Формирование и оформление дел - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ

Данная глава состоит из разделов: формирование дел, оформление дела, обложка дела.

Формирование дела

Инструкция РГГУ называет формирование дел группировкой документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела, равно как и Типовая инструкция.

Отличием является то, что Инструкция РГГУ указывает 3-дневный срок сдачи исполненных документов в Управление делами, а Типовая инструкция называет срок 10 дней.

Правила формирования дел совпадают. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Инструкция РГГУ устанавливает особый порядок обращения с особо ценными или невостребованными документами, они вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дела, и на них составляется отдельная опись.

Оформление дела

Оформление дела - подготовка к хранению. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полное оформление предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя, составление в необходимых случаях внутренней описи дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

В отличие от Типовой инструкции, в которой заявлена необходимость оформления дел при их заведении и по завершении года, Инструкция по делопроизводству РГГУ содержит указание оформлять дела по завершении календарного или учебного года.

Обложка дела

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству РГГУ обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Состав реквизитов, проставляемых на обложке дела, полностью совпадает с указаниями Типовой инструкции.

Типовая инструкция также содержит правила оформления листов большого формата, подшитых за один край, документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий. Инструкция РГГУ не упоминает об оформлении подобных документов.

Инструкция РГГУ не предусматривает также возможности отведения места на обложке дела для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Университета по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется архивом Университета, в то время как Типовая инструкция предоставляет эту возможность непосредственно инструкции по делопроизводству.

Таким образом, за исключением некоторых моментов, налицо соответствие правил оформления дела как подготовки к хранению, порядка обращения с документами, подготовленными к формированию в дела.

Похожие статьи




Формирование и оформление дел - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ

Предыдущая | Следующая