Заключение - Делопроизводство и режим секретности
Обобщая сказанное, можно прийти к следующему выводу.
Систему делопроизводства в организации можно определить как целостное единство взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, а именно:документирование деятельности организации;организация работы с документами по всем направлениям деятельности;кадровое обеспечение делопроизводства;правовое и методическое обеспечение делопроизводства;материально-техническое обеспечение делопроизводства.
Организация работы с документами в делопроизводстве включает в себя организацию документооборота, информационно-поисковых систем по документам, образующимся в деятельности организации, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.
Существует тесная взаимосвязь между порядком документирования и организацией работы с документами. Порядок документирования, характер и количество создаваемой документации во многом определяют систему организации документации. От того, как организованы документы в делопроизводстве, насколько быстро и полно можно получить по ним информацию, во многом зависит качество документирования, его оперативность.
Для оптимальной работы необходимо, чтобы все полученные и созданные документы были соответствующим образом организованы, этой цели служат: организация документооборота, включающая обработку поступающих и отправляемых документов, осуществление передачи документов между структурными подразделениями, учет количества документов; информационно-поисковые системы по документам, работа по которым предполагает регистрацию и индексирование документов, формирование справочных картотек и информационно-поисковых массивов, оперативное хранение документов, обеспечение сохранности документов, составление номенклатуры дел, формирование дел; контроль исполнения документов: контроль за сроками исполнения документов, организация контроля за исполнением.
Практическое задание
Составьте протокол оперативного совещания, повестка дня которого: Сокращение объема документооборота.
Общество с ограниченной ответственностью "Огонек"
ПРОТОКОЛ №1
Оперативного совещания
26 декабря 2012 г. г. Воронеж
Присутствовали:
Председатель директор Иванов И. И.
Секретарь Петрова П. П.
Заместитель директора Васькин В. В.
Начальник общего отдела Сидорова С. С.
Начальник отдела кадров Кузькин К. К.
Повестка дня:
О сокращении объема документооборота.
Начальник общего отдела Сидорова С. С.
СЛУШАЛИ:
Начальника общего отдела Сидорова С. С.
В организации за последний год значительно увеличился объем обрабатываемой документации в связи с расширением деятельности. При этом штатная численность, а также материально-техническое оснащение общего отдела остались на уровне 2011 г., что негативно сказывается на текущей деятельности.
Увеличился документопоток также из-за несвоевременного выполнения поручений и заданий сотрудниками, что приводит к появлению значительного количества дополнительных документов: напоминаний, претензий, рекламаций, корректировок, жалоб, докладных и объяснительных записок и т. д.
Преодоление этих явлений возможно при помощи организации эффективной системы контроля исполнения документов и поручений и повышение исполнительской дисциплины.
ВЫСТУПИЛ:
Начальник отдела кадров Кузькин К. К.
Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение документообразования. Необходимо создание системы документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.
Для достижения сокращения неоправданного документопотока необходимо повышение качества самих документов. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. Важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.
Бумажный документооборот может в ряде случаев быть заменен использованием телефонной связи и личной договоренности. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, за высказанную оценку.
Считает необходимым провести инструктаж персонала с целью совершенствования деятельности организации в области уменьшения документооборота, в тоже время, не допуская качественных характеристик документооборота.
РЕШИЛИ:
Подготовить проект приказа о проведении инструктажа персонала с целью совершенствования деятельности организации в области уменьшения документооборота, в тоже время, не допуская качественных характеристик документооборота.
Ответственный исполнитель - начальник общего отдела Сидорова С. С.
Похожие статьи
-
Введение - Делопроизводство и режим секретности
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки....
-
Сокращение объема документооборота - Делопроизводство и режим секретности
Существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов - создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение...
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация...
-
Заключение, Список использованной литературы - Кадровое делопроизводство
Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие...
-
Учет количества и качества документов организации - Делопроизводство и режим секретности
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным...
-
Заключение - Анализ системы управления персоналом в ООО "Акбар"
В ходе работы можно сделаны следующие выводы: 1) Современная концепция менеджмента рассматривает управление как процесс, состоящий из нескольких...
-
Контрольно-пропускной режим - это комплекс организационно-правовых ограничений и правил, устанавливающих порядок пропуска через контрольно-пропускные...
-
Состав кадровой документации Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
Заключение - Автоматизация документооборота предприятия с использованием АИС "Дело"
Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет...
-
Заключение - Исследование законов, закономерностей и принципов менеджмента
Таким образом, изложенные в курсовой работе положения дают возможность сделать вывод о том, что цель работы достигнута. В первой части работы были...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Изучение методов и организации управления предприятием
Ключевую роль в выработке и проведении политики взаимодействия организации с окружением играет менеджмент, особенно его верхний уровень. Вопросы...
-
Заключение - Анализ современного состояния системы управления персоналом ТОО СКГП "Интерфуд"
Анализ формирования результатов исследования позволяет сформировать следующие выводы: Меняющаяся хозяйственная среда ставит и опытных руководителей...
-
Заключение - Администрация Лугопролейского сельского поселения
Представленный отчет был посвящен прохождению мной летней учебно-ознакомительной практики в Администрации Лугопролейского сельского поселения. Подводя...
-
Преддипломная практика как часть основной образовательной программы является важным элементом в процессе подготовки специалиста в области управления. В...
-
№ п/п Наименование темы Количество часов Лекции Практические 1. Исходные понятия делопроизводства. 2 2 2. Документирование. Документооборот. 6 4 3....
-
Заключение - Анализ мотивов безопасности и их использование в менеджменте
Мотивация труда - это внутреннее побуждение к определенному трудовому поведению, ограниченному умственными и физическими способностями людей. Цель...
-
В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Кадровая политика организации
Одной из важнейших проблем современного менеджмента является построение и совершенствование системы управления персоналом организации. Основу для...
-
Заключение - Актуальные проблемы системы управления рисками
Тенденция к увеличению внешнеторгового оборота и ограниченные возможности таможенной службы РФ требуют постоянного ее совершенствования и поиска...
-
Заключение - Качество продукции как фактор конкурентоспособности предприятия
Управление качеством на предприятии - это руководящая деятельность по обеспечению проектирования, изготовления и реализации товаров, обладающих...
-
Механик цеха имеет право: 2.1. Давать подчиненным ему сотрудникам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности. 2.2....
-
Характеристика - Исходные понятия делопроизводства
Характеристика -- это официальный документ, который выдает администрация учреждения (организации, предприятия) своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В...
-
Заключение - Деятельность персонала предприятия ООО "Ковчег"
Сложившаяся экономическая ситуация в стране требует предельной внимательности от каждого участника рыночных отношений. В условиях жесткой конкуренции на...
-
Итак, подводя итоги результатов дипломного проекта нужно отметить, что информационная технология это совокупность методов и средств целенаправленного...
-
Трудовой договор - Исходные понятия делопроизводства
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по...
-
Успех современных организационных структур все в большей мере зависит от внешних, чрезвычайно быстро меняющихся условий их функционирования. К числу этих...
-
Практику по делопроизводству я проходил в сервисном отделе ООО "Ромашка". За время практики я ознакомился с циркулирующими в организации документами,...
-
Заключение - Дифференциация и интеграция менеджмента
Изучение степени дифференциации частей организации помогает определить уровень потенциального конфликта между ними, а нахождение соответствующего...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Кадровые службы и их место в управлении
Итак, роль кадровой службы в настоящее время довольно высока, тем более для организаций, осуществляющих свою деятельность в условиях сегодняшней...
-
Заключение - Документирование аттестации работников на предприятии
Исходя из рассмотренных вопросов о документировании аттестации работников на предприятии, можно сделать вывод о том, что аттестация персонала - важная...
-
Разработка должностной инструкции документирования деятельности оперативного дежурного Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность,...
-
Заключение - Виды и методы оценки персонала
Подводя итоги вышеизложенного, можно сделать следующие выводы: Фирма, как субъект рыночных отношений, является ключевым звеном. Это объясняется тем, что...
-
Заключение, Список литературы - Деловое письмо
Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются...
-
Заключение - Адаптация персонала как элемент эффективной системы управления персоналом организации
Процесс активного приспособления новых сотрудников к организации и работе является прямым продолжением процесса отбора. Поэтому организация должна быть...
-
Заключение - Виды деловой карьеры
При поступлении на работу человек ставит перед собой определенные цели. Но организация, принимая его на работу, также преследует определенные цели....
-
Заключение - Анализ и оценка системы менеджмента качества предприятия ЗАО "Тандер"
В представленной работе проведен анализ и оценка эффективности систем качества на предприятии "ЗАО Тандер". Анализ систем качества включает в себя...
-
Заключение - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота
В ходе выпускной квалификационной работы был исследован документооборот консалтинговой компании "Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг", была доказана...
-
Заключение - Анализ менеджмента организации
В заключении хотелось бы сделать следующие выводы: - Вид деятельности компании ЗАО "НаратСтеклоСтрой" - продажа, окон и комплектующих; - Компания ЗАО...
-
Заключение - Интегрированные системы управления экономической информацией
С точки зрения системного подхода, все организации весьма похожи друг на друга. В структуру каждой из них, независимо от рода деятельности, входят...
Заключение - Делопроизводство и режим секретности