Документооборот предприятия - Администрация Лугопролейского сельского поселения

Целью правового регулирования, осуществляемого на основании настоящих Правил, является установление в администрации общих норм и требований к организации и ведению делопроизводства и документооборота

Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации с указанием сроков их хранения.

Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации

Оформление документов

Документы, создаваемые в администрации (в органах администрации в их структурных и внутриструктурных подразделениях), оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки администрации (органов администрации, их структурных и внутриструктурных подразделений) разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов используются электронные шаблоны бланков документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

Образцы бланков (электронные шаблоны бланков), используемых в администрации (в органах, в их структурных и внутриструктурных подразделениях), и порядок их использования устанавливаются органом администрации уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.

Перечень реквизитов, порядок их размещения и использования в документах, создаваемых в процессе деятельности администрации (органов администрации их структурных и внутриструктурных подразделений), устанавливаются органом администрации, уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.

Требования к организации документооборота

В документообороте выделяются следующие документопотоки:

    А) поступающая документация (входящая); Б) отправляемая документация (исходящая); В) внутренняя документация.

В администрации доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи.

Документы, поступающие в администрацию, проходят в органе администрации, уполномоченном на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов администрации в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан в администрации

Если иное не предусмотрено специальным правовым регулированием, зарегистрированные документы передаются органом администрации уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, на рассмотрение главе. Документы с указаниями по исполнению передаются органом администрации уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, исполнителям.

Документ направляется в орган администрации, ответственный за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей документ передается в орган администрации, являющийся ответственным исполнителем, остальные органы получают копию документа.

Орган администрации, уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Документы после их подписания главой или его заместителями передаются в орган администрации, уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, для регистрации и отправки.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Передача документов между органами администрации осуществляется через орган администрации уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.

Орган администрации, уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, ведет учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются органом администрации, уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, и представляются главе в установленном им порядке.

Документальный фонд

Администрация :

    А) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов; Б) разрабатывает и утверждает перечень документов, образующихся в процессе ее деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ей организаций, с указанием сроков хранения.

Формирование документального фонда администрации осуществляется органом администрации, уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив.

Номенклатура дел администрации:

    А) составляется органом администрации, уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения; Б) утверждается главой не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года; В) один раз в 5 лет согласовывается с соответствующей экспертно-проверочной комиссией; Г) в случае изменения функций и структуры администрации подлежит согласованию с соответствующей экспертно-проверочной комиссией.

Органы администрации, являющиеся источниками комплектования муниципального архива, самостоятельно составляют, согласовывают и утверждают номенклатуры дел данных органов.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 5 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 5 лет включительно) хранения.

Дела со дня их формирования до передачи в муниципальный архив или на уничтожение хранятся в органах администрации по месту их формирования.

До передачи в архив дела выдаются во временное пользование работникам администрации на срок, определяемый руководителем органа администрации по месту формирования указанных дел, а после передачи дел в архив - руководителем органа администрации, уполномоченного на выполнение задач и функций в сфере архивного дела. После истечения указанного срока дела подлежат возврату.

Иным органам местного самоуправления, органам государственной власти и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, до передачи указанных дел в архив, и производится с разрешения руководителя органа администрации, уполномоченного на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу, составляемых в органах администрации. Дела временного (до 5 лет включительно) хранения в муниципальный архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения является номенклатура дел.

Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в администрации, определяется органом администрации уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.

Особенности работы с электронными документами

В администрации создаются и используются:

    А)электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; Б)электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения официальных символов.

При передаче электронных документов в другие органы местного самоуправления, органы государственной власти или организации документы заверяются электронной подписью автора документа в соответствии с законодательством Российской Федерации в области использования электронных подписей.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации Система электронного документооборота администрации муниципального образования "Город Новодвинск" должна соответствовать требованиям технических регламентов, стандартов, обязательных норм и правил.

Документы, создаваемые в администрации и (или) поступившие в администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Прием, передача исполнителю, отправка, хранение и уничтожение по истечению сроков хранения электронных документов осуществляются в соответствии с регламентом электронного документооборота в администрации.

Похожие статьи




Документооборот предприятия - Администрация Лугопролейского сельского поселения

Предыдущая | Следующая