Документирование управленческой деятельности - Документационное обеспечение местных исполнительных и распорядительных органов
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).
Состав управленческих документов:
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).
Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.
Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.
Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей.
Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.
Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кино-, фото - и фонодокументами.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами.
Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.
Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.
Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т. д.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:
- - с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, в которой имеет отношение содержание документа; - с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных документами этих органов; - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т. д.); - с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).
Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.
Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.
Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.
Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.
Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
Протокол подписывает председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.
Документы - приложения могут быть трех видов:
Утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);
Поясняющие или дополняющие содержание другого документа;
Направляемые с письмом в другие организации.
На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:
При наличии нескольких приложений они нумеруются. При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера
Состав реквизитов и порядок оформления документов - приложений должен соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ - приложение.
В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций.
В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.
Нормативную базу документационного обеспечения деятельности местных администраций образуют: организационно-распорядительные документы администрации, регламентирующие деятельность подразделений и работников, занятых ДОУ (организационные документы, устанавливающие структуру аппарата управления, численность и режим работы сотрудников; положения о структурных подразделениях, занятых ДОУ, должностные инструкции работникам); нормативные акты и методические пособия, принимаемые в администрации по вопросам работы с документами (в том числе документация, регламентирующая работу с документами в условиях применения в администрации автоматизированной системы ДОУ); нормативные и методические доку менты по нормированию и охране труда работников, занятых ДОУ. Среди них особенно важным представляется наличие инструктивных материалов, предназначенных не только для аппарата администрации, но и всей администрации в целом, а также муниципальных учреждений и предприятий[1]. Однако разработка таких инструкций в некоторых местных администрациях затрудняется тем, что различия в уровне финансирования и объеме документооборота в различных подразделениях администрации и муниципальных организациях не позволяют ввести единообразие в документационное обеспечение управленческой деятельности.
Нерешенность многих вопросов прослеживается во всей нормативной базе деятельности органов местного самоуправления. Современная нормативная правовая база муниципального управления, будучи "крайне низкого качества"[2], регламентирует лишь малую часть вопросов ДОУ в органах местного самоуправления. Поэтому необходимо реформирование нормативной базы ДОУ исполнительно-распорядительных органов муниципальных образований на основе создания новых и упорядочения старых нормативных актов.
Упорядочению документационного обеспечения деятельности местных администраций, безусловно, способствовало утверждение Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30- 2003. Однако эти общеотраслевые нормативные документы не учитывают специфики ДОУ в органах местного самоуправления. Дальнейшему совершенствованию управления документацией в стране могли бы способствовать: создание методических рекомендаций по разработке в органах местного самоуправления инструкций по делопроизводству (по аналогии с "Методикой создания инструкций о делопроизводстве в исполкомах местных Советов депутатов трудящихся" (ВНИИДАД, 1974)) или разработка типовой (примерной) инструкции по делопроизводству в исполнительно-распорядительных органах муниципальных образований (включающей требования к оформлению, порядок подготовки и издания специфических видов документов, примерный табель форм документов, примерное положение о службе ДОУ местной администрации и др.), разработка типовой (примерной) номенклатуры дел и др. самоуправление документация управленческий местный
Документы органов местного самоуправления прямо и непосредственно фиксируют жизнь в ее реальных проявлениях, поэтому большое значение имеют вопросы отбора и передачи документов администрации на хранение в муниципальный архив, вопросы нормативно-правового и методического обеспечения деятельности муниципальных архивов. К основным недостаткам правового обеспечения деятельности муниципальных архивов относятся: неопределенность правового статуса муниципального архива (с одной стороны -- подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, с другой -- элемент системы архивных учреждений страны) и его места в системе местного самоуправления (совмещение функций управления и непосредственного хранения, комплектования, использования архивных документов), отсутствие Основных правил работы муниципальных архивов ("Правила работы городских (районных) государственных архивов" 1989 года давно устарели), отсутствие правового закрепления за муниципальными образованиями собственности на архивные фонды и документы (проблема реализации статьи 6 Основ законодательства РФ "Об Архивном фонде РФ и архивах"), отсутствие правовой основы возмещения затрат органов местного самоуправления по исполнению полномочий по хранению документов государственных организаций, комплектующих муниципальные архивные учреждения. Некоторые из перечисленных, а также иные недостатки устранены в проекте нового федерального закона об архивном деле.
В региональных и муниципальных нормативных актах, определяющих статус и деятельность органов местного самоуправления конкретного муниципального образования, могут содержаться некоторые нормы документационного обеспечения деятельности местных администраций. Как минимум, они устанавливают наименования видов документов, издаваемых главой муниципального образования (постановления и распоряжения). В основном, вопросы ДОУ решаются конкретными исполнительно-распорядительными органами муниципальных образований самостоятельно.
Похожие статьи
-
Введение - Документационное обеспечение местных исполнительных и распорядительных органов
Документационное обеспечение управления - есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота...
-
Документирование управленческой деятельности - наиболее сложный вопрос в системе работы с документами, имеющий юридические, психологические, этические и...
-
В статье рассматриваются общие вопросы организации работы городского пассажирского транспорта в г. Магадане. Освещаются отдельные аспекты управленческой...
-
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство...
-
Информационное обеспечение в организации - Деятельность предприятия "Детский мир"
Организационно - распорядительные документы Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на...
-
В настоящее время регламентация документирования, организации документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное...
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Для перемещения...
-
1.1 Виды служебных документов их классификация и функции Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это...
-
Справочно - распорядительные документы - Деятельность предприятия "Детский мир"
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми...
-
Управление организациями основано на следующих процессах: ? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ?...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Тема работы - Документирование управленческой деятельности Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое заключается в...
-
Реквизит 09 - справочные данные об организации Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие...
-
Разработка бланков документов - Документирование управленческой деятельности
Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата - А4 и А5. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его...
-
Адресование документа - указание получателя документа путем проставления реквизита "Адресат" в правом верхнем углу листа. Архивное Дело - отрасль...
-
Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий....
-
Разработка должностной инструкции документирования деятельности оперативного дежурного Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность,...
-
Ценности, такие как: честность, доверие, обязательство и т. д., каждый человек воспринимает по-своему. Поэтому очень важно прояснить в коллективе единое...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров,...
-
Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции...
-
Вся деятельность учреждения отражается в соответствующих документах. Основными видами документации, которое использует для работы Казенное учреждение,...
-
Реквизит -- специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление Различают постоянные и...
-
Факсограмма (факс) - Это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам...
-
Датой рождения завода Механических Трансмиссий "КОМ" является сентябрь 1990 года. За более чем два десятилетия своего существования компания прошла путь...
-
Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм...
-
Справочные Данные Об Организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003...
-
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов...
-
В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общероссийские классификаторы и...
-
В настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они...
-
Высшему руководству следует анализировать информацию, полученную в результате мониторинга среды организации, выявлять риски и возможности и устанавливать...
-
К наиболее значимым навыкам руководителя обычно относят технические, человеческие и концептуальные. Техническая квалификация характеризует знания и...
-
Оформляя конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны...
-
В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система...
-
Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым, административно-хозяйственным вопросам...
-
Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени,...
-
Актуальность темы заключается в том, что документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется...
-
Введение - Документационное обеспечение производства
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих...
-
Введение - Влияние традиций, специфики предприятия на разработку управленческих решений
Деятельность любого руководителя связана с выполнением управленческих функций, в том числе по планированию, организации, координации и контролю...
-
Организационно-правовая форма предприятия - Деятельность ООО "Санкт-Петербург Си-Уай Отель Лизинг"
В Российской Федерации существуют следующие организационно-правовые формы предприятий, предусмотренные законом: полное товарищество, коммандитное...
Документирование управленческой деятельности - Документационное обеспечение местных исполнительных и распорядительных органов