Умови зберігання та безпека електронних документів та архівів - Аналіз діяльності Центрального державного електронного архіву України
Впровадження електронного документообігу на підприємстві забезпечує прискорення і полегшення процесу обробки документів. Дана система пов'язує конкретні відділи всередині самого підприємства, а також забезпечує зв'язок з іншими підприємствами, клієнтами, постачальниками, податковими інспекціями, пенсійним фондом та іншими організаціями, з якими працює фірма.
При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:
1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Для забезпечення роботи з документами в електронній формі необхідно наявність ЕЦП (електронного цифрового підпису), яка відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис" має точно таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис або печатку підприємства, за умови використання посиленого сертифіката. Згідно з цим, можна зробити очевидний висновок, що будь - які документи, які підписані ЕЦП, мають таку ж юридичну силу, як їх паперові аналоги.
Питання безпеки системи електронного документообігу регулюється, в першу чергу, визначенням автентичності користувача. Будь-яка програма має свою систему безпеки і розмежування прав доступу того чи іншого користувача. Використання ЕЦП є гарантом безпеки та захисту даних. Заснована робота ЕЦП на технологіях шифровки двох ключів. Відкритий ключ передається по відкритому (тобто незахищеному, доступному для спостереження) каналу і використовується для шифрування повідомлення і для перевірки ЕЦП. Для розшифровки повідомлення і для генерації ЕЦП використовується секретний ключ. Електронні ключі являють собою унікальну послідовність певних символів. Відповідно, використання ЕЦП є гарантом того, що електронний документ підписаний саме власником закритого ключа. При використанні ЕЦП у власника підпису є можливість зашифрувати електронні документи з метою подальшої їх відправки. Оскільки ЕЦП є результатом криптографічного перетворення (найбільш ефективний метод шифровки) набору електронних даних, то дані можуть належати тільки власникові ключа та ідентифікувати підписувача. При цьому, підробити ЕЦП неможливо. Програмне забезпечення, яке використовується для роботи з ЕЦП, проходить експертизи у Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації. Автоматизація документообігу в електронному вигляді забезпечує збереження документів, а так само безпеку доступу до електронної бухгалтерської звітності та первинних документів.
Проблема збереження електронних документів від копіювання, модифікації і підробки вимагає для свого вирішення специфічних засобів і методів захисту. Одним з поширених в світі засобів такого захисту є Електронний цифровий підпис, який за допомогою спеціального програмного забезпечення підтверджує достовірність інформації документу, його реквізитів і факту підписання конкретною особою. Електронний цифровий підпис може використовуватися юридичними і фізичними особами як аналог власноручного підпису для надання електронному документу юридичної сили. Юридична сила електронного документу, підписаного ЕЦП, еквівалентна юридичній силі документу на паперовому носії, підписаного власноручним підписом правомочної особи і скріпленим печаткою.
Для забезпечення надійності системи електронних підписів центри сертифікації мають нести відповідальність за неналежне зберігання даних про видані ними сертифікати, внаслідок чого клієнтам може бути завдано матеріальної шкоди. Однак Закон обмежується лише загальною фразою у вигляді "відповідальності згідно з чинним законодавством". Така форма змусить клієнтів центрів сертифікації в угодах про сертифікацію передбачати відповідальність центрів сертифікації за дії або бездіяльність, які завдадуть збитків, аби в разі виникнення конфліктів можна було вирішувати спори в рамках цивільного та господарського кодексів.
Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством. Кожен одержаний адресатом електронний документ перевіряється на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів, включаючи ті, що накладені (проставлені) згідно із законодавством як аналоги печатки (далі - електронні печатки). При цьому необхідно, щоб:
- - кожен електронний цифровий підпис був підтверджений з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису; - під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису; - особистий ключ підписувача відповідав відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті; - на час перевірки був чинним посилений сертифікат відкритого ключа акредитованого центру сертифікації ключів та/або посилений сертифікат відкритого ключа відповідного засвідчувального центру.
Однак поряд з цим електронний документ має відмітну особливість у порівнянні з документом на папері: він не має жорсткої прив'язки до носія.
Похожие статьи
-
Вступ - Аналіз діяльності Центрального державного електронного архіву України
В умовах глобалізації та інформатизації суспільства на державні підприємства, установи, приватні організації обрушився великий потік інформації. Розвиток...
-
Необхідною умовою успішного функціонування будь-якого підприємства в ринковій економіці є ефективне використання його власних так званих нематеріальних...
-
Основні фонди - це засоби праці, які мають вартість і функціонують у виробництві тривалий час у своїй незмінній споживчій формі, а їх вартість...
-
Фінансовим результатом господарської діяльності підприємства є прибуток або збиток. Прибуток в основному утворюється в результаті продажу (реалізації)...
-
Аналіз основних техніко-економічних показників діяльності підприємства Формування ринкової економіки обумовлює розвиток контролю та аналізу як на...
-
Веселівське міжрайонне управління водним господарством було засновано в 70-х роках з метою зрошення земель - підведення води на поля для штучного...
-
Стосовно функцій державного управління, в науковій літературі існують різні підходи щодо визначення цього поняття та класифікації функцій. Водночас...
-
Застосуємо для аналізу діяльності ТОВ ВКФ "Віта-Авто" метод SWOT - аналізу (абревіатура означає перші літери англійських слів: "сила", "слабкість",...
-
Поняття принципу державного управління Термін "принципи" походить від латинського слова "principium", що означає основні, вихідні положення, засоби,...
-
Систематизація вимог до БД Однією з основних цілей даного звіту є придбання практичних навичок у проектуванні баз даних для зберігання й обробки...
-
Звіт про фінансові результати за 2013 рік Стаття За звітний період За аналогічний період попереднього року Чистий дохід від реалізації продукції 446915...
-
Створення форм та звіту - Аналіз діяльності гірничо-збагачувального комбінату
Форма -- це об'єкт БД, призначений для введення і відображення інформації. Форми дозволяють виконати перевірку коректності даних при введенні, проводити...
-
Основним видом діяльності Веселівського міжрайонного управління водним господарством є підведення води на поля для штучного зволоження грунту з метою...
-
Економічний аналіз має велике значення у вирішенні проблем використання трудових ресурсів на сучасному етапі розвитку економіки. До цих проблем...
-
Захист інформації - Інформація та комунікації в управлінні
Постановою ВР України встановлено перелік відомостей, які не можуть бути віднесені до комерційної таємниці. До них відносяться: установчі документи...
-
Державне управління в Україні здійснюють відповідно до принципів (засад), закріплених Конституцією України. В сучасній юридичній літературі систему...
-
Електроенергетичний ринок України в системі регіонального управління
У статті визначено шляхи подальшого розвитку електроенергетичного ринку України шляхом формування сукупності заходів на національному та регіональному...
-
Разработка бланков документов - Документирование управленческой деятельности
Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата - А4 и А5. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его...
-
Документ: генезис, еволюція, сучасний стан
Документ: генезис, еволюція, сучасний стан Людська пам'ять недосконала і нездатна вмістити всі знання і досвід, які переходять з покоління в покоління....
-
Использование документов архива - Исходные понятия делопроизводства
Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости...
-
Метод підвищення управління якістю продукції у ВАТ "Сумське НВО ім. М. В. Фрунзе" - Аналіз якості
Сьогодні ПАТ "Сумське НВО ім. М.В. Фрунзе" має тісні партнерські зв'язки і поставляє свою продукцію в більш ніж 40 країн світу. Експорт є основою...
-
Виробничий процес -- це сукупність взаємоповгязаних ресурсів і діяльності від моменту отримання матеріальних ресурсів до відправлення готової продукції...
-
В настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они...
-
Антикризове управління в логістичних компаніях України
Підприємства в Україні для ведення успішної діяльності в ринкових умовах мають шукати нові шляхи підвищення власної конкурентоспроможності на...
-
Порядок отнесения сведений к информации ограниченного доступа аналогичен порядку отнесения сведений о государственной тайне. Общедоступные технологии...
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
Общие нормы и правила оформления документов Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее...
-
У наш час постає потреба в якісно підготовлених висококваліфікованих фахівцях, від яких значним чином залежить якісне документаційне забезпечення. Усі ці...
-
Виды обработки документов - Документационное обеспечение производства
Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой...
-
Формування майна організації - Аналіз діяльності гірничо-збагачувального комбінату
ПАТ "ЦГЗК" здійснює свою діяльність на основі власного майна та/або майна, що знаходиться у користуванні підприємства. Товариство має приватну форму...
-
В Access є таке поняття, "об'єкт". У базі даних основними об'єктами є таблиці, запити, форми, звіти: - Таблиця - об'єкт, який Ви визначаєте і...
-
Загальна характеристика управління ПП "Приват - Транс" Згідно Статуту, приватне підприємство "Приват - Транс" ( надалі ПП "Приват - Транс"), розташований...
-
Державний управління адміністративний євросоюз Оцінка впливу - це інформаційно-аналітичний метод оцінки можливих витрат, наслідків, побічних ефектів...
-
Основні засади та принципи адміністративного управління Під принципами державного управління у вузькому значенні розуміють сукупність принципів...
-
Зростання ділової активності та ефективність виробництва в значній мірі залежить від податкової системи. Як свідчить практика, основне податкове...
-
При підготовці та реалізації управлінських рішень у системі корпоративного податкового менеджменту одним із визначальних факторів виступає також...
-
Вплив інтервала між поставками на сумарні витрати на зберігання матеріально-технічних ресурсів Таблиця 1. Вихідні дані Вид сировини Витрати по доставці,...
-
Виробнича діяльність гірничо-збагачувального комбінату Функціонування гірничо-збагачувальних комбінатів безпосередньо прив'язано до мінерально-сировинних...
-
Аналіз фінансової діяльності підприємства - Аналіз господарської діяльності підприємств
У сучасних умовах господарювання аналіз фінансового стану - необхідна складова процесу стратегічного управління підприємством. Головним напрямком його...
-
Аналіз комерційної діяльності підприємства - Аналіз господарської діяльності підприємств
Перед формуванням виробничої програми та визначення виробничої потужності необхідно проводити аналіз факторів, які визначають місце підприємства на рину,...
Умови зберігання та безпека електронних документів та архівів - Аналіз діяльності Центрального державного електронного архіву України