Организация контроля за исполнением документов - Регистрация и учет документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т. п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т. д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях[18, с. 24].

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. [1, с. 19] Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции[20, с. 50]:

    - формирование картотеки контролируемых документов - направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель - выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя - напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения - получение информации о ходе и результатах исполнения - запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа - регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения - сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов - снятие документов с контроля по указанию руководителей - формирование картотеки исполненных документов

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

    1. Заданий последующих лет - не реже одного раза в год 2. Заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц 3. Заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. [13, с. 32]

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила[13, с. 63]:

    - Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре - Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса - Посещать приложения вместе с основными документами - Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел - Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения - Помещать в дело машинограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Похожие статьи




Организация контроля за исполнением документов - Регистрация и учет документов

Предыдущая | Следующая