Правила подготовки и оформления документов - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ
РГГУ издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.
Бланки документов
В инструкциях подробно рассматривается вопрос оформления бланков документов и их реквизитов.
Как и Типовая инструкция, Инструкция РГГУ предусматривает такие требования к оформлению документов, как использование двух вариантов бланков: продольного и углового; порядок расположения реквизитов.
Согласно Типовой инструкции Инструкция по делопроизводству РГГУ определяет то, что бланки документов, применяемые в Университете, утверждаются приказом ректора по представлению начальника Управления делами.
В отличие от Типовой инструкции, по которой в организации применяются общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, РГГУ использует, кроме общего бланка и бланка вида документа (письма, приказа, распоряжения), бланки с наименованием структурных подразделений (филиала, представительства) (Приложение № 1).
В инструкции по делопроизводству РГГУ не затронут вопрос размещения государственного герба на бланках, равно как и расположения эмблемы Университета.
Не указывает Инструкция РГГУ и таких реквизитов, как справочные данные, место составления документа, отметка о контроле, отметка о заверении копии, отметка о поступлении, текст документа, идентификатор электронной копии документа. В использовании основного государственного регистрационного номера юридического лица (ОГРН), идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), кода формы документа Университет также не усматривает необходимости.
Стоит отметить, что в Инструкции по делопроизводству РГГУ совсем не затрагивается описание реквизита наименования вида документа, в то время как Типовая инструкция содержит требование соответствия этого реквизита видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Анализируя структуру главы "Правила подготовки и оформления документов", можно сделать вывод, что порядок подразделов в Типовой инструкции точно соответствует порядку расположения реквизитов в ГОСТ Р 6.30-2003. В то время как в Инструкции по делопроизводству РГГУ этот порядок нарушен.
Заголовок к тексту документа
Согласно Инструкции по делопроизводству РГГУ заголовок необходимо указывать в приказе и письме. Другие виды документов не упоминаются.
Дата документа
Оформление этого реквизита не имеет разногласий с Типовой инструкцией, кроме того уточняющего обстоятельства, что для документов, составляемых одновременно несколькими организациями, датой документа является дата его подписания последней организацией.
Подпись документа
Состав этого реквизита полностью соответствует требованиям Типовой инструкции. В инструкции по делопроизводству РГГУ нет дополнения по поводу подписания документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы (Типовая инструкция предусматривает расположение их подписей на одном уровне).
Адресование документа
Подробно прописан порядок адресования документа сторонним организациям, их структурным подразделениям, должностным и физическим лицам. Нет указания того, что при направлении документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном (как это предусмотрено Типовой инструкцией по делопроизводству).
Согласование документа
Детально дан разбор внутреннего и внешнего согласования документов. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству РГГУ согласование может проводиться как с внешними организациями, так и внутри университета (подразделения и должностные лица). Так, гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Визы согласования включают должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку и дату.
Утверждение документа
В отличие от Типовой инструкции в Инструкции по делопроизводству РГГУ тщательно рассмотрен вопрос права должностных лиц на утверждение. Документы утверждаются ректором университета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями в пределах своей компетенции. Стоит отметить, что Инструкция также устанавливает виды утверждения: проставление грифа утверждения или издание распорядительного документа (если требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Резолюция
Правила составления резолюции по Инструкции РГГУ полностью соответствуют требованиям Типовой инструкции за исключением того обстоятельства, что возможность оформления резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, не используется в РГГУ.
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Университет не предусматривает подготовки документа группой исполнителей (в этом случае по Типовой инструкции в отметке указывается фамилия основного исполнителя).
Оформление приложений к документу
Инструкция по делопроизводству РГГУ предусматривает наличие приложений. Документы, являющиеся приложением к распорядительным документам оформляются отметкой в правом верхнем углу первого листа с указанием вида документа, его даты и номера. Однако не все рекомендации Типовой инструкции упомянуты в Инструкции РГГУ. Не прописан порядок оформления приложений в случае их направления не во все указанные в документе адреса, не указана необходимость нумерации нескольких приложений (хотя есть пример оформления приложений такого рода).
Отметка об исполнении документа
Согласно Инструкции РГГУ отметка об исполнении документа проводится в Управлении делами и включает краткие сведения об исполнении или ссылку на его дату и номер, отметку "В дело" в самом документе и в регистрационной карточке с указанием номера дела, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Печати
Университет имеет печать с изображением Государственного герба РФ, печать "Российский государственный гуманитарный университет", "Управление делами" и т. д. Уделено внимание вопросу хранения и уничтожения печатей.
В отличие от Типовой инструкции Инструкция РГГУ не определяет состав документов, которые требуют оттиска печати. В соответствии с Типовой инструкцией печати с изображением государственной символики ставятся на документах, нуждающихся в особом удостоверении подлинности. Простые круглые печати проставляются на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Исходя из данной характеристики, следует сделать вывод о нарушении порядка следования реквизитов документов в Инструкции по делопроизводству РГГУ. Также опираясь на ГОСТ Р 6.30-2003, нельзя не заметить отсутствия описания отдельных реквизитов, что было упомянуто выше.
С другой стороны, подчеркнуты особенности оформления документов, присущие Университету.
Похожие статьи
-
Введение - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ
Тема данной курсовой работы - анализ инструкции по делопроизводству РГГУ. Объективный анализ инструкции по делопроизводству РГГУ возможен на основе...
-
Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот в...
-
Название организации - составителя документа должно строго соответствовать названию, указанному в уставе, положении или другом нормативном акте....
-
Основные требования к оформлению управленческих документов - Делопроизводство и документооборот
Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.)....
-
Понятие "формуляр" и реквизиты документа При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Оформление информационно-справочных документов
Общие правила оформления всех перечисленных документов Общие правила оформления всех перечисленных документов сводятся к следующему: каждый документ...
-
Согласование документа оформляется грифом, справкой согласования, протоколом согласования или обсуждения проекта документа, который может утверждаться...
-
Документы, подлежащие передаче в архивное учреждение, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их...
-
Утверждение документа свидетельствует о рассмотрении его действия на установленный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ считается...
-
Оформление организационно-распорядительной документации
С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений,...
-
Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.30-2003...
-
В конце XIX века серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к...
-
1. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм. Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЗАО "Бизнес-школа...
-
Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на...
-
Требования к оформлению реквизитов текстового документа - Текстовой документ и его оформление
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные...
-
В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе...
-
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КОММЕРЧЕСКИХ КОНТРАКТОВ - Заключение коммерческих контрактов
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры). Контракт (договор) - документ,...
-
ТЕЛЕФОНОГРАММА - Оформление информационно-справочных документов
- обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма...
-
ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ - Оформление информационно-справочных документов
Служат для дачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов. Докладная записка -...
-
Оформление дел - Передача дел в архив учреждения
Дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью...
-
Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических...
-
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА - Оформление информационно-справочных документов
Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Служебные письма - обобщенное название большой группы...
-
В результате административной деятельности любой организации или учреждения накапливаются разнообразные документы, которые собираются в дела. Архивному...
-
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - Подготовка передача дел в архив организации
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел. Номенклатура дел - Это систематизированный перечень...
-
1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа. 2. Делопроизводство УСД - отрасль...
-
ТЕЛЕФОНОГРАММА, СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ - Примеры оформления документов
ТЕЛЕФОНОГРАММА СОЛИКАМСК СРОЧНАЯ СЕВЕРНАЯ 58 ГНИ № 36 ЮВАО ТАТАРИНОВУ УВАЖАЕМЫЙ АНАТОЛИЙ МИХАЙЛОВИЧ ЗПТ ПРОСИМ ВАС СРОЧНО НАПРАВИТЬ СПЕЦИАЛИСТА НА...
-
О роли письмовников в русском делопроизводстве - Формуляр документа XVIII века
При изучении документа широко используется понятие формуляра, понимаемое как совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной...
-
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального...
-
Система делопроизводства 19 - начала 20 вв. в России Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая...
-
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА, СЛУЖЕБНАЯ СПРАВКА, РЕКЛАМАЦИЯ - Примеры оформления документов
Склад №7 Директору ООО "Люкс" Н. Н. Николаеву ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 15.11.2008 № Об изменении сроков поставки экологического оборудования В связи с...
-
Понятие информационно-справочных документов Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются...
-
Подпись документа. - Передача дел в архив учреждения
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются начальником организации. Документы,...
-
Адресование документа., Отметка об исполнении документа. - Передача дел в архив учреждения
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению...
-
Докладная записка - Информационно-справочные документы
Следующий вид информационно - справочного документа - докладная записка. Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в...
-
Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: Проверка физического состояния машинных носителей,...
-
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ - Подготовка передача дел в архив организации
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной...
-
Требования к созданию текста документа - Текстовой документ и его оформление
ЕСКД ГОСТ 2.105-95 устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства. Текст...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Введение - Текстовой документ и его оформление
Документ на различных современных носителях является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен для восприятия и использования...
-
В конце XVII века Российское государство остро нуждалось в переустройстве системы государственного управления. Боярская Дума и громоздкий аппарат...
Правила подготовки и оформления документов - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ