Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий - Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се деятельности могли создаваться такие документы. Целесообразно обсудить на ЭК с участием старейших работников план и пути выявления особо ценных документов.
По согласованию с соответствующим госархивом и под его руководством ведомственный архив определяет особо ценные документы. Для выявления дел, содержащих особо ценные документы, берутся в первую очередь описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность фондообразователя.
Если дело содержит особо ценные документы (ОЦД), оно включается в перечень. В перечне указываются: номера фонда, описи, дела, заголовок дела и в той же графе -- аннотация на особо ценные документы; гр. "примечание" используется для пояснений и необходимых отметок (физическое состояние дела, объем ОЦД, связь с другими делами и др.).
Перечень рассматривается на ЭК (ЦЭК) и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. После утверждения перечня все особо ценные дела подлежат учету. На обложках дел, включающих такие документы, в правом верхнем углу ставится индекс ОЦ. Главным учетным документом особо ценных дел является опись установленной формы.
Опись составляется на каждый фонд отдельно в четырех экземплярах, одобряется ЭК организации и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. Опись имеет итоговую запись, которая изменяется по мере пополнения описи до четырехзначного числа. Дела в опись вносятся в порядке номеров описей и дел. Учет описей ведется в листах фондов, к номеру такой описи добавляется индекс ОЦ.
В конце итоговой записи годового раздела сводной и законченной описей, содержащих особо ценные дела, делается запись по форме: "В том числе ОЦД №. всего (количество цифрами и прописью) дел". В гр. "примечание" напротив каждого такого заголовка дела проставляется отметка ОЦ.
В листе фонда учет особо ценных дел осуществляется по тем описям, которые содержат эти дела. Для этого в гр. 5, 6, 8, 11, 15 указывается через дробь (в знаменателе) их количество, которое отражено в итоговой записи к описи, с добавлением к цифрам ОЦ. Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи (указанный в числителе) не влияет, так как особо ценные дела уже учтены в общем объеме дел.
Особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и при чрезвычайных условиях подлежат ей в первую очередь).
Одним из важнейших мероприятий по обеспечению безопасности и сохранности особо ценных и уникальных документов АФ РФ является создание страхового фонда их копий.
При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страховой фонд. Придавая важное значение комплексному совершенствованию и развитию работ по созданию страховых фондов документации, осуществляемых в различных ведомствах и сферах деятельности, Правительство Российской Федерации в 1995 году приняло постановление о создании единого страхового фонда документации (СФД) и утвердило Положение об этом фонде.
Совокупность страховых копий составляет страховой фонд. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.
Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов и страниц в каждом деле. При получении заказа все дела сверяются с описями и проверяются полистно. В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его микрофильмировании Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества занятых на нем фондов, дел, документов.
Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фондом пользования на государственное хранение. Опись может составляться на микрофильмы одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке. Перенумерация страховых копий запрещается. Данные учета вносятся в опись из книги поступления и выбытия. Основные правила работы архивов организаций, М., 2003
Похожие статьи
-
Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за...
-
На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или...
-
Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации,...
-
Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная...
-
В целях обеспечения сохранности и наиболее качественного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих важнейшие события в жизни...
-
Комплектование Архивного фонда Российской Федерации Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Под...
-
Организация учета документов Архивного фонда РФ Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого...
-
Особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища. В хранилище, предусмотренном для...
-
В Архивном фонде Российской Федерации документы по степени ценности делятся на ценные, особо ценные и уникальные. Все, отнесенные к составу Архивного...
-
Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все...
-
Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное,...
-
Понятия "архивный документ" и "архив" Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ - это результат закрепления информации...
-
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,...
-
Документ ценный уникальный учет экспертиза Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения...
-
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - Особо ценные документы: правовые вопросы, выявление, учет, описание
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства: А) при разработке номенклатуры дел...
-
Теоретическая часть, Общие требования к учету документов - Работа архива
Целью Архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с...
-
Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и...
-
Введение - Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации
Представленная работа посвящена теме "Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации". Проблема данного исследования носит...
-
В основах законодательства об Архивном фонде РФ и архивах был провозглашен принцип публичности архивов, их равной доступности для любого физического или...
-
1. После выяснения и устранения причины возникновения очага плесневения документов должны выполняться оперативные мероприятия по дезинфекционной...
-
Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. В...
-
Виды справочников - Виды архивных справочников
Архивный справочник каталог указатель Архивная опись - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их...
-
ВВЕДЕНИЕ - Обеспечение доступа к архивным документам и архивной документной информации
Полноценное и разностороннее использование документальных богатств архивов возможно лишь при их открытости, т. е. наличии свободного доступа граждан к...
-
Организация учета оплаты труда - Анализ эффективности оплаты труда работников на предприятии
Организация оплаты труда производится на основании: - законодательных и других нормативных актов; - генерального соглашения на государственном уровне; -...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Обеспечение доступа к архивным документам и архивной документной информации
Итак, в работе были рассмотрены и изучены виды и степень доступа к архивной документной информации Архивного фонда РФ на современном этапе развития...
-
Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми....
-
Режим труда и отдыха предусматривает соблюдение определенной длительности непрерывной работы на ПК и перерывов, регламентированных с учетом...
-
Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в...
-
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Полистную дезинфекцию документов на бумажных носителях, а также бумажных, картонных и коленкоровых переплетов проводят ватным или марлевым тампоном,...
-
Архив информация документ доступ Доступ к документам Архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния, регламентирован...
-
Технічна обробка документів - Процес обробки документного фонду сучасної бібліотеки
Перш ніж потрапити на полиці фондосховищ, усі твори друку та інші документи підлягають технічній бібліотечній обробці. До неї належить штемпелювання,...
-
Уявлення про бібліотечний фонд як про систему, теорія його формування реалізуються в практичній роботі бібліотекаря по створенню і розвитку фонду. Інакше...
-
1. Антисептированные прокладки используют для дезинфекции документов с ослабленной основой. В зависимости от стойкости текста в растворителе применяют...
-
Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых...
-
Документы на бумажных носителях, а также подавляющее большинство материалов и веществ, применяющихся при реставрации и консервации документов, являются...
-
Нормативно-правовая информация аудита эффективности бизнес-процесса закупки Нормативно-правовое регулирование закупочной деятельности можно подразделить...
-
Основные требования к помещениям и оборудованию архива - Требования к сохранности документов
Создание оптимальных условий хранения документов Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: Предоставлением для архива помещения и...
-
Основы обеспечения физико-химической сохранности документов Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения,...
Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий - Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации