Учет расчетов с подотчетными лицами - Организация бухгалтерского учета на предприятии ООО "Ойл-Трейд"

При осуществлении хозяйственной деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные расходы, на операционные и хозяйственные расходы.

Указанные денежные средства выдаются из кассы под отчет работникам организации, т. е. работники в последующем должны представить отчет об из расходованных суммах с приложением оправдательных документов.

Работники, получающие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами.

Выдача подотчетных сумм и представление отчетности по их использованию осуществляются в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40.

Основанием для выдачи подотчетных сумм являются приказы руководителя организации или командировочные удостоверения.

Подотчетные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому лицу запрещается.

Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы.

Расходование подотчетных сумм на иные, не указанные целине допускается.

По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих факт расходования и целевого использования денежных средств.

Авансовый отчет подается по установленной унифицированной форме № АО-1 "Авансовый отчет", проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем организации.

На основании данных, отраженных в авансовом отчете, бухгалтерия списывает с подотчетного лица, фактически израсходованные денежные средства.

Выданные, ноне из расходованные подотчетным лицом суммы, подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером.

В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером.

Учет расходов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Выдача подотчетных сумм работникам отражается по дебету счета71 "Расчеты с подотчетными лицами" в корреспонденции с кредитом счетов по учету денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и учета приобретенных ценностей или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

При сдаче авансового отчета работник представил товарные и кассовые чеки, подтверждающие приобретение канцелярских товаров на сумму950 руб. Остаток в сумме50 руб. возвращен в кассу организации.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, переносятся с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В случае если работник отказывается своевременно возвратить остаток неизрасходованной подотчетной суммы, администрация организации может произвести его удержание из суммоплаты труда работника.

Не возвращенные в установленный срок подотчетные суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в случае, когда они могут быть сразу же удержаны из оплаты труда работника.

В случае когда не возвращенные в установленный срок подотчетные суммы не могут быть сразу же удержаны из оплаты труда работника, они предварительно списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"). Затем эти суммы удерживаются из заработной платы работника, что отражается записью по дебету счета70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"и кредиту счета 73.

При отправлении транспортного средства до24 часов включительно днем отъезда, а командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее -- последующие сутки.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании.

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

Похожие статьи




Учет расчетов с подотчетными лицами - Организация бухгалтерского учета на предприятии ООО "Ойл-Трейд"

Предыдущая | Следующая