕТ-ЕКСПО" не проводяться. Введення основних засобів в експлуатацію проводиться за допомогою документа Введення в експлуатацію. Діалогову форму заповнюють з заголовної частини шляхом встановлення позначки навпроти напису Введення у експлуатацію необоротних активів та вибору місця зберігання активу і виду активу. Таблична частина містить основну інформацію про актив, яка потім переноситься до ОЗ-1. Для нарахування амортизації призначений документ Нарахування зношеності, що заповнюється на основі довідника Необоротні активи. Метод нарахування амортизації для кожного об'єкта задають у відповідному реквізиті. Підприємство використовує податковий метод нарахування амортизації лише для виробничих фондів по окремих групах об'єктів. Норми амортизації зазначаються у довіднику Податки і відрахування. (додаток 8)

Інші операції на підприємстві представлені авансовим звітом, затвердженим наказом ДПА України від 19 вересня 2003 року №440. Одержання підзвітними особами готівки і проведення її до каси забезпечують документи Прибутковий касовий ордер та Видатковий касовий ордер. Авансовий звіт складається з заголовної і табличної частини. Заголовна частина містить дані про номер і дату документа, співробітника, валюту звіту, курс валюти, вид ПДВ, місце зберігання і призначення платежу. Таблична частина - дані про дату початку і кінця, рахунок зачислення поточної витрати, аналітику рахунка, довідкову інформацію, ціну і суму без ПДВ, суму з ПДВ, ознаку проведення документа, ознаку зачислення видатку до складу валових, аналітику за валовими видатками.(додаток 9)

Важливим документом у процесі діяльності "МЕТ-ЕКСПО" виступає документ Фінансові результати, який призначений для закриття всіх рахунків доходів і видатків, тобто рахунків 7 і 9 класу, на відповідні субрахунки 79 рахунку "Фінансові результати". Документ виконує такі операції: закриття рахунка обліку загальновиробничих витрат (91 рах) і закриття всіх рахунків обліку доходів і видатків (рахунків 7 і 9 класу) на відповідні субрахунки 79 рахунку. Кожній з цих операцій відповідає певний режим роботи документа, який вибирають у вікні діалогової форми Етап визначення фінансових результатів.

Закриття рахунка обліку загальновиробничих витрат (91 рах) відбувається під час проведення документу в режимі Закриття загальновиробничих витрат. Алгоритм розподілу затрат потребує введення на закладці Додатково таких реквізитів: норм. база розподілу, поточна база розподілу, норм. сума пост. витрат. У випадку проведення в режимі Визначення фінансового результату документ формує проведення закриття усіх рахунків обліку доходів і видатків (рахунків 7 і 9 класу) на відповідні субрахунки 79 рахунку.

Для відображених введених документів призначений однойменний журнал Фінансові результати. Залишки і обороти по рахунках аналітичного обліку за субрахунком Види витрат можна переглянути за допомогою звітів Оборотно - сальдової відомості, Аналіз субконто.

Похожие статьи




Підрозділ 2.3 Автоматизація первинного обліку - Загальні принципи та особливості організації інформаційних систем обліку на малих підприємствах

Предыдущая | Следующая