Организация оперативного хранения документов, Заключение - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ

Как было сказано выше, данная глава является разделом "Организации работы с документами" в Типовой инструкции. Инструкцию по делопроизводству РГГУ эта глава заключает.

С момента заведения и до передачи в архив Университета дела хранятся по месту их формирования. Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Порядок выдачи дел другим подразделениям описан в Инструкции РГГУ, как и в Типовой инструкции. Однако Инструкцией РГГУ не установлен срок нахождения дел у сотрудников структурных подразделений, в то время как в Типовой инструкции есть указание на то, что дела выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца. После истечения данного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Можно заключить, что в полной мере определены подробности оперативного поиска и процедуры выдачи дел.

Заключение

Целью курсовой работы был анализ инструкции по делопроизводству Российского государственного гуманитарного университета на основе сравнения с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

В первой главе сделана характеристика общих и различных черт Инструкций. Выявлены некоторые расхождения в структуре документов, содержании отдельных глав. Определены и общие стороны нормативных документов: отсутствие несоответствий в главе "Общие положения", схожее тематическое построение материала. Обе инструкции подчеркивают необходимость организации, ведения и совершенствования системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методического руководства и контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях, - все эти вопросы находят отражение в деятельности службы ДОУ.

Последующие главы посвящены пошаговому анализу отдельных аспектов организации документооборота и ведения делопроизводства в целом.

При характеристике состава реквизитов документов, создаваемых в РГГУ, нельзя не заметить некоторую хаотичность в их последовательности, что приводит к нарушению целостного восприятия данной темы. Кроме того, как неоднократно было заявлено, отсутствие описания отдельных реквизитов свидетельствует о недостаточности нормативного обеспечения. Следует отметить, что Инструкция РГГУ практически ничего не упоминает об электронных документах, электронной копии, правилах создания и обращения с документами такого рода.

Детально прописан порядок создания и оформления организационно-распорядительных документов, а также служебных писем, протоколов, справок. Многие положения Типовой инструкции расширены в Инструкции РГГУ: уточнены виды приказов, правила составления протоколов и пр.

Что касается организации документооборота в Университете, то данная тема раскрыта не в полной мере. Несмотря на выраженный акцент Инструкции на определения документооборота как движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, досконально рассмотрена лишь процедура обработки и распределения поступающих документов. Работа с внутренними документами, учет их количества, обработка отправляемых документов, - эти вопросы не затронуты в анализируемой Инструкции.

Технология регистрации, налаживание системы контроля исполнения документов отражены в достаточной степени.

Смущение вызывает несоответствие количества экземпляров номенклатуры дел (глава "Номенклатура дел"), выявленное в ходе анализа Инструкций. Налицо расхождения в сроках, структуре, составе реквизитов дел. Данное обстоятельство объясняется локальным характером действия Инструкции РГГУ, возможностью отхода от отдельных положений Типовой Инструкции.

Вопросы оперативного хранения, предархивной обработки, сдачи документов в архив подробно рассмотрены Инструкцией. Однако неясно, с какой целью глава "Организация оперативного хранения документов" вынесена в заключение Инструкции, в то время как Типовая инструкция включает этот раздел в главу "Номенклатура дел".

Таким образом, анализ Инструкции по делопроизводству РГГУ показывает, что подавляющее большинство положений идентично указаниям Типовой Инструкции. Многие пункты расширены, дополнены рекомендациями Университета. С другой стороны, налицо определенные расхождения, недочеты, несоответствия. Следует делать дальнейшие шаги в области совершенствования данного нормативного документа - Инструкции по делопроизводству РГГУ.

Похожие статьи




Организация оперативного хранения документов, Заключение - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ

Предыдущая | Следующая