ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ, Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами - Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами

Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Аудиторский проверка расчет подотчетный

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

    - приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов; - оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; - расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; - представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка подотчет.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные подотчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса". Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 "Касса".

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Таблица 1. Структура счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

По дебету

По кредиту

Сальдо начальное - это остаток долга подотчетного лица на начало периода

Сальдо начальное - это остаток долга подотчетному лицу на начало периода

Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу

Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица

Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода

Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной подотчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные подотчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", если они могут быть удержаны из заработной платы работника или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника.

При командировке работников за границу им выдается аванс, в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 "Касса" с кредита счета 52 "Валютный счет". Выданную подотчет валюту списывают со счета 50 №Касса" в дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 "Прибыли и убытки": положительную - на прибыль (дебет счета 71 - кредит счета 80), отрицательную - на убыток (дебет счета 80 - кредит счета 71).

Похожие статьи




ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ, Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами - Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами

Предыдущая | Следующая