Введение - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ

Тема данной курсовой работы - анализ инструкции по делопроизводству РГГУ.

Объективный анализ инструкции по делопроизводству РГГУ возможен на основе сравнения последней с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее - Типовая инструкция).

Ныне действующая Типовая инструкция была утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 взамен устаревшей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68).

Инструкция РГГУ включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, распоряжения, инструкции, протокола, справки и др.

Актуальность выбранной темы заключается, прежде всего, в том, что любая инструкция по делопроизводству - это нормативный документ локального действия, который включает в себя характеристику практически всех сторон ведения делопроизводства и организации документооборота.

Исходя из структуры и содержания рассматриваемого нормативного документа, можно сделать вывод об эффективности функционирования организации в целом, поскольку современное делопроизводство - типовая управленческая функция, от которой в большой степени зависит организационная управляемость и жизнеспособность.

Важно также отметить, что инструкция по делопроизводству регламентирует порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты, факсимильной связи, устанавливает размеры шрифтов интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов, ранее не включенные ни в один действующий нормативный документ.

Пример конкретного учреждения, в данном случае Российского государственного гуманитарного университета, позволит сделать наглядный и объективный анализ всех положительных сторон и недочетов Инструкции по делопроизводству. Типовая инструкция по делопроизводству послужит образцом для проводимого исследования.

Цель данной работы - выявить сходные черты и различия между двумя нормативными документами - Типовой инструкцией и Инструкцией по делопроизводству РГГУ - и сделать вывод об организации делопроизводства в Университете.

Задачи, требующие подробного рассмотрения, следующие:

    1. Найти общие и отличительные черты Инструкции РГГУ и Типовой инструкции; 2. Ознакомиться с правилами подготовки и оформления документов (бланки, реквизиты); 3. Сделать тщательный анализ отдельных видов документов, используемых в Университете (приказы, распоряжения, инструкции, положения, правила, протоколы, служебные письма, справки); 4. Рассмотреть организацию документооборота и исполнения документов (правила приема, обработки, распределения документов); 5. Дать характеристику поисковой системы по документам (требования к процедуре регистрации); 6. Проанализировать технологию контроля исполнения документов; 7. Определить особенности составления номенклатуры дел; 8. Изучить требования к оформлению и формированию дел; 9. Охарактеризовать порядок передачи документов на хранение в архив: 10. Ознакомиться с организацией оперативного хранения документов.

При написании работы использовались следующие источники:

    - Инструкция по делопроизводству РГГУ от 2006 г.; - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8.11.2005 № 536; - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; - Законодательные акты: постановления Правительства.

Инструкция по делопроизводству РГГУ разработана в целях создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления на базе новейших технологий и повышения эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Университете и его филиалах.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти"//СЗ РФ. 2005. № 4. Ст. 305. Инструкцию следует рассматривать как комплексный документ, она отражает практически все технологические операции делопроизводства.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Проводя анализ инструкций по делопроизводству необходимо устанавливать их соответствие ГОСТу для устранения неточностей и некорректных формулировок.

Структура курсовой работы следующая.

Работа включает в себя введение, оглавление, десять глав, заключение, список использованных источников.

Введение содержит определение тематики работы, обобщение материала, причину выбора данной темы, раскрытие ее актуальности. Поставлены цель и задачи работы.

Первая глава содержит характеристику общих и различных черт Инструкций по делопроизводству. Выявлены различия в структуре нормативных документов, подходах к функционированию служб делопроизводства, дан анализ соответствия некоторых норм Инструкции по делопроизводству РГГУ рекомендациям Типовой инструкции.

Вторая глава освещает правила подготовки и оформления документов. Дан детальный разбор правил оформления бланков документов, размещения реквизитов (заголовка к тексту документа, даты, подписи, адресования, согласования, утверждения, резолюции, отметки об исполнителе, приложений, отметки об исполнении, печатей).

В следующей главе дана характеристика особенностей подготовки и оформления таких видов документов, как приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, служебные письма, справка.

Четвертая глава посвящена разбору организации документооборота и исполнения документов. Рассмотрены правила приема и первичной обработки документов, отправки документов почтовой связью.

В пятой главе рассмотрена поисковая система по документам, представленная в Университете в виде технологии регистрации.

Шестая глава освещает организацию контроля исполнения документов, которая включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

В седьмой главе определены требования к составлению номенклатуры дел как систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, заводимых в Университете, с указанием сроков их хранения. Рассмотрены особенности сводной номенклатуры, ее состав.

Восьмая глава содержит сведения о систематизации и группировке дел для их последующего формирования, оформлении необходимых реквизитов, требования к оформлению обложки дела.

Девятая глава посвящена анализу порядка передачи документов на хранение в архив, а именно подвергаются разбору этапы проведения экспертизы ценности документов, составление описи дела и акта о выделении документов к уничтожению, отбор документов, процесс передачи документов в архив.

В десятой главе дана характеристика организации оперативного хранения документов, указано место хранения документов с момента заведения и до передачи в архив, определены условия передачи документов другим подразделениям.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам, сделанным в ходе исследования.

Похожие статьи




Введение - Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ

Предыдущая | Следующая