Документооборот предприятия - Администрация Лугопролейского сельского поселения
Целью правового регулирования, осуществляемого на основании настоящих Правил, является установление в администрации общих норм и требований к организации и ведению делопроизводства и документооборота
Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации
Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.
Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации с указанием сроков их хранения.
Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации
Оформление документов
Документы, создаваемые в администрации (в органах администрации в их структурных и внутриструктурных подразделениях), оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Бланки администрации (органов администрации, их структурных и внутриструктурных подразделений) разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов используются электронные шаблоны бланков документов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
Образцы бланков (электронные шаблоны бланков), используемых в администрации (в органах, в их структурных и внутриструктурных подразделениях), и порядок их использования устанавливаются органом администрации уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.
Перечень реквизитов, порядок их размещения и использования в документах, создаваемых в процессе деятельности администрации (органов администрации их структурных и внутриструктурных подразделений), устанавливаются органом администрации, уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.
Требования к организации документооборота
В документообороте выделяются следующие документопотоки:
- А) поступающая документация (входящая); Б) отправляемая документация (исходящая); В) внутренняя документация.
В администрации доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи.
Документы, поступающие в администрацию, проходят в органе администрации, уполномоченном на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов администрации в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан в администрации
Если иное не предусмотрено специальным правовым регулированием, зарегистрированные документы передаются органом администрации уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, на рассмотрение главе. Документы с указаниями по исполнению передаются органом администрации уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, исполнителям.
Документ направляется в орган администрации, ответственный за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей документ передается в орган администрации, являющийся ответственным исполнителем, остальные органы получают копию документа.
Орган администрации, уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Документы после их подписания главой или его заместителями передаются в орган администрации, уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, для регистрации и отправки.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Передача документов между органами администрации осуществляется через орган администрации уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.
Орган администрации, уполномоченный на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, ведет учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются органом администрации, уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, и представляются главе в установленном им порядке.
Документальный фонд
Администрация :
- А) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов; Б) разрабатывает и утверждает перечень документов, образующихся в процессе ее деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ей организаций, с указанием сроков хранения.
Формирование документального фонда администрации осуществляется органом администрации, уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив.
Номенклатура дел администрации:
- А) составляется органом администрации, уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения; Б) утверждается главой не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года; В) один раз в 5 лет согласовывается с соответствующей экспертно-проверочной комиссией; Г) в случае изменения функций и структуры администрации подлежит согласованию с соответствующей экспертно-проверочной комиссией.
Органы администрации, являющиеся источниками комплектования муниципального архива, самостоятельно составляют, согласовывают и утверждают номенклатуры дел данных органов.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 5 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 5 лет включительно) хранения.
Дела со дня их формирования до передачи в муниципальный архив или на уничтожение хранятся в органах администрации по месту их формирования.
До передачи в архив дела выдаются во временное пользование работникам администрации на срок, определяемый руководителем органа администрации по месту формирования указанных дел, а после передачи дел в архив - руководителем органа администрации, уполномоченного на выполнение задач и функций в сфере архивного дела. После истечения указанного срока дела подлежат возврату.
Иным органам местного самоуправления, органам государственной власти и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, до передачи указанных дел в архив, и производится с разрешения руководителя органа администрации, уполномоченного на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу, составляемых в органах администрации. Дела временного (до 5 лет включительно) хранения в муниципальный архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения является номенклатура дел.
Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в администрации, определяется органом администрации уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.
Особенности работы с электронными документами
В администрации создаются и используются:
- А)электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; Б)электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения официальных символов.
При передаче электронных документов в другие органы местного самоуправления, органы государственной власти или организации документы заверяются электронной подписью автора документа в соответствии с законодательством Российской Федерации в области использования электронных подписей.
При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации Система электронного документооборота администрации муниципального образования "Город Новодвинск" должна соответствовать требованиям технических регламентов, стандартов, обязательных норм и правил.
Документы, создаваемые в администрации и (или) поступившие в администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Прием, передача исполнителю, отправка, хранение и уничтожение по истечению сроков хранения электронных документов осуществляются в соответствии с регламентом электронного документооборота в администрации.
Похожие статьи
-
Заключение - Администрация Лугопролейского сельского поселения
Представленный отчет был посвящен прохождению мной летней учебно-ознакомительной практики в Администрации Лугопролейского сельского поселения. Подводя...
-
Структура организации и иерархия управления Администрация в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством...
-
Данная работа представляет собой отчет по учебной практике пройденная в администрации Лугопролейского сельского поселения. Целью практики является...
-
Документооборот - Жизненный цикл документа
Документооборот (электронный Документооборот ) - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их...
-
Заключение - Документооборот в ОВД
В Российской Федерации действует большой ряд законов, которые устанавливают правила работы с отдельными видами обращений граждан: при исполнении...
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Для перемещения...
-
Описание системы "Дело" Система "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее...
-
Применение современных подходов к управлению на предприятии - История развития техники управления
Применение средств оргтехники в практике работы служб управления персоналом связано с выполнением различных операций по обработке документированной...
-
Управление организациями основано на следующих процессах: ? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ?...
-
Личное дело ведется в одном экземпляре. - Деятельность предприятия "Детский мир"
Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно: - вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении...
-
Справочно - распорядительные документы - Деятельность предприятия "Детский мир"
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми...
-
Процесс документооборота в органах внутренних дел. - Документооборот в ОВД
В деятельности любого ОВД возникает, обычно, большое число документации, которая циркулирует по службам и подразделениям, образуя документооборот. В...
-
В последние 50 лет термин "управление персоналом" (Personnel Management) используется для описания функции управления коммерческими организациями,...
-
Автоматизация документооборота на предприятии - Информационная структура предприятия
Почти каждая компания сталкивалась с системой документооборота. Исключение составляют фирмы, которые работают в условиях неформального управления:...
-
Результат внедрения MS Sharepoint. Внутренний документооборот MS Sharepoint - набор программных решений, который фактически базируется на трех глобальных...
-
Роль экономической информации в управлении предприятием - Информация в управлении
Информационный система управление обмен В наши дни невозможно себе представить компанию, которая не занимается масштабным сбором и обработкой информации....
-
1. Общие требования безопасности 1.1. К самостоятельной работе делопроизводителем допускаются лица в возрасте не моложе 18 лет, прошедшие соответствующую...
-
Методы и формы продажи товаров - Деятельность предприятия "Детский мир"
Характер и структура операций по продаже товаров зависят, прежде всего, от ассортимента реализуемых товаров и методов их продажи. Так, на выбор товаров...
-
Стадии и этапы документооборота - Документооборот в ОВД
Однотипность операций, производимых службами ДОУ над документами, позволяет рассматривать документооборот как последовательность этапов делопроизводства...
-
За прошедшие годы АО "ФНПЦ "НИИ прикладной химии" превратился в головное системообразующее предприятие России в области разработки, производства и...
-
Информационное обеспечение в организации - Деятельность предприятия "Детский мир"
Организационно - распорядительные документы Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на...
-
Понятие и принципы построения организационной структуры управления Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво...
-
Оформление дел - это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными процедурами. Оформление дел начинается с момента заведения их в...
-
1. Положение о кадровой службе предприятия. 2. Положение о подразделении кадровой службы. 3. Инструкция по организации кадровой работы. 4. Положение об...
-
Оптовый товарооборот представляет собой совокупный объем продажи товаров производственными и торговыми предприятиями, а также посредниками другим...
-
Заключение - Автоматизация документооборота предприятия с использованием АИС "Дело"
Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет...
-
- регистрация документов; - работа с файлами (электронными документами); - работа с поручениями; - кабинеты; - работа с проектами документов; - прием и...
-
Совершенствование организационной структуры предприятия Организационная структура определяет эффективность предприятия и его потенциальные возможности,...
-
Организация работ по управлению качеством продукции на предприятиях предполагает создание систем качества и принятия, необходимых мер по обеспечению их...
-
ОТЧЕТ О проделанной работе главного специалиста по кадрам и делопроизводству за2002 год. - зарегистрировано исходящей корреспонденции - 5983 документа -...
-
Документооборот, Понятие документооборота и его основные этапы - Исходные понятия делопроизводства
Понятие документооборота и его основные этапы Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа...
-
Общие нормы и правила оформления документов Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее...
-
Система ДЕЛО предназначена для работы со следующими СУБД: - MS SQL Server 2005 (Standard Edition, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced...
-
Введение - Автоматизация документооборота предприятия с использованием АИС "Дело"
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации....
-
Организационная структура предприятия является основным механизмом управления и позволяет наиболее эффективно достигать цели. Анализ и изменение...
-
Роль и деятельность арбитражного суда - Антикризисное управление обанкротившимися предприятиями
Дела о несостоятельности рассматриваются арбитражным судом по месту нахождения предприятия-должника, указанному в учредительных документах. Обращение в...
-
Сущность и принципы управления - Анализ системы управления предприятием
Менеджмент управление прогнозирование Английское слово "менеджмент" своими корнями уходит в греческое слово "манус", что означает "рука, сила"....
-
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ООО "СИСТЕМА ЧИБИС" МАГАЗИН "ЧИБИС-8" ООО "Система Чибис", созданное в 1992 году, сегодня является одной из крупнейших в...
-
Пример аттестационного листа на предприятии - Аттестация кадров
Аттестационный лист работника предприятия "АлЗавод" Ф. И.О... Год рождения... Образование... Специальность... Занимаемая должность... Оклад... Общий...
-
Система финансового менеджмента Финансовый менеджмент?-- это деятельность предприятия, направленная на?управление финансами, что подразумевает...
Документооборот предприятия - Администрация Лугопролейского сельского поселения