Удосконалення управління витратами, Формування центру витрат та центру відповідальності - Управління формуванням витрат підприємства на виробництво та реалізацію продукції

Формування центру витрат та центру відповідальності

Кожне підприємство має власну організаційну структуру, яка визначається наявністю та взаємодією його підрозділів. Підрозділи підприємства виконують різні функції і можуть мати різну назву: цехи, відділи, служби, департаменти, секції, відділення тощо. Ці підрозділи очолюють керівники (менеджери, завідувачі), які відповідають за їхню роботу. У невеличких підприємствах нерідко одна й та сама особа (власник або головний менеджер) здійснює управління господарською діяльністю і приймає важливі рішення. Але здатність людини керувати має певні обмеження. Тому в разі зростання масштабів бізнесу й ускладнення його структури виникає необхідність розподілити повноваження з прийняття рішень між різними рівнями управління.

Делегування повноважень з прийняття рішень означає децентралізацію управління. Децентралізація управління має певні переваги і вади.

Перевагами децентралізації є: можливість вищого керівництва зосередитися на глобальних стратегічних проблемах і рішеннях; оперативне прийняття рішень на відповідних рівнях управління; рішення приймаються тими менеджерами, які найглибше розуміються на суті проблеми; менеджери набувають досвіду управління, що дає їм змогу з часом посісти вирішальні посади у керівництві тощо.

Вадами децентралізації є: ускладнення процесу координації діяльності; можливість появи нездорової внутрішньої конкуренції; збільшення витрат на утримання обслуговуючого персоналу тощо.

Отримання менеджером права самостійно приймати рішення означає водночас і відповідальність за його наслідки. Тому підрозділ, очолюваний керівником, який несе відповідальність за результати його діяльності, дістав назву "центр відповідальності".

Центр відповідальності - сфера (сегмент) діяльності, в межах якої встановлено персональну відповідальність менеджера за показники діяльності, які він контролює. У системі управління вищий керівник має контролювати й оцінювати роботу менеджерів нижчого рівня, а вони, своєю чергою, повинні здійснювати самоконтроль та інформувати вище керівництво про результати діяльності.

Центрами відповідальності ТОВ "Олвія" є цеха: булочний, бараночний та кондитерський.

Вироби кондитерського цеху, які виготовляються за індивідуальним замовленням мають одиничний тип виробництва.

Кондитерський цех використовує дві тупікові печі ФТЛ-2, кремозбивальні машини, глазурувальна машина, машина для розділення маси при вироблені кексу, подрібнення горіхів.

Технологічна схема виготовлення кондитерських виробів дещо інша від булочного, оскільки напівфабрикати випікають цілодобово, а формування тортів і тістечок здійснюється у дві зміни.

Основне обладнання, яке використовується в булочних цехах: тістомісильні машини марки А2- ХТ2Б, агрегати ХТР, шафи кінцевої випічки тістових заготовок, печі та інше обладнання.

Готові вироби укладаються в дерев'яні лотки і реалізуються в торговельну мережу.

Для здійснення контролю та забезпечення підзвітності менеджерів на ТОВ "Олвія" необхідна відповідна система обліку, яка забезпечує збирання, обробку і передання інформації про результати діяльності кожного центру відповідальності. Такою системою обліку є облік за центрами відповідальності.

Облік відповідальності - система обліку, що забезпечує контроль і оцінку діяльності кожного центру відповідальності.

Ефективна система обліку за центрами відповідальності грунтується на таких принципах:

    - менеджери відповідають тільки за ту діяльність, що перебуває під їхнім контролем; - менеджери беруть участь у визначенні цілей, за якими оцінюватиметься їхня діяльність; - менеджери намагаються досягти поставленої перед ними та їхніми підрозділами мети; - чітка визначеність ролі обліку в системі заохочення працівників; - звіти про виконання бюджетів складаються регулярно і використовуються практично для оцінки діяльності центрів відповідальності.

Створення й функціонування системи обліку за центрами відповідальності передбачає:

    - визначення центрів відповідальності; - складання бюджету для кожного центру відповідальності; - регулярне складання звітності про виконання; - аналіз причин відхилень та оцінка діяльності центру.

Основою обліку за центрами відповідальності є закріплення витрат і доходів за керівниками різних рівнів і систематичний контроль за виконанням ними затверджених бюджетів.

У зв'язку з цим першим кроком організації такого обліку є виділення відповідних центрів з метою закріплення відповідальності. Для виділення центрів відповідальності насамперед беруть до уваги організаційну й технологічну структуру підприємства, посадові інструкції, які встановлюють права і обов'язки конкретних працівників.

В ТОВ "Олвія" аналіз витрат за центрами відповідальності грунтується на плануванні й обліку витрат у цьому розрізі. Головна мета аналізу за центрами відповідальності - виявлення резервів зростання прибутку за рахунок підвищення активності менеджерів на всіх рівнях.

З цією метою строго регламентують функції кожного керівника на всіх рівнях і відповідним чином формують і відображають витрати в планах і звітах фірми.

Часто відповідальність за певну статтю витрат може бути поділено. Наприклад, менеджер цеху несе відповідальність за кількість використаної сировини, а менеджер відділу закупівель - за якість і ціну цієї сировини.

Визначаючи центр відповідальності за той чи інший вид витрат, керуються такими нормами:

    - якщо менеджер може контролювати обсяг і ціну спожитих ресурсів і наданих послуг, то він відповідальний за всі витрати на здійснення їх; - якщо менеджер може контролювати обсяг спожитих ресурсів і наданих послуг, але не їхню ціну, то він відповідає тільки за ті розбіжності між фактичними і запланованими витратами, що викликані зміною кількості спожитих ресурсів і наданих послуг; - якщо менеджер не може контролювати ні обсяг послуг, ні їхню ціну, то витрати будуть некерованими і відповідальності за них менеджер не несе.

Система обліку й аналізу витрат за центрами відповідальності не буде діяти, якщо буде несправедливо покладено відповідальність за витрати на тих осіб, що не мають повноважень контролю за їхнім рівнем.

Щомісячні звіти про виконання кошторису за центрами відповідальності у ТОВ "Олвія" виглядають наступним чином (додаток 27).

На найнижчому рівні звіт більш детальний, а на більш високому - менш детальний. Звіти про виконання кошторису, як правило, супроводжують пояснювальною запискою керівника центру відповідальності, в якій розкривають причини відхилення від кошторису за кожною статтею витрат і коригувальні заходи.

У процесі аналізу зіставляють фактичні витрати з кошторисом кожного рівня відповідальності і виявляють відхилення від планових сум тільки за тими видами витрат, які контролюють на цьому рівні (наприклад, на рівні виробничого підрозділу: зарплата персоналу підрозділу, витрата матеріалів, енергії та інші витрати, підконтрольні цій службі).

На вищому рівні відповідальності аналізують якісні результати діяльності підприємства в цілому.

Дії аналітика з аналізу витрат за центрами відповідальності зводяться до вивчення причин відхилень фактичних витрат від кошторису, які протягом року показують наростаючою сумою, що дає контролювати ефективність ужитих заходів для усунення небажаних відхилень.

Така організація планування, обліку й аналізу збільшує трудомісткість обліково-аналітичного процесу, але значно підвищує відповідальність керівників кожного рівня за скорочення витрат, пов'язаних з їхньою діяльністю, і сприяє зниженню собівартості та збільшенню прибутку.

Таким чином, центр відповідальності ТОВ "Олвія"- сфера діяльності, в межах якої встановлено персональну відповідальність менеджера за показники діяльності, які він контролює. У системі управління вищий керівник має контролювати й оцінювати роботу менеджерів нижчого рівня, а вони, своєю чергою, повинні здійснювати самоконтроль та інформувати вище керівництво про результати діяльності.

Першим кроком організації обліку є виділення відповідних центрів з метою закріплення відповідальності. Для виділення центрів відповідальності насамперед беруть до уваги організаційну й технологічну структуру підприємства, посадові інструкції, які встановлюють права і обов'язки конкретних працівників.

Похожие статьи




Удосконалення управління витратами, Формування центру витрат та центру відповідальності - Управління формуванням витрат підприємства на виробництво та реалізацію продукції

Предыдущая | Следующая