Организация оперативного хранения документов, Заключение - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ
Как было сказано выше, данная глава является разделом "Организации работы с документами" в Типовой инструкции. Инструкцию по делопроизводству РГГУ эта глава заключает.
С момента заведения и до передачи в архив Университета дела хранятся по месту их формирования. Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Порядок выдачи дел другим подразделениям описан в Инструкции РГГУ, как и в Типовой инструкции. Однако Инструкцией РГГУ не установлен срок нахождения дел у сотрудников структурных подразделений, в то время как в Типовой инструкции есть указание на то, что дела выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца. После истечения данного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Можно заключить, что в полной мере определены подробности оперативного поиска и процедуры выдачи дел.
Заключение
Целью курсовой работы был анализ инструкции по делопроизводству Российского государственного гуманитарного университета на основе сравнения с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
В первой главе сделана характеристика общих и различных черт Инструкций. Выявлены некоторые расхождения в структуре документов, содержании отдельных глав. Определены и общие стороны нормативных документов: отсутствие несоответствий в главе "Общие положения", схожее тематическое построение материала. Обе инструкции подчеркивают необходимость организации, ведения и совершенствования системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методического руководства и контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях, - все эти вопросы находят отражение в деятельности службы ДОУ.
Последующие главы посвящены пошаговому анализу отдельных аспектов организации документооборота и ведения делопроизводства в целом.
При характеристике состава реквизитов документов, создаваемых в РГГУ, нельзя не заметить некоторую хаотичность в их последовательности, что приводит к нарушению целостного восприятия данной темы. Кроме того, как неоднократно было заявлено, отсутствие описания отдельных реквизитов свидетельствует о недостаточности нормативного обеспечения. Следует отметить, что Инструкция РГГУ практически ничего не упоминает об электронных документах, электронной копии, правилах создания и обращения с документами такого рода.
Детально прописан порядок создания и оформления организационно-распорядительных документов, а также служебных писем, протоколов, справок. Многие положения Типовой инструкции расширены в Инструкции РГГУ: уточнены виды приказов, правила составления протоколов и пр.
Что касается организации документооборота в Университете, то данная тема раскрыта не в полной мере. Несмотря на выраженный акцент Инструкции на определения документооборота как движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, досконально рассмотрена лишь процедура обработки и распределения поступающих документов. Работа с внутренними документами, учет их количества, обработка отправляемых документов, - эти вопросы не затронуты в анализируемой Инструкции.
Технология регистрации, налаживание системы контроля исполнения документов отражены в достаточной степени.
Смущение вызывает несоответствие количества экземпляров номенклатуры дел (глава "Номенклатура дел"), выявленное в ходе анализа Инструкций. Налицо расхождения в сроках, структуре, составе реквизитов дел. Данное обстоятельство объясняется локальным характером действия Инструкции РГГУ, возможностью отхода от отдельных положений Типовой Инструкции.
Вопросы оперативного хранения, предархивной обработки, сдачи документов в архив подробно рассмотрены Инструкцией. Однако неясно, с какой целью глава "Организация оперативного хранения документов" вынесена в заключение Инструкции, в то время как Типовая инструкция включает этот раздел в главу "Номенклатура дел".
Таким образом, анализ Инструкции по делопроизводству РГГУ показывает, что подавляющее большинство положений идентично указаниям Типовой Инструкции. Многие пункты расширены, дополнены рекомендациями Университета. С другой стороны, налицо определенные расхождения, недочеты, несоответствия. Следует делать дальнейшие шаги в области совершенствования данного нормативного документа - Инструкции по делопроизводству РГГУ.
Похожие статьи
-
Порядок передачи документов на хранение в архив - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ
Типовая инструкция по делопроизводству включает два раздела по данному вопросу: экспертиза ценности документов и подготовка и передача документов в...
-
Номенклатура дел - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ
Раздел освещает вопрос составления номенклатуры дел в Университете. Стоит отметить, что Типовая инструкция называет данный раздел "Организация работы с...
-
Введение - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ
Тема данной курсовой работы - анализ инструкции по делопроизводству РГГУ. Объективный анализ инструкции по делопроизводству РГГУ возможен на основе...
-
Контроль исполнения документов - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ
Данная глава включает в себя организацию контроля исполнения и контроль исполнения документов, поступающих от ректора. Достаточно подробно дана...
-
Правила подготовки и оформления документов - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ
РГГУ издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы. Бланки документов В инструкциях...
-
Формирование и оформление дел - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ
Данная глава состоит из разделов: формирование дел, оформление дела, обложка дела. Формирование дела Инструкция РГГУ называет формирование дел...
-
Инструкция по делопроизводству РГГУ содержит требования к оформлению таких видов документов, как приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция,...
-
Поисковая система по документам - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ
Данный раздел состоит из одного раздела - "Регистрация документов". Типовая инструкция включает такие разделы, как регистрация документов и организация...
-
Организация документооборота и исполнения документов - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ
Глава "Организация документооборота и исполнения документов" Типовой инструкции по делопроизводству включает семь разделов, в которых подробно...
-
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ - Подготовка передача дел в архив организации
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной...
-
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - Подготовка передача дел в архив организации
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел. Номенклатура дел - Это систематизированный перечень...
-
Хранение документов, составление номенклатуры дел - Регистрация и учет документов
Номенклатура дел - Это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке....
-
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального...
-
В результате административной деятельности любой организации или учреждения накапливаются разнообразные документы, которые собираются в дела. Архивному...
-
Хранение документов в электронной форме - Подготовка деловой документации
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Подготовка передача дел в архив организации
Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под...
-
Организация контроля за исполнением документов - Регистрация и учет документов
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения...
-
Заключение - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации
Регистрация - составная часть делопроизводственного процесса. Она является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций. Количество...
-
В конце XVII века Российское государство остро нуждалось в переустройстве системы государственного управления. Боярская Дума и громоздкий аппарат...
-
1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа. 2. Делопроизводство УСД - отрасль...
-
Особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища. В хранилище, предусмотренном для...
-
Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на...
-
Заключение - Обзор отечественной литературы 1960-70-е гг. по вопросам делопроизводства
На основе проведенного анализа общегосударственных нормативно-методических документов и различной литературы по вопросам организации делопроизводства...
-
Организация документов в пределах архивного фонда - Архивные фонды и определение их границ
В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации...
-
Подготовка документов к архивному хранению - Виды документооборота на предприятии ОАО НГРЭС
Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем...
-
Понятие "документооборот" и его организация - Делопроизводство и документооборот
Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение....
-
Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная...
-
1. После выяснения и устранения причины возникновения очага плесневения документов должны выполняться оперативные мероприятия по дезинфекционной...
-
Понятия "архивный документ" и "архив" Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ - это результат закрепления информации...
-
Заключение - Формуляр документа XVIII века
XVIII век приносит крупные перемены в сферу управления. Этот век активизирует подъем экономики и развитие общества. Для процветания нужно устанавливать и...
-
Заключение - Требования к сохранности документов
В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического и...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Обеспечение доступа к архивным документам и архивной документной информации
Итак, в работе были рассмотрены и изучены виды и степень доступа к архивной документной информации Архивного фонда РФ на современном этапе развития...
-
О роли письмовников в русском делопроизводстве - Формуляр документа XVIII века
При изучении документа широко используется понятие формуляра, понимаемое как совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной...
-
Заключение - Регистрация и учет документов
Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Организационные и информационно-справочные документы
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации....
-
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се...
-
Система делопроизводства 19 - начала 20 вв. в России Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая...
-
Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых...
-
Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все...
-
Основные требования к оформлению управленческих документов - Делопроизводство и документооборот
Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.)....
Организация оперативного хранения документов, Заключение - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ