Заключение - Делопроизводство и режим секретности

Обобщая сказанное, можно прийти к следующему выводу.

Систему делопроизводства в организации можно определить как целостное единство взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, а именно:документирование деятельности организации;организация работы с документами по всем направлениям деятельности;кадровое обеспечение делопроизводства;правовое и методическое обеспечение делопроизводства;материально-техническое обеспечение делопроизводства.

Организация работы с документами в делопроизводстве включает в себя организацию документооборота, информационно-поисковых систем по документам, образующимся в деятельности организации, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Существует тесная взаимосвязь между порядком документирования и организацией работы с документами. Порядок документирования, характер и количество создаваемой документации во многом определяют систему организации документации. От того, как организованы документы в делопроизводстве, насколько быстро и полно можно получить по ним информацию, во многом зависит качество документирования, его оперативность.

Для оптимальной работы необходимо, чтобы все полученные и созданные документы были соответствующим образом организованы, этой цели служат: организация документооборота, включающая обработку поступающих и отправляемых документов, осуществление передачи документов между структурными подразделениями, учет количества документов; информационно-поисковые системы по документам, работа по которым предполагает регистрацию и индексирование документов, формирование справочных картотек и информационно-поисковых массивов, оперативное хранение документов, обеспечение сохранности документов, составление номенклатуры дел, формирование дел; контроль исполнения документов: контроль за сроками исполнения документов, организация контроля за исполнением.

Практическое задание

Составьте протокол оперативного совещания, повестка дня которого: Сокращение объема документооборота.

Общество с ограниченной ответственностью "Огонек"

ПРОТОКОЛ №1

Оперативного совещания

26 декабря 2012 г. г. Воронеж

Присутствовали:

Председатель директор Иванов И. И.

Секретарь Петрова П. П.

Заместитель директора Васькин В. В.

Начальник общего отдела Сидорова С. С.

Начальник отдела кадров Кузькин К. К.

Повестка дня:

О сокращении объема документооборота.

Начальник общего отдела Сидорова С. С.

СЛУШАЛИ:

Начальника общего отдела Сидорова С. С.

В организации за последний год значительно увеличился объем обрабатываемой документации в связи с расширением деятельности. При этом штатная численность, а также материально-техническое оснащение общего отдела остались на уровне 2011 г., что негативно сказывается на текущей деятельности.

Увеличился документопоток также из-за несвоевременного выполнения поручений и заданий сотрудниками, что приводит к появлению значительного количества дополнительных документов: напоминаний, претензий, рекламаций, корректировок, жалоб, докладных и объяснительных записок и т. д.

Преодоление этих явлений возможно при помощи организации эффективной системы контроля исполнения документов и поручений и повышение исполнительской дисциплины.

ВЫСТУПИЛ:

Начальник отдела кадров Кузькин К. К.

Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение документообразования. Необходимо создание системы документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Для достижения сокращения неоправданного документопотока необходимо повышение качества самих документов. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. Важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Бумажный документооборот может в ряде случаев быть заменен использованием телефонной связи и личной договоренности. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, за высказанную оценку.

Считает необходимым провести инструктаж персонала с целью совершенствования деятельности организации в области уменьшения документооборота, в тоже время, не допуская качественных характеристик документооборота.

РЕШИЛИ:

Подготовить проект приказа о проведении инструктажа персонала с целью совершенствования деятельности организации в области уменьшения документооборота, в тоже время, не допуская качественных характеристик документооборота.

Ответственный исполнитель - начальник общего отдела Сидорова С. С.

Похожие статьи




Заключение - Делопроизводство и режим секретности

Предыдущая | Следующая