Правила подготовки и оформления документов - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ

РГГУ издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

Бланки документов

В инструкциях подробно рассматривается вопрос оформления бланков документов и их реквизитов.

Как и Типовая инструкция, Инструкция РГГУ предусматривает такие требования к оформлению документов, как использование двух вариантов бланков: продольного и углового; порядок расположения реквизитов.

Согласно Типовой инструкции Инструкция по делопроизводству РГГУ определяет то, что бланки документов, применяемые в Университете, утверждаются приказом ректора по представлению начальника Управления делами.

В отличие от Типовой инструкции, по которой в организации применяются общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, РГГУ использует, кроме общего бланка и бланка вида документа (письма, приказа, распоряжения), бланки с наименованием структурных подразделений (филиала, представительства) (Приложение № 1).

В инструкции по делопроизводству РГГУ не затронут вопрос размещения государственного герба на бланках, равно как и расположения эмблемы Университета.

Не указывает Инструкция РГГУ и таких реквизитов, как справочные данные, место составления документа, отметка о контроле, отметка о заверении копии, отметка о поступлении, текст документа, идентификатор электронной копии документа. В использовании основного государственного регистрационного номера юридического лица (ОГРН), идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), кода формы документа Университет также не усматривает необходимости.

Стоит отметить, что в Инструкции по делопроизводству РГГУ совсем не затрагивается описание реквизита наименования вида документа, в то время как Типовая инструкция содержит требование соответствия этого реквизита видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Анализируя структуру главы "Правила подготовки и оформления документов", можно сделать вывод, что порядок подразделов в Типовой инструкции точно соответствует порядку расположения реквизитов в ГОСТ Р 6.30-2003. В то время как в Инструкции по делопроизводству РГГУ этот порядок нарушен.

Заголовок к тексту документа

Согласно Инструкции по делопроизводству РГГУ заголовок необходимо указывать в приказе и письме. Другие виды документов не упоминаются.

Дата документа

Оформление этого реквизита не имеет разногласий с Типовой инструкцией, кроме того уточняющего обстоятельства, что для документов, составляемых одновременно несколькими организациями, датой документа является дата его подписания последней организацией.

Подпись документа

Состав этого реквизита полностью соответствует требованиям Типовой инструкции. В инструкции по делопроизводству РГГУ нет дополнения по поводу подписания документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы (Типовая инструкция предусматривает расположение их подписей на одном уровне).

Адресование документа

Подробно прописан порядок адресования документа сторонним организациям, их структурным подразделениям, должностным и физическим лицам. Нет указания того, что при направлении документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном (как это предусмотрено Типовой инструкцией по делопроизводству).

Согласование документа

Детально дан разбор внутреннего и внешнего согласования документов. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству РГГУ согласование может проводиться как с внешними организациями, так и внутри университета (подразделения и должностные лица). Так, гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Визы согласования включают должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку и дату.

Утверждение документа

В отличие от Типовой инструкции в Инструкции по делопроизводству РГГУ тщательно рассмотрен вопрос права должностных лиц на утверждение. Документы утверждаются ректором университета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями в пределах своей компетенции. Стоит отметить, что Инструкция также устанавливает виды утверждения: проставление грифа утверждения или издание распорядительного документа (если требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Резолюция

Правила составления резолюции по Инструкции РГГУ полностью соответствуют требованиям Типовой инструкции за исключением того обстоятельства, что возможность оформления резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, не используется в РГГУ.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Университет не предусматривает подготовки документа группой исполнителей (в этом случае по Типовой инструкции в отметке указывается фамилия основного исполнителя).

Оформление приложений к документу

Инструкция по делопроизводству РГГУ предусматривает наличие приложений. Документы, являющиеся приложением к распорядительным документам оформляются отметкой в правом верхнем углу первого листа с указанием вида документа, его даты и номера. Однако не все рекомендации Типовой инструкции упомянуты в Инструкции РГГУ. Не прописан порядок оформления приложений в случае их направления не во все указанные в документе адреса, не указана необходимость нумерации нескольких приложений (хотя есть пример оформления приложений такого рода).

Отметка об исполнении документа

Согласно Инструкции РГГУ отметка об исполнении документа проводится в Управлении делами и включает краткие сведения об исполнении или ссылку на его дату и номер, отметку "В дело" в самом документе и в регистрационной карточке с указанием номера дела, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Печати

Университет имеет печать с изображением Государственного герба РФ, печать "Российский государственный гуманитарный университет", "Управление делами" и т. д. Уделено внимание вопросу хранения и уничтожения печатей.

В отличие от Типовой инструкции Инструкция РГГУ не определяет состав документов, которые требуют оттиска печати. В соответствии с Типовой инструкцией печати с изображением государственной символики ставятся на документах, нуждающихся в особом удостоверении подлинности. Простые круглые печати проставляются на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Исходя из данной характеристики, следует сделать вывод о нарушении порядка следования реквизитов документов в Инструкции по делопроизводству РГГУ. Также опираясь на ГОСТ Р 6.30-2003, нельзя не заметить отсутствия описания отдельных реквизитов, что было упомянуто выше.

С другой стороны, подчеркнуты особенности оформления документов, присущие Университету.

Похожие статьи




Правила подготовки и оформления документов - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ

Предыдущая | Следующая