Организация документооборота операций с подотчетными лицами на предприятии ООО "Газлайн" и анализ учета - Анализ системы учета расчетов с подотчетными лицами по приобретению товарно-материальных ценностей в ООО "Газлайн"

Каждый хозяйственный факт, совершающийся на предприятии, обязательно должен находить свое отражение в бухгалтерском учете, а это возможно, если он будет документироваться. Документация необходима для осуществления оперативного управления хозяйственной деятельностью и осуществления контрольных функций.

Бухгалтерский учет в ООО "Газлайн" ведется при использовании журнально-ордерной формы учета с применением электронных вычислительных машин. Автоматизированная форма бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ориентирована на ввод и обработку информации, представленной в первичных документах с использованием средств вычислительной техники. На основе первичных документов формируется база данных в компьютере. Первичные документы на ООО "Газлайн" оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности.

К первичным документам по операциям с подотчетными лицами относятся авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (товарные чеки, кассовые чеки, расходные кассовые ордера по выданным подотчетным суммам, акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм и другие первичные учетные документы, которые являются унифицированными). К бухгалтерскому учету у подотчетных лиц принимаются первичные учетные документы в том случае, если они составлены по форме, утвержденной Госкомстатом РФ.

Основными этапами документооборота по расчетам с подотчетными лицами в ООО "Газлайн" являются:

    - составление и оформление документов (Авансовые отчеты с оправдательными документами, расходные кассовые ордера, приходные кассовые ордера); - прием документов бухгалтерией; - обработка и использование документов для дальнейших учетных записей; - передача документов в архив.

Все необходимые документы обычно составляют ответственные лица, в сроки, установленные графиком документооборота. График документооборота на предприятии ООО "Газлайн" отсутствует, что является отступлением от общепринятых норм. Оформление графика документооборота рекомендуется выполнить в виде перечня по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроками выполнения этих работ. Работники ООО "Газлайн", имеющие отношение к учету создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности в рамках должностной инструкции. Контроль за соблюдением исполнителями должностных инструкций осуществляет главный бухгалтер. После использования документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приемке документов бухгалтер проверяет правильность их оформления, их соответствие установленным требованиям. Принятые документы бухгалтер сначала проверяет по существу, т. е. устанавливает законность совершенных операций, их соответствие нормативным актам и действующим инструкциям, затем проверяет их по форме. После этого производится арифметическая проверка авансовых отчетов и других документов по учету расчетов с подотчетными лицами, которая выявляет правильность вычислений и итоговых подсчетов. После проверки бухгалтер обрабатывает документы, т. е. определяет корреспондирующие счета по каждому документу.

Первичные учетные документы, содержащие достоверные данные, служат основанием для записи в учетные регистры. Учетные регистры по своей сути являются сводными, накопительными документами, в которых формируется и обобщается информация из разных первичных документов. Они предназначены для равномерного (ежедневного) накопления и обобщения в целом за отчетный период учетной информации и, следовательно, сокращения затрат времени на составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. Такими документами по учету расчетов с подотчетными лицами являются журнал регистрации авансовых отчетов, главная книга, журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

Одним из важнейших условий оформления документации по расчетам с подотчетными лицами в ООО "Газлайн" является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В связи с этим документы на хозяйственные факты имеют обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Так, например, выдача наличных денег под отчет работнику из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2, имеющим определенную нумерацию, подписанным руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными).

Предоставленный подотчетным лицом авансовый отчет (приложение 1) с приложением оправдательных документов, подтверждающих факт оплаты товара, принимается к учету в том случае, если он содержит следующие реквизиты:

Наименование документа;

Дату составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Содержание хозяйственной операции;

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц

Срок предоставления авансовых отчетов в ООО "Газлайн" установлен в Приказе по учетной политике предприятия - в течение 1 года с даты получения подотчетным лицом денежных средств из кассы предприятия. Все подотчетные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов.

Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

На предприятии для учета расчетов с подотчетными лицами учетными регистрами аналитического и синтетического учета служат журнал-ордер 7 (приложение 2) и анализ счета 71 (приложение 3). Обобщение годовых итогов, отраженных в журналах ордерах и ведомостях, производится в оборотно-сальдовой ведомости, данные которой используются при составлении годовой отчетности.

В отчетности предприятия расчеты с подотчетными лицами могут отражаться в составе двух статей "дебиторская задолженность" и "кредиторская задолженность", так как счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" активно-пассивный и имеет развернутое сальдо. В составе статьи "дебиторская задолженность" (строка 240) актива бухгалтерского баланса суммы расчетов с подотчетными лицами отражаются, если счет 71 имеет дебетовое сальдо. Соответственно, если счет 71 имеет кредитовое сальдо, то сумма расчетов с подотчетными лицами отражается в пассиве бухгалтерского баланса по статье "кредиторская задолженность" (строка 620 формы №1).

Похожие статьи




Организация документооборота операций с подотчетными лицами на предприятии ООО "Газлайн" и анализ учета - Анализ системы учета расчетов с подотчетными лицами по приобретению товарно-материальных ценностей в ООО "Газлайн"

Предыдущая | Следующая