Аудит трудових ресурсів на підприємстві - Методика, організація та облік аудиту та аналізу трудових ресурсів на підприємстві

Аудит поряд з плануванням, регулюванням, обліком і аналізом є однією з функцій управління будь-якого економічного суб'єкта. Однією з ланок системи контролю виступає фінансовий контроль. Його призначенням є забезпечення дотримання законодавства у процесі формування та використання фінансових ресурсів, оцінка економічної ефективності фінансово-господарських операцій у всіх ланках економіки.

Аудит використання трудових ресурсів - періодично проводиться система заходів щодо збору інформації, аналізу та оцінки ефективності діяльності підприємства з організації праці та регулювання соціально-трудових відносин. Об'єктом аудиту у трудовій сфері є трудовий колектив, персонал підприємства, його діяльність. З метою аудиту проводиться аналіз показників діяльності підприємства, що характеризують результативність функціонування трудового потенціалу, ефективність організації соціально-трудових відносин, ефективність систем мотивації та оплати праці, раціональність методів оцінки праці, ефективність організації праці, розподілу робіт, ефективність використання робочого часу і т. д.

Проведення аудиту у трудовій сфері передбачає організацію роботи в кілька етапів. На першому, підготовчому, етапі визначаються мета перевірки, форми її здійснення, підбирається персонал для її проведення. На другому етапі проводиться збір інформації. Третій етап полягає в систематизації, аналізі, оцінці інформації, підготовці пропозицій по раціоналізації діяльності підприємства в трудовій сфері. Четвертий етап присвячений оцінці ефективності контролю у трудовій сфері.

Контроль розрахунків по оплаті праці відіграє важливу роль у системі як внутрішнього, так і зовнішнього аудиту. Це пов'язано з тим, що облік праці і заробітної плати є трудомістким, потребує уваги і концентрованістю, оскільки пов'язаний з обробкою великої кількості первинної інформації, має багато однотипних операцій, здійснення яких потребує багато часу.

Під час проведення аудиту розрахунків з оплати праці слід використовувати такі джерела інформації: трудове законодавство, Кодекс законів про працю, законодавчі акти про підприємство і підприємництво, розрахунково-платіжні відомості, розрахункову відомість, платіжну відомість, особистий рахунок, нормативно-довідкову інформацію з обліку праці та заробітної плати, первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, акти перевірок, накази, картки, особисті справи робітників, трудові договори та контракти, відомості обліку, нормативні документи для нарахування заробітної плати, відпускних та інші документи щодо об'єкта дослідження, табелі, наряди, головну книгу, баланс. Вивчаються всі документи, які додаються до журналу, відомості, на основі яких складаються бухгалтерські проводки, як за дебетом, так і за кредитом рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці".

Таблиця 2.5 - Загальний план аудиторської перевірки розрахунків з оплати праці та інших виплат працівникам

Етапи	Період застосування	Мета	Методи
Підготовчий	На початку аудиту, при плануванні та на протязі усієї перевірки, при корегуванні планової документації	Краще розуміння системи трудових відношень підприємства; Виявлення невірно відображених фактів у звітності; Визначення потенційних областей підвищеного ризику: Оцінка ефективності політики планування використання трудових ресурсів та оплати праці	Методи, що не пов'язані з розрахунками, які допускають використання загальних знань у сфері бухгалтерського обліку, поряд з достатнім розумінням системи контролю та обліку, а також специфіки політики управління трудовим потенціалом, що дозволить зробити попередні висновки щодо повноти, точності взаємозв'язків суміжних показників
Детальна перевірка	У процесі здійснення незалежних тестів по суті (оборотів та сальдо рахунків 47, 65, 66, 81)	Отримання аудиторських доказів, які забезпечують необхідний рівень впевненості в ефективності системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю розрахунків за виплатами робітникам та пов'язаним з ними нарахуваннями та витратами на виплати робітникам, на підставі яких аудитор зможе зробити висновки щодо зниження аудиторського ризику до прийнятного рівня	В цілму методи порівняння показників з розрахованими аудитором, процентні методи та метод балансової зв'язки; шляхом зіставлення з іншими відомими показниками
Завер-шальний	При аналізі виявлених відхилень, виконанні аналізу ефективності та підготовки аудиторського заключення	Підтвердження висновків, сформованих за результатами аудиторських процедур по суті на етапі детальної перевірки; визначення показників ефективності використання трудових ресурсів підприємства	Логічний аналіз та оцінка отриманої аудитором інформації, яка може підтвердити попередньо зроблені висновки або виявити сфери для здійснення додаткових процедур. Розповсюдження даних при виборі на всю сукупність, що перевіряється. Розрахунок найважливіших показників ефективності

Основними завданнями аудиту розрахунків з оплати праці є:

- підтвердження достовірності нарахувань та виплат робітникам і службовцям, відображення даних процесів в обліку; - з'ясування законності та повноти утримань із заробітної плати та інших виплат працівникам на користь підприємства, інших суб'єктів; - перевірка організації аналітичного обліку розрахунків з оплати праці та взаємозв'язку аналітичного та синтетичного обліку; - оцінка заходів, які проводить адміністрація з метою своєчасного погашення заборгованості перед працівниками.

В таблиці 2.5 наведено загальний план аудиторської перевірки розрахунків з оплати праці та інших виплат працівникам.

Чинне законодавство надає підприємствам і організаціям право самостійно вибирати і встановлювати системи оплати праці, які вони вважають найбільш доцільними в конкретних умовах роботи. Система, форма оплати праці, розміри тарифних ставок, окладів, система преміювання фіксуються в трудовому договорі та інших актах, що видаються на підприємстві (наприклад, в обліковій політиці організації). Про будь-які зміни в умовах оплати праці, або про введення нових умов адміністрація підприємства зобов'язана попередити працівника не пізніше, ніж за два місяці.

Ефективність використання персоналу організації багато в чому залежить від повноти використання фонду робочого часу. Аналіз використання фонду робочого часу проводиться по кожній категорії працівників, по кожному виробничому підрозділу і в цілому по підприємству.

Під час контролю використання трудових ресурсів і розрахунків з оплати праці використовуються різні методи і методичні прийоми: перерахунок, перегляд, оцінка фактичної наявності, зіставлення, оцінка. Для перевірки розрахунків з оплати праці застосовують методи зіставлення даних бухгалтерського обліку з первинними документами (оклади, затверджені в штатному розкладі, і фактичні нарахування, табель обліку робочого часу і розрахунок зарплати), перерахунки (аудитор перераховує суми, які були утримані, і порівнює з нормами чинного законодавства) тощо. Також існують певні способи перевірки документів.

Наприклад, первинні документи, які є основою для нарахування і виплати заробітної плати (табелі, розрахунково-платіжні відомості) вивчаються комбіновано, тобто суцільним і вибірковим способом.

Починаючи перевірку розрахунків за оплати праці, аудитор повинен з'ясувати, які форми і системи оплати праці застосовуються на даному підприємстві, чи має підприємство внутрішні положення про оплату праці робітників, колективному трудовому договорі, списковий та середньооблікова склад, як організовано облік розрахунків з оплати праці (зміст і кваліфікація бухгалтерів, забезпеченість нормативними матеріалами, хто здійснює контроль за їх роботою, автоматизовані ці ділянки), обмежений чи склад працівників, які отримують готівку на господарські та інші витрати, чи здійснюється на підприємстві видача позик робітникам, продаж товарів у кредит, і як оформлені ці операції. Для того, щоб отримати загальну картину та відповіді на ці питання, можна провести тестування внутрішнього контролю й обліку по даному розділу перевірки.

Достовірність зроблених робочим нарахувань заробітної плати (премій, матеріальної допомоги, подарунків тощо) перевіряються зазвичай вибірково. Для цього включають дані за різними категоріями робітників або адміністративного персоналу (керівників, спеціалістів), за основними видами нарахувань, (питома вага, яких, як правило, перевищує 5% від загальної суми заробітної плати) та різними періодами часу (звичайно за один місяць кожного квартал). Перевіряються розрахункові та платіжні відомості, особові рахунки співробітників, а також первинні документи (табеля обліку робочого часу, наряди тощо), на основі яких здійснюються нарахування заробітної плати. Потрібно звернути увагу на правильність заповнення цих документів, відповідність їх заповнення чинному законодавству та нормативним документам.

Після тестування аудитор розробляє програму перевірки, згідно з якою здійснюється детальне вивчення операцій. Приклад тестів засобів контролю наведено у таблиці 2.6.

Таблиця 2.6 - Тести засобів контролю

№	Зміст	ТАК	НІ
1	2	3	4
1.	Чи застосовуються уніфіковані первинні документи з обліку особового складу:
А)	Особисті картки на працюючих (№ Т-2)	+
Б)	Наказ (розпорядження) про надання відпустки (№ Т-6)	+
В)	Наказ про переведення на іншу роботу (№ Т-5)	+
Г)	Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору	+
1.1.	Чи ведуться на працівників трудові книжки	+
2.	У документах, які не є уніфікованими, чи є обов'язкові реквізити:
А)	Найменування документа	+
Б)	Дата складання	+
В)	Найменування склала його організації	+
Г)	Зміст господарської операції	+
3.	Чи заповнені обов'язкові реквізити в документах	+
4.	Чи є незасвідчені виправлення в документах	+
5.	Чи існує наказ керівника про перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів	+
6.	Чи є всі документи, що підтверджують правильність нарахування заробітної плати (накази, договори, контракти, справжність первинних документів, обсяг виконаних робіт)	+
7.	Чи правильно складено штатний розклад і оплата праці за штатним розкладом	+
8.	Чи правильні утримання із зарплати	+
9.	Чи обгрунтовані нарахування премій, винагород, відпускних, підйомних; чи є підтверджують ці нарахування документи (рішення, накази)	+
10.	Чи достовірні і чи правильно складені первинні документи	+
11.	Чи не включені в табель та інші документи вигадані особи	+
12.	Чи не було повторного нарахування сум за раніше оплаченими документами	+
13.	Чи немає в первинних документах і розрахункових відомостях арифметичних помилок	+
14.	Чи використовуються у всіх випадках типові документи та реєстри обліку	+
15.	Чи правильно відображаються на рахунках операції з нарахування та утримання із заробітної плати	+
16.	Чи дорівнюють запису аналітичного обліку по рахунках 66 і 37 в частині розрахунків за виконавчими листами депонованої зарплати	+
17.	Організовано чи архівне зберігання документів по аналітичному обліку з працівниками	+
18.	Чи застосовуються ПК при розрахунку заробітної плати і утримань з неї	+

Послідовність вивчення господарських операцій щодо використання трудових ресурсів і розрахунків з оплати праці можна відобразити так: особові картки, договори, контракти, документи обліку особового складу, записи на рахунках бухгалтерського обліку, розпорядження, накази про прийняття на роботу, звільнення, відпустки, документи з обліку вироблення і відхилень, звітність по праці, документи, які є підставою для додаткової оплати, розрахункові відомості і платіжні відомості.

Важливими показниками, які досліджує аудитор, є продуктивність праці, рівень та сума заробітної плати. Вивчаються організація та ефективність праці, правильне застосування нових умов оплати праці робітникам, контроль за використанням фонду оплати праці, економічна обгрунтованість тривалості робочого дня і норм виробітку.

Під час перевірки первинних документів установлюється повнота заповнення усіх реквізитів, наявність відповідних підписів уповноважених осіб, які відповідають за облік виконаних робіт, відсутність у документах виправлень.

Аналізуючи наряди на відрядну роботу за датами їх видачі потрібно зіставити прізвища робітників у нарядах та в табелях обліку робочого часу з даними обліку особового складу. Необхідно проконтролювати, чи немає випадків включення до їх числа підставних осіб, повторного нарахування сум раніше оплачених за первинними документами. Методом арифметичного контролю встановлюються помилки в підрахунках у первинних документах або у розрахункових відомостях.

Звертається увага на правильність оформлення та нарахування різних виплат робітникам. До них відносять виплати стимулюючого характеру (премії, винагороди за підсумками роботи за рік), виплати компенсуючого характеру (надбавки та доплати за роботу в нічний час, понаднормові), виплати за невідпрацьований час (оплата чергових і додаткових відпусток, тимчасової непрацездатності тощо), оплата простоїв, браку. Необхідно враховувати, що нарахування премій має бути затверджено наказом керівника, обумовлено в колективному договорі, контракті).

Доплати у зв'язку з відхиленням від нормальних умов праці оформляються нарядами на відрядну роботу, в яких показують Додаткові технологічні операції, не передбачені технологічним процесом.

Під час перевірки правильності виплат допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю необхідно звернути увагу на лікарняний листок, який є основою для нарахування такої виплати. Листок обов'язково повинен бути оформлений підписами і печаткою лікарні. Також необхідно перевірити стаж роботи працівника (відсоток від основної заробітної плати, згідно з яким визначають розмір допомоги, розраховується виходячи зі стажу роботи).

Приділяється увага перевірці виплат за договорами підряду та іншими договорами цивільно-правового характеру (комісії, доручення, оренди майна у фізичних осіб тощо). Необхідно з'ясувати, чи дійсно виконувалася така робота, і виконувалась вона саме цією людиною. Встановлюється правильність оформлення договорів, економічна цілеспрямованість та правильність їх укладення, правильність розрахунків за договорами, відрахування податків (обов'язкові виплати до пенсійного фонду у відповідному розмірі відсотка від суми винагороди і сплата податку з доходів фізичної особи) і відображення в обліку.

Перевіряючи правильність розрахунку середньої заробітної плати, необхідно визначити період, за який нараховується заробітна плата, виплати, які включаються до середньої заробітної плати, порядок розрахунку виплат за всіма випадками збереження заробітної плати і для надання допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю.

Одним з напрямків контролю є порядок нарахування середньої заробітної плати на час надання працівникам щорічної і додаткової відпустки або оплати їм компенсації за невикористану відпустку, відпусток у зв'язку з навчанням, виконанням ними державних громадських завдань у робочий час, переведенням працівників на іншу, легшу та нижчеоплачувану, роботу за станом здоров'я, у разі надання жінкам додаткових перерв для харчування дитини, службових відряджень, тимчасового переведення працівника у зв'язку з виробничою потребою на іншу, менш оплачувану посаду і в інших випадках, і відповідність чинному законодавству.

Досліджуючи правильність розрахунку середнього заробітку, слід враховувати, що в його суму включаються всі види оплат, крім оплати за роботу, яка виконувалася в надурочний час, у святкові дні, працівниками, які працюють за сумісництвом, за час, який фактично не було відпрацьовано, премії, які не входять до фонду оплати праці, та інші виплати, які мають тимчасовий характер.

Перевіряючи правильність нарахування оплати за поточний відпустку, важливо встановити, чи правильно визначено наказом підприємства тривалість відпустки і розрахована сума заробітку працівника до відпустки, а також середньомісячний і середньоденний заробіток, який є підставою для розрахунку. Необхідно з'ясувати причини ненадання відпустки в установлений термін, особливо матеріально відповідальним особам. Важливо вивчити вплив факторів порушення законодавства на результати діяльності підприємства. Так, ненадання відпустки працівникові і заміна її грошовою компенсацією є порушенням законодавства і призводить до перевитрати фонду оплати праці і споживання, а також до зловживань.

Вивчається також своєчасність і повнота утримань з нарахованої заробітної плати. Основна увага приділяється податку з доходу з фізичних осіб. Під час перевірки здійснюється арифметичний контроль сум утриманого податку.

Підтверджується законність застосування пільг, які передбачені чинним законодавством. Встановлюються випадки неутримання або часткових утримань податку з доходів із сум матеріальної допомоги, подарунків та компенсаційних виплат.

Далі встановлюється правильність зазначеної в облікових реєстрах кореспонденції рахунків та суми нарахованої заробітної плати і утримань з неї в обліковому періоді.

Досліджується відповідність аналітичного обліку по заробітній платі синтетичному обліку за рахунком 66 "Розрахунки з оплати праці". При цьому порівнюється залишок, який відображається в балансі за рахунком на 1-е число місяця, з даними розрахунково-платіжної відомості, а сума заборгованості за розрахунковою відомістю - з сумами платіжної відомості, за якою заробітна плата виплачена працівникам. На практиці мають місце випадки підроблення документів при виплатах заробітної плати робітникам. Потрібно впевнитися, чи отримали насправді зазначену суму грошей особи, які вказані в платіжній відомості. Особливо прискіпливо вивчають нарахування заробітної плати тимчасовим працівникам. Необхідно з'ясувати причину цих витрат й уточнити, чи не було випадків нарахування заробітної плати на основі підроблених документів, нарядів підставним особам. Встановлюється законність проведених операцій на відповідних рахунках. Необхідно перевірити відомість, за якою нараховувалася заробітна плата. При цьому звертається увага на загальні суми по кожному рядку як по горизонталі, так і по вертикалі. Під час такої перевірки можна виявити різні порушення, які викликані підробкою сум у розрахунково-платіжних відомостях.

Для аудитора дуже важливе знання найбільш поширених помилок і порушень, що зустрічаються при контролі розрахунків з оплати праці. Найбільш характерні помилки:

- не застосовуються типові форми первинних документів з оплати праці - утруднена перевірка даних; - не ведуться табеля обліку робочого часу (Т-2) - не можна перевірити правильність нарахування почасових та інших видів оплат; - включення в збутові витрати для цілей оподаткування оплати праці торгового персоналу - завищення валового доходу; - не включалися до сукупного доходу працюючих суми премій та виданих подарунків - заниження бази оподаткування з податку з фізичних осіб та інших видів утримань; - невірно вироблялося нарахування податку на доходи з фізичних осіб заниження податку на доходи фізичних осіб; - невірно розраховувалися суми по іншим видам оплат - заниження бази оподаткування.

Поряд з перевіркою аналітичних і синтетичних даних розрахунків з оплати важливе значення набуває робота з поліпшення організації цієї ділянки обліку. Для цієї мети можливо автоматизувати розрахунки з оплати праці, використовувати уніфіковані форми документів, уточнити правильність виконання розрахунків, застосовувати найбільш раціональні системи ведення аналітичного обліку по працюючих та ін

У ході контролю необхідно описати результати перевірки, виявити всі можливі недоліки і порушення за розрахунками з працівниками по заробітній платі.

З метою вдосконалення діючої практики обліку і контролю особлива увага повинна приділяється розвитку системи внутрішнього контролю. Тому в ТОВ "Теплогазохолодвод" необхідно вдосконалювати систему внутрішнього контролю по обліку праці і його оплати. Особливістю цієї системи має бути простота, наочність, і мобільність: основу системи повинні складати запитальники, табличні дані, які при змінах у чинному законодавстві можуть бути швидко відкоректовані. Цим забезпечується постійна достовірність і оперативність даних.

Отже, ефективна облікова система дає можливість керівництву належним чином виконувати свої обов'язки з контролю, забезпечення збереження активів, подання звітності та задоволення потреб чинного законодавства. Бухгалтерський контроль здійснює відділ внутрішнього контролю, охоплюючи роботу з метою перевірки, - щодо легальності, старанності та достовірності господарських операцій до їх здійснення або перед їх завершенням на підставі бухгалтерських документів, а також з метою перевірки правильності ведення бухгалтерського обліку. На нашу думку, вирішення проблеми контролю облікових записів є можливим завдяки створенню паралельних інформаційних потоків, які контролюють один одного і забезпечують достовірність облікових даних.

Практичне значення отриманих результатів полягає в тому, що основні положення щодо побудови раціонально сконструйованої належної системи внутрішнього контролю з ретельним чином певними об'єктами контролю, суб'єктами, взаємозв'язками, спрямована на запобігання негативних подій і сприяє ефективності функціонування та сталого розвитку окремого підприємства.

Врахування при впровадженні в практику діяльності вітчизняних промислових підприємств висловлених пропозицій і рекомендацій дасть можливість набагато оперативно і з меншими витратами здійснити реальні процеси побудови і розвитку належної системи внутрішнього контролю, що, безперечно, вплине на підвищення ефективності ведення господарства.

Аудит трудових ресурсів на підприємстві - Методика, організація та облік аудиту та аналізу трудових ресурсів на підприємстві

Похожие статьи