Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ

Инструкция по делопроизводству РГГУ содержит требования к оформлению таких видов документов, как приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, протокол, служебные письма, справка.

Приказ, распоряжение

Первый раздел дает характеристику таким правовым актам, как приказ и распоряжение. Инструкция РГГУ не дает определения распоряжения, в отличие от приказа.

Порядок согласования, право подписания, правила подготовки приказов и распоряжений, описанные в Инструкции по делопроизводству РГГУ полностью совпадают с требованиями Типовой инструкции.

Необходимо отметить, что Инструкция РГГУ подчеркивает наличие в Университете централизованной системы регистрации приказов и распоряжений, за исключением приказов по личному составу.

В отличие от Типовой инструкции, Инструкция РГГУ называет три вида приказов, регистрируемых в Управлении делами:

    1. приказы по основной деятельности; 2. приказы по финансовой деятельности; 3. приказы по личному составу.

Также отличительной чертой Инструкции по делопроизводству РГГУ является необходимость составления листа рассылки, на основании которого заверенные копии приказов рассылаются в структурные подразделения.

Требования к оформлению бланков и составу реквизитов приказов и распоряжений аналогичны требованиям Типовой инструкции. Однако, что касается структуры приказов, Инструкция РГГУ говорит о том, что приказы по личному составу содержат только распорядительную часть. В приказах такого рода слово "ПРИКАЗЫВАЮ" не пишется, а текст начинается с красной строки с глагола, например: КОМАНДИРОВАТЬ, ОТЧИСЛИТЬ и т. д., который выделяется заглавными буквами.

В отношении визирования приказов, в Университет установлен специальный порядок визирования, который оформлен в приложении (Приложение № 2).

Положение, правила, инструкция

Следующий раздел посвящен правилам оформления и использования положений, правил, инструкций.

Определения перечисленных правовых актов, данные в Инструкции по делопроизводству РГГУ аналогичны характеристике положения, инструкции, правил в Типовой инструкции.

Стоит отметить, что Инструкция РГГУ не подчеркивает необходимость отнесения решения о порядке принятия положений, правил и инструкций к ведению непосредственно руководства Университета.

Недостаточно подробно охарактеризована структура правил, положений, инструкций. В то время как Типовая инструкция подробно описывает структуру данных документов, Инструкция РГГУ дает только краткие правила изложения текста проектов положений, приказов, инструкций. Нет упоминания о констатирующей и основной части документов, требований к оформлению глав, пунктов и подпунктов.

Протокол

Инструкция РГГУ не делает разделения протокола на полную и краткую формы. Достаточно подробно описаны правила составления протокола (в соответствии с Типовой инструкцией), перечислены реквизиты вводной и основной частей.

Относительно краткой формы протокола, стоит заметить, что в Инструкции только допускается возможность ее наличия, в то время как Типовая инструкция детально прописывает порядок составления данного протокола.

Также Типовая инструкция дает состав реквизитов и требования к оформлению протоколов. В Инструкции РГГУ отсутствуют указанные пункты.

Служебные письма

Обе инструкции по делопроизводству определяют служебные письма как ответы о выполнении поручений, как сопроводительные письма, ответы на запросы различных организаций и частных лиц, инициативные письма.

По сравнению с Типовой инструкцией Инструкция РГГУ не уделяет большого внимания правилам оформления служебных писем.

Справки

Инструкция РГГУ дает также определение такого документа, как справка. В Типовой инструкции этот документ не упоминается.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки выдаются деканатами, Управлением кадров, архивом, бухгалтерией заинтересованным лицам и для представления в различные учреждения.

В целом, следует заключить, что состав и особенности оформления перечисленных документов не имеют больших расхождений с подобными правилами Типовой инструкции.

Похожие статьи




Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ

Предыдущая | Следующая