Понятие "документооборот" и его организация - Делопроизводство и документооборот
Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулирования документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.
Документооборот можно разделить на следующие этапы:
- * экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию; * предварительное рассмотрение документов службой ДОУ; * организация рационального движения документов внутри организации; * экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.
Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.
Предпочтение справедливо отдается централизованной экспедиции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.
При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения управления (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной информационно-поисковой системы ему же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т. п.). Цель первого этапа -- зафиксировать сам факт поступления документов (при необходимости и время).
Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение -- оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.
Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки:
- * для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей; * не требующие резолюции руководства и направляемые в структурные подразделения исполнителям.
При рассмотрении поступившего документа учитывается:
- * важность его содержания; * сложность и новизна поставленных вопросов; * общественное положение автора документа, место учреждения отправителя в структуре управления; * срок исполнения документа; * вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.
В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.
Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.
Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.
Обработку исполненных и отправляемых документов предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
Похожие статьи
-
Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах: - получение информации, ее обработка; - анализ, подготовка, принятие решений; -...
-
Основные требования к оформлению управленческих документов - Делопроизводство и документооборот
Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.)....
-
Понятия "архивный документ" и "архив" Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ - это результат закрепления информации...
-
Терминологический стандарт определяет "делопроизводство" как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными...
-
Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное,...
-
Введение - Делопроизводство и документооборот
Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру...
-
ВВЕДЕНИЕ - Организация службы документационного обеспечения управления
Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с...
-
Цель, задачи, функции службы ДОУ - Служба делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по...
-
Введение - Служба делопроизводства
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она...
-
ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ - Организация службы документационного обеспечения управления
Основной целью службы ДОУ, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному...
-
Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Общегосударственный классификатор Республики...
-
Наименование службы ДОУ - Служба делопроизводства
Говоря о наименовании службы ДОУ, необходимо отметить, что сегодня данная служба может иметь разные названия, например, управление делами, отдел...
-
Структура службы ДОУ, Организационное построение службы ДОУ - Служба делопроизводства
Организационное построение службы ДОУ При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы: - выбор оптимальной организационной формы...
-
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА - Организация службы документационного обеспечения управления
Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда. Организация...
-
Рационализация управления и делопроизводства в 1917 - 1941 гг. - История делопроизводства в России
Представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют давнюю традицию и сложились в...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Должностной и численный состав службы ДОУ - Служба делопроизводства
Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников: - руководители; - специалисты; - технические исполнители. Наименования должностей и...
-
Организационная структура службы ДОУ - Служба делопроизводства
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, ее...
-
Описание топологий сетей и ее архитектура организации Выбор используемой топологии зависит от условий, задач и возможностей, или же определяется...
-
Режим труда и отдыха предусматривает соблюдение определенной длительности непрерывной работы на ПК и перерывов, регламентированных с учетом...
-
Для повышения производительности труда при работе за компьютером необходимо создать на рабочем месте наиболее благоприятные условия с точки зрения...
-
Заключение - История делопроизводства в России
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое,...
-
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се...
-
В конце XVII века Российское государство остро нуждалось в переустройстве системы государственного управления. Боярская Дума и громоздкий аппарат...
-
Для повышения производительности труда при работе за компьютером необходимо создать на рабочем месте наиболее благоприятные условия с точки зрения...
-
1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа. 2. Делопроизводство УСД - отрасль...
-
Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. В...
-
Организация и планирование выполнения темы Сроки выполнения и затраты на исследования в большой мере зависят от организационных условий выполнения...
-
Формирование черных дыр - Понятие о черной дыре
Самый очевидный путь образования черной дыры - коллапс ядра массивной звезды. Пока в недрах звезды не истощился запас ядерного топлива, ее равновесие...
-
Понятия "информация" и "документ" - Предмет и задачи документоведения
Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации Понятия "информация" и "документ" . Основу деятельности любого...
-
С переходом к рыночным отношениям принципиально меняется сущность таких важнейших экономических категорий и процессов, как оплата труда. Заработная плата...
-
Виды черных дыр - Понятие о черной дыре
А) Сверхмассивные черные дыры. Разросшиеся очень массивные черные дыры, по современным представлениям, образуют ядра большинства галактик. В их число...
-
О роли письмовников в русском делопроизводстве - Формуляр документа XVIII века
При изучении документа широко используется понятие формуляра, понимаемое как совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной...
-
Система министерского делопроизводства XIX -- начала XX вв. Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства,...
-
Система коллежского делопроизводства - История делопроизводства в России
Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 г. г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и...
-
Приказное делопроизводство - История делопроизводства в России
В конце ХV в. появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные...
-
Проблемы перехода высшего образования к двухуровневой системе: к вопросу организации самостоятельной работы 19 сентября 2003 г. Россия присоединилась к...
-
Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых...
-
Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все...
-
Организация учета документов Архивного фонда РФ Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого...
Понятие "документооборот" и его организация - Делопроизводство и документооборот