Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления - Автоматизация процесса обмена служебной документацией в органах местного самоуправления и государственной власти
В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.
В чем же особенности "российской модели" делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:
Контроль за документом, начиная с момента его поступления;
Централизация контрольных функций
Единые нормы документооборота.
В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после "рождения" - то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов - в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, - ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно. И. Н. Кузнецов Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст] / И. Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2008.
Максимальная централизация контроля над документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.
Другой важной особенностью "российской модели" является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб - экспедиций, канцелярий, групп контроля - регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.
В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.
Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления. М. П. Бобылева Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводитель. - 2001. - № 1.
С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.
Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.
Похожие статьи
-
Актуальность темы заключается в том, что документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется...
-
Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий....
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Для перемещения...
-
В настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они...
-
2.1 Необходимость автоматизированных систем документооборота Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое...
-
Таким образом, проанализировав ситуацию по автоматизации процесса обмена служебной документации в органах государственной власти и органах местного...
-
1.1 Виды служебных документов их классификация и функции Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это...
-
Описание системы "Дело" Система "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее...
-
Заключение - Автоматизация документооборота предприятия с использованием АИС "Дело"
Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет...
-
Карьерный рост женщин в органах государственной власти: актуальность учета гендерного компонента в государственной кадровой политике Российской Федерации...
-
2.2 Основные задачи кадровой службы государственного органа Кадровая служба государственного органа выполняет функции центра управления персоналом,...
-
Анализ основных черт русского характера позволяет заметить их двойственность. Так, Прохоров А. П. отмечает: "Все русские, от грузчика до генерального...
-
Значительные объемы документальной информации требуют и значительных усилий по ее обработке. Непременным условием рациональной обработки документов...
-
В статье рассматриваются общие вопросы организации работы городского пассажирского транспорта в г. Магадане. Освещаются отдельные аспекты управленческой...
-
Режим труда и время отдыха в системе государственной службы Под условиями государственной службы следует понимать внутренний распорядок в государственных...
-
За последние годы в Российской Федерации была проделана исключительно большая работа по становлению и развитию новой системы государственного и...
-
Матрица модели "дифференциация и интеграция" - Дифференциация и интеграция менеджмента
Интеграция означает уровень сотрудничества, существующего между организации и обеспечивающего достижение их целей в рамках требований, предъявляемых...
-
Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров,...
-
Базовая схема процесса моделирования ОП выглядит следующим образом: 1-й этап - исследование этапа развития организации - этап зрелости. Состояние...
-
Регулирование инновационной деятельности во всех развитых странах мира осуществляется на различных уровнях: 1) на уровне государства в целом; 2) на...
-
Структура кадровой службы государственного органа - Кадровые службы и их место в управлении
Структура и штаты кадровой службы государственного органа формируются исходя из целей и задач, стоящих перед ним, его структурных особенностей, объема...
-
История Российской модели управления Российскому менеджменту как определенному типу ления, свойсс ственны как общие, так и специфические черты, которые...
-
Общие положения создания советов наставников К наставнической работе в качестве наставников привлекаются лица начальствующего состава органов внутренних...
-
Процесс документооборота в органах внутренних дел. - Документооборот в ОВД
В деятельности любого ОВД возникает, обычно, большое число документации, которая циркулирует по службам и подразделениям, образуя документооборот. В...
-
Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым, административно-хозяйственным вопросам...
-
Причины возникновения специфической модели финансового менеджмента в России Существует несколько классификаций этапов развития управления финансами в...
-
Служебный распорядок государственного органа может быть определен нормативным правовым актом государственного органа, в котором устанавливается режим...
-
Управление организациями основано на следующих процессах: ? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ?...
-
В нашей стране отсутствуют общие для всех предприятий способы оценки их финансового состояния. Пороговые значения показателей, по которым проводится...
-
Автоматизация документооборота на предприятии - Информационная структура предприятия
Почти каждая компания сталкивалась с системой документооборота. Исключение составляют фирмы, которые работают в условиях неформального управления:...
-
Заключение - Делопроизводство и режим секретности
Обобщая сказанное, можно прийти к следующему выводу. Систему делопроизводства в организации можно определить как целостное единство взаимосвязанных и...
-
Введение - Cущность методов принятия управленческих решений, процесс и процедура их принятия
Одной из основных функций управления в настоящее время является принятие решений. Принимая решения, необходимо полагаться на такое количество информации,...
-
Анализ работы "Осиповичского завода автомобильных агрегатов" показал, что в целом организация работает хорошо, но для эффективной работы можно предложить...
-
Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени,...
-
Понятие техники управления Технические средства управления - неотъемлемая часть технического оборудования любого предприятия. Слабое применение средств...
-
Рассмотрим основные этапы развития технологий сетевого планирования и управления, теоретические аспекты основ управления проектами, построениясетевых...
-
Автоматизация кадровой системы Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создается большой объем однотипных...
-
Лидерство и власть - Власть и каналы власти в организации
Организации, добывающиеся успеха, отличаются от противоположных им главным образом тем, что имеют более динамичное и эффективное руководство. В...
-
Информационная технология - совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку,...
-
Общеизвестно, что немало принципиально новых по характеру и организации деятельности применяющих новейшие информационные технологии негосударственных...
Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления - Автоматизация процесса обмена служебной документацией в органах местного самоуправления и государственной власти