Організація зберігання документів - Організація бухгалтерського обліку на підприємстві

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, уста-нови працівникам інших структурних підрозділів може провадитися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бух-галтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійсне-но тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, про-куратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформ-люється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійсню-ють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення.

Вимоги щодо зберігання на підприємствах бухгалтерських документів викладено у Положенні про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку (наказ Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995 р.).

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли оброб-ку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли оброб-ку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціаль-них приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, ме-талевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Порядок зберігання документів на машино зчитуваних носіях визначається вказівками з організації бухгалтерського обліку з викори-станням обчислювальної техніки.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, перепліта-ються і супроводжуються довідкою для архіву.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, ус-танови визначається згідно з "Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств", затвердженим Головним архівним уп-равлінням при Кабінеті Міністрів України №41 від 20.07.1998 р.

Граничні терміни зберігання конкретних бухгалтерських до-кументів в архіві підприємства показано в таблиці.

Таблиця Терміни зберігання бухгалтерських документів в архіві підприємства

Типи документів бухгалтерського обліку

Термін зберігання, років

Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них:

А) зведені річні

Постійно

Б) річні

Постійно

В) квартальні

3

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських та податкових записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.)

3

Особові рахунки робітників та службовців, студентів

75

Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (в тому числі на машинних носіях)

5

Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів

3

Довіреності на одержання грошових сум і товарно - матеріальних цінностей (у тому числі анульовані довіреності)

3

Облікові регістри (головна книга, журнали-ордери, розроблювальні таблиці та ін.)

3

Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості

3

Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів

3

Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних доручень та ін.

3

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію

3

Якщо вилучаються томи документів, які недооформлені (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присут-ності представників органів, які проводять вилучення, відповідні по-садові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, забезпечують підприємс-твам, установам за їх письмовим зверненням можливість зробити ви-писку, витяг, копію документів для видачі довідок за обставинами відповідно до законодавства.

У разі повернення вказаними органами документів, що були раніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства, установи та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих же томів, з яких до-кументи були вилучені та в яких знаходяться постанови про вилучен-ня, реєстр і копії таких документів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, обліко - вих регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розсліду-вання причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затвер-джується керівником підприємства, установи. Копія акта надси-лається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, ус-танова, а також державній податковій інспекції -- підприємствами та місцевому фінансовому органу -- установами в 10-денний термін.

Похожие статьи




Організація зберігання документів - Організація бухгалтерського обліку на підприємстві

Предыдущая | Следующая