О роли письмовников в русском делопроизводстве - Формуляр документа XVIII века
При изучении документа широко используется понятие формуляра, понимаемое как совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Есть все основания полагать, что это понятие возникло в практике делопроизводства, причем достаточно давно. В первоначальном значении формуляр - текст документа, служащий образцом для составления документа. В этом значении употребляется этот термин в Генеральном регламенте Петра I: "Канцеляристам надлежит изготовлять те дела, о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее"1. Там же, в "Толковании иностранных речей..." термин "формуляры" объясняется как "образцы". Историк Н. П. Лихачев называл формулярами "старинные сборники образцов актов", составители которых в виде образцов брали настоящие, а не выдуманные документы", к формулярам он причисляет и так называемые "титулярники", в которых содержались сведения о том, как писать разным иностранным государям2. То же отмечают и современные историки: "В специальных "образцовых книгах" помещались образцы документов, типы деловых бумаг и писем приводились и в азбуках, "письмовниках", предназначенных для чтения и переписывания. Таким образцам пытались следовать и в правительственных учреждениях (центральных и местных), и в выборных земских учреждениях, и в канцеляриях крупных феодалов (светских и духовных), "площадные подьячие", писавшие челобитные и другие бумаги"3.
Из истории документа известно, что уже на ранних этапах развития форма (формуляр) рассматривалась как необходимое условие документа: если же деловая бумага была составлена не по форме, она не имела силы документа4. Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовников советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса. Самым подходящим считался "молочный", так как в нем виделась "вся чистота белого цвета, смягченного нежным оттенком и потому легкого для глаз". Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата. Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первыми запечатывали только записки и реже письма, все остальное - сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью - красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом. На это же характерное свойство документа обращал внимание и историк С. Б. Веселовский, описывая приказной строй управления Московского государства: подаваемая на имя царя жалоба (челобитная) должна была иметь обязательные элементы (формулы обращения, выражения просьбы и так далее), в противном случае она не принималась к рассмотрению, а серьезные отступления от положенной формы могли привести к наказанию автора документа.
Что же представляли собой сборники образцовых текстов, или формулярников, имевшие такое значение для составления документов? Для обозначения сборников образцов документов в делопроизводственной литературе конца XVIII - начала XX веков употреблялись разные термины: "формулярник", "письмовник", "всеобщий письмовник", "письмоводитель", "секретарь-письмоводитель", "всеобщий секретарь", "кабинетный секретарь", "всеобщий стряпчий", "канцелярский самоучитель" и другое. Наиболее широкое распространение приобрел термин "письмовник", производный от слова "письмо". В словаре русского языка В. Даля слово "письмовник" объясняется как "книга, содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной переписки, сборник писем". Письмовники долгое время были единственными источниками правил для написания документов, поэтому в самых ранних работах по делопроизводству само умение составлять документы нередко называется - "письмо по образцам" или "умение писать по образцам". Самый ранний из известных нам письмовников - "Наставление как сочинять и писать всякие письма разным особам" 1765 года. Широкую известность приобрел "Письмовник" Н. Г. Курганова, который был и письмовником в общественном значении этого слова, и учебником русского языка5.
В сборники образцов документов включались не только письма, но и более широкий круг документов, выражавших письменные сношения присутственных мест и должностных лиц, канцелярские дела и бумаги, составлявшие делопроизводство самого присутственного места, независимо от того, какой властью оно было наделено - законодательной, судебной или административной. Кроме того, сборники охватывали коммерческую документацию, а также документы, составляемые частными лицами. Форма, в которой были представлены образцы, могла быть самой разной. В большинстве случаев - это текст документа, в котором переменная (индивидуальная) информация обозначалась многоточием, пробелами, пояснениями в скобках и другое. Реже перечисление разделов документа или основных аспектов содержания документа с соответствующими пояснениями, в отдельных случаях - структурированное представление содержания документа в виде таблицы с указанием в графах, какую информацию и как следует излагать в документе, в последнем случае последовательность граф таблицы показывала последовательность расположения частей текста. Цель сборников образцов документов, как правило, формулировалась самими авторами. Одни из них считали своей целью "обучить науке сочинять письма" и способствовать развитию навыков "правильно мыслить и чисто выражать себя на языке", другие - дать полное руководство о порядке производства дел с описанием "обряда делопроизводства", указанием существующих законов и других полезных сведений, а также с приложением форм документов. Цели, которые ставили перед собой авторы сборников образцов документов можно представить в виде некоторой иерархии:
- - дать образцы, которыми можно было бы пользоваться при подготовке документов; - дать описание порядка производства дел, подкрепленное законами, образцы и формы деловых бумаг, составляемых в процессе производства дел; - дать теорию документирования, на ее основе ввести единообразные формы деловых бумаг и упростить делопроизводство.
В соответствии с этим все письмовники можно разделить на три группы. Самая многочисленная первая группа письмовников, включавших, как правило, только образцы документов с кратким руководством, в котором давалось определение разновидностям писем, разъяснялось, как сочинять и писать разного рода письма, излагались требования к стилю писем, форме и структуре текста. Как правило, эти сборники содержат образцы личных писем неофициального характера - дружеских, поздравительных, благодарительных, просительных, извинительных, сатирических, издевочных, нравоучительных, любовных и других; образцы коммерческих писем, в том числе векселей; документов, предназначенных для подачи в присутственные места - контрактов, паспортов, "верющих писем", аттестатов, духовных завещаний и другое; образцы частноправовых актов - завещаний, доверенностей, купчих и другое. Некоторые сборники образцов этой группы включали в качестве примеров письма великих особ и снабжались "российским дорожником" (картой дорог), сведениями о ярмарках, торговых городах, "европейских деньгах и монетах". Особое место среди письмовников первой группы занимали письмовники, содержащие письма частным особам. Чтобы показать все разнообразие писем, включенных в них, приведем перечень писем, образцы которых содержатся в письмовнике 1788 года: письма, дела содержащие; содержащие учтивость; полезные наставления; рекомендательные; выговор содержащие; жалобу приносящие; новости и повествование содержащие; ученые и критические; похвалу содержащие. Письма могли классифицироваться в письмовниках не только по тематике, но и по адресату и корреспонденту; родителям; покровителю или опекуну; крестному отцу; от служащего к хозяину; приятелю; вдове; девице и так далее.
Ко второй группе следует отнести письмовники, авторы которых не только давали образцы деловых бумаг, но и описывали порядок производства дела. Это большая группа сборников, которые являлись одновременно руководством по делопроизводству и собранием сведений о деятельности учреждения, необходимых при ведении делопроизводства. Это наиболее развитый, разработанный тип письмовника. Структурно эта группа письмовников могла быть организована по-разному: есть сборники, в которых образцы документов расположены в алфавитном порядке, но им предшествует общий очерк истории развития структуры и компетенции учреждений России, законодательства, регламентирующего их деятельность, а каждому виду или разновидности документа дается определение, сопровождающееся извлечениями из соответствующих законодательных актов. В других сборниках образцы документов размещаются в систематическом порядке, по определенным тематическим разделам. Внутри разделов образцы документов группируются по направлениям деятельности учреждений. Например, судопроизводственные бумаги подразделяются на бумаги по гражданским и уголовным делам. Документы гражданского судопроизводства группируются по способу судопроизводства: исковые, охранительные, понудительные, упрощенные и исполнительные; далее - по видам документов. В сборниках этого типа образцы документов объединяются в единый массив по виду деятельности (судопроизводственные бумаги, коммерческая корреспонденция) или по типу взаимоотношений учреждений и лиц (деловые письма, договоры и обязательства). Еще один тип сборника - это сборники, построенные в порядке, отражающем процесс делопроизводства или процесс рассмотрения, решения и исполнения дел. Соответственно и образцы документов представлены в последовательности, отражающей процесс рассмотрения, решения и исполнения. Материал в этих сборниках в большинстве случаев располагается по схеме:
- 1. Орган управления (присутственное место) - его структура, компетенция, законы, на основании которых он действует. 2. Вопросы (дела), решаемые органом управления. 3. Порядок рассмотрения, решения и исполнения дел. 4. Образцы документов.
Наиболее интересный из этой группы - письмовник А. Щедрина, содержащий судебную документацию. В сборнике приводятся основные законы, на которых строится деятельность судебных учреждений, начиная с Генерального регламента Петра 1, далее рассматривается порядок производства дел в судебных учреждениях разных уровней, и в соответствии с ним в необходимых случаях приводятся образцы документов. Аналогичный подход к описанию порядка производства дел в присутственных местах, выдержанный более последовательно и представленный в разработанном виде, дан в работе П. Дегая6.
В отдельных случаях в сборниках образцов документов в особую группу выделяются документы, относящиеся к "обряду внутреннего порядка" присутственного места, это - формы реестров, книг, тетрадей для фиксации движения документов в учреждении. В совокупности эти документы отражают, говоря современным языком, систему документирования документооборота.
Третья группа сборников образцов документов - это уже не столько письмовники, сколько руководства по делопроизводству, излагающие теорию и практику делопроизводства. Это, прежде всего работы В. Вельдбрехта и Н. В. Варадинова. Безусловно, главное содержание этих работ - теория делопроизводства, но поскольку значительное место в этих работах занимают именно образцы документов, есть все основания рассматривать их и как письмовники. Цель этих работ - дать теорию документирования и на ее основе ввести единообразные формы деловых бумаг и упростить делопроизводство. Важно, что и в теоретической части, и в расположении образцов документов авторы соблюдают последовательность, отражающую порядок производства дела.
Похожие статьи
-
Система министерского делопроизводства XIX -- начала XX вв. Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства,...
-
1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа. 2. Делопроизводство УСД - отрасль...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Обеспечение доступа к архивным документам и архивной документной информации
Итак, в работе были рассмотрены и изучены виды и степень доступа к архивной документной информации Архивного фонда РФ на современном этапе развития...
-
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се...
-
Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в...
-
Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная...
-
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - Особо ценные документы: правовые вопросы, выявление, учет, описание
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства: А) при разработке номенклатуры дел...
-
Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.30-2003...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Организационная структура службы ДОУ - Служба делопроизводства
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, ее...
-
Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность - Предмет и задачи документоведения
Типы документов В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой: - оригинал или подлинники. Это первые...
-
Понятия "информация" и "документ" - Предмет и задачи документоведения
Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации Понятия "информация" и "документ" . Основу деятельности любого...
-
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,...
-
1. После выяснения и устранения причины возникновения очага плесневения документов должны выполняться оперативные мероприятия по дезинфекционной...
-
Заключение - История делопроизводства в России
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое,...
-
Рационализация управления и делопроизводства в 1917 - 1941 гг. - История делопроизводства в России
Представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют давнюю традицию и сложились в...
-
Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість...
-
Возникновение делопроизводства в России Название "делопроизводство" сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской...
-
Общими чертами, присущими государственным и ведомственным архивам, являются: Их целевое назначение (хранение документов и использование для нужд...
-
Основы обеспечения физико-химической сохранности документов Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения,...
-
Комплектование Архивного фонда Российской Федерации Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Под...
-
В целях обеспечения сохранности и наиболее качественного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих важнейшие события в жизни...
-
Архив информация документ доступ Доступ к документам Архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния, регламентирован...
-
Структура службы ДОУ, Организационное построение службы ДОУ - Служба делопроизводства
Организационное построение службы ДОУ При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы: - выбор оптимальной организационной формы...
-
Введение - Текстовой документ и его оформление
Документ на различных современных носителях является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен для восприятия и использования...
-
Документ ценный уникальный учет экспертиза Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения...
-
Цель, задачи, функции службы ДОУ - Служба делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по...
-
Особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища. В хранилище, предусмотренном для...
-
На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или...
-
Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации,...
-
Заключение - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации
Регистрация - составная часть делопроизводственного процесса. Она является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций. Количество...
-
Получила распространение в зарубежных странах в начале 1920-х гг. По сравнению с журнальной карточная форма регистрации имеет ряд существенных...
-
Существует несколько видов регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной регистрации все регистрационные...
-
1. Антисептированные прокладки используют для дезинфекции документов с ослабленной основой. В зависимости от стойкости текста в растворителе применяют...
-
В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал,...
-
Система коллежского делопроизводства - История делопроизводства в России
Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 г. г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и...
-
Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. В...
-
В Архивном фонде Российской Федерации документы по степени ценности делятся на ценные, особо ценные и уникальные. Все, отнесенные к составу Архивного...
-
Помимо архивных учреждений, т. е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует...
-
Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за...
О роли письмовников в русском делопроизводстве - Формуляр документа XVIII века