Учет расчетов с подотчетными лицами
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются Подотчетными лицами.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
- 1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы; 2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат; 3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.
Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности.
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
- - приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов; - оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; - расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; - представительские расходы.
Тема расчетов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.
Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определенную значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.
При выдаче денежных средств организация обязана:
- - определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается; - получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства; - выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам; - запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому; - определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.[21,с.3]
Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.
В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.
Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т. д.
Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. [18, с. 72]
В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.
Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:
- - цель командировки; - кто направляется в командировку; - место командировки; - срок командировки; - какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке; - условия командировке за пределами России; - порядок оформления командировки; - порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.
Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные. [21, с.5]
В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. [34, с.53]
Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:
- - покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов; - осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства; - подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы; - участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды; - другими аналогичными нуждами.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. [24, с.117]
Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.
Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.
К представительским расходам относят расходы на:
- - официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий; - проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в переговорах; - транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно; - буфетное обслуживание во время переговоров; - оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. [25, с.39]
Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий. [26, с.44]
Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.[31, с.52]
Итак, предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно - хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.
Денежные средства выдаются под отчет на административно-хозяйственные расходы.
Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:
- - либо под отчет на хозяйственные и операционные расходы; - либо в порядке возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т. п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:
Если сначала выдаются денежные средства под отчет:
Дебет 71 Кредит 50(51)
- на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;
Дебет 10 Кредит 71
- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
Дебет 19 Кредит 71
- отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;
Дебет 50 Кредит 71
- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.
Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:
Дебет 10 Кредит 60
- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
Дебет 19 Кредит 60
- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;
Дебет 60 Кредит 71
- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
Дебет 71 Кредит 50
- погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.
Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесен сотрудником в кассу организации.
Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.
В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет. Поэтому практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой учета расчетов с подотчетными лицами.
Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.
Задача № 24
№ Операции |
Содержание операций |
Корреспонденция счетов |
Сумма | |
Дебет |
Кредит | |||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
1 |
Списаны материалы на производство |
20 |
10 |
156 000 |
2 |
Начислена заработная плата: | |||
Рабочим |
20 |
70 |
200 000 | |
Административно-управленческому персоналу цеха |
25 |
70 |
36 200 | |
3 |
Исчислен единый социальный налог по ставке 26 % |
70 |
69.1 |
61 412 |
4 |
Начислена амортизация по оборудованию цеха |
20 |
02 |
2000 |
5 |
Списаны общепроизводственные расходы |
20 |
25 |
455 612 |
6 |
Отразим выход готовой продукции по фактической себестоимости1 |
40 |
20 |
463 312 |
7 |
Готовая продукция оприходована на складе по учетным ценам |
43 |
40 |
520 000 |
8 |
Отражается разница между учетной стоимостью и фактической себестоимостью готовой продукции |
90.2 |
40 |
56 688 |
Использованная литература
- 1. Волков Н. Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет.-2000.-№4.-с.3-9 2. Абрамова Н. В., Сумкин А. С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2003.-№4.-с.72-78 3. Шорохова Н. А. Налогообложение доходов физических лиц при командировках за рубеж // Налоговый вестник.-2003.-№10.-с.52-55 4. Глинистый В. Д. Ответы на вопросы // Налоговый вестник.-2003.-№6.-с.112-118 5. Гущина И. Э. Бухгалтерский и налоговый учет представительских расходов организации.// Новое в бухгалтерском учете и отчетности.-2003.-№23.-с.39-46 6. Загарова Н. А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2003.-№3.-с.43-44 7. Старостин С. Н. О представительских расходах // Консультант.-2002.-№15.-с.50-56
Похожие статьи
-
Учет расчетов с подотчетными лицами - Учет расчетов с подотчетными лицами
Бухгалтерский учет подотчетный баланс Подотчетными лицами Являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на...
-
Учет расчетов с подотчетными лицами - Бухгалтерский учет на предприятии
Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие командировочные,...
-
Учет подотчетных сумм - Учет денежных средств
Помимо выплаты з/п пр-е выдает ден. средства наличными из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на командировочные расходы, на...
-
Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетными лицами могут быть работники организации, получившие денежные средства на различные хозяйственные нужды...
-
Понятие, объекты, задачи и принципы учета расчетов с подотчетными лицами, с персоналом по прочим операциям Подотчетные лица - это физические лица,...
-
ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА Основные правила ведения бухгалтерского учета регламентированы Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении...
-
Учет расчетов с подотчетными лицами - Учет денежных средств на счетах в банке
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ,...
-
При осуществлении хозяйственной деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные расходы, на...
-
В процессе деятельности ИП Хошабаев может выдавать работнику наличные денежные средства под отчет для предстоящих командировочных расходов, для оплаты...
-
Учет денежных средств и расчетов Для ведения кассовых операций в штате ООО "Мебель-профи" предусмотрена должность бухгалтера-кассира, который несет...
-
Учет расчетов с подотчетными лицами - Вопросы для подготовки к экзамену по бухгалтерскому учету
Подотчетные лица - сотрудники орг-ции получающие ден ср-ва из кассы на мелкие хоз-ные расходы или командировку. Список подотчетных лиц устанавливается...
-
Учет расчетов по заграничным командировкам - Оформление и учет зарубежных командировок
Оформление и учет зарубежных командировок Служебная командировка - поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного...
-
Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по прочим операциям Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета...
-
1. Основные принципы организации учета денежных средств и расчетных операций. 2. Учет денежных средств на расчетном счете в банках. 3. Учет денежных...
-
Проверим наличие распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в ООО "Газлайн" (таблица 7). Таблица 7 -...
-
По расчетам с работниками выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. Для проверки выдачи...
-
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам....
-
Учет подотчетных сумм - Организации финансового учета на предприятиях
Помимо выплаты зарплаты предприятие выдает наличными из кассы также подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на командировочные расходы и...
-
Каждый хозяйственный факт, совершающийся на предприятии, обязательно должен находить свое отражение в бухгалтерском учете, а это возможно, если он будет...
-
Вопросы учета расчетов в экономической литературе - Расчеты с подотчетными лицами и персоналом
Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них...
-
Учет подотчетных сумм - Определение текущих активов, учет и контроль за бухгалтерской деятельностью
Учет подотчетных сумм формируется на счете 1250 "краткосрочная дебиторская задолженность работников". Если расходы нельзя оплатить безналичным путем или...
-
Введение - Расчеты с подотчетными лицами и персоналом
Развитие коммерческих связей торговых организаций с российскими и иностранными партнерами приводит к неизбежности командировочных и представительских...
-
Для обобщения информации о расчетах по операциям с дебиторами и кредиторами, предназначен активно-пассивный счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и...
-
Заключение - Расчеты с подотчетными лицами и персоналом
При ведении расчетов с подотчетными лицами организация преследует следующие цели: -установление партнерских отношений с другими организациями в целях...
-
Страхование может быть добровольное, действующее на основе договора между страхователем и страховщиком, и обязательное, действующее в силу закона. Между...
-
Страхование может быть добровольное, действующее на основе договора между страхователем и страховщиком, и обязательное, действующее в силу закона. Между...
-
Учет расчетов и текущие обязательства - Учетная политика ООО "Классик Альфа +"
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками. К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности,...
-
Учет расчетов с работниками по предоставленным займам - Расчеты с подотчетными лицами и персоналом
Гражданин, желающий совершить крупную покупку, но не имеющий достаточных для этого средств, может взять банковский кредит. Но зачастую привлечение...
-
Трудовое законодательство выделяет следующие основные виды оплат, которые могут начисляться в соответствии с принятыми в организации формами и системами...
-
Учет расчетов по товарным и нетоварным операциям - Учет денежных средств
В результате хоз. деят-ти пр-ем производятся расчеты по тов. и нетов. оп-циям. Расчеты по тов. оп-циям производятся пр-ем в случае, если пр-е является...
-
Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем...
-
К документам, регулирующим внутренний контроль на предприятии ООО "Газлайн" относятся: - Приказ по учетной политике предприятия; - Должностные инструкции...
-
Аналитический учет расчетов по заработной плате ведется: по каждому работнику; видам начислений; источникам выплат; структурным подразделениям; видам...
-
Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками может быть подразделен на первичный, аналитический и синтетический. Такое подразделение учета необходимо для...
-
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, перед составлением годового отчета организация обязательно должна...
-
Синтетическими (обобщающими) счетам в бухгалтерии принято называть такие счета, которые дают обобщенные показатели по экономически однородным группам...
-
В условиях перехода к системе рыночного хозяйствования в соответствии с изменениями в экономическом и социальном развитии страны существенно меняется и...
-
Предельный размер расчетов наличных денежных средств - Учет денежных средств на счетах в банке
Во всех случаях при расходовании наличных денег предприятиям необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами. Письмом ЦБ ПМР от 7...
-
Понятие, виды, формы и субъекты расчетов Расчеты Ї выполнение денежных обязательств. На рисунке 1.1 представлены существующие формы расчетов. Рассмотрим...
-
Деловые взаимоотношения между предприятиями могут быть связаны с поставками товаров и других материальных ценностей, с выполнением различных работ и...
Учет расчетов с подотчетными лицами