Оценка эффекта внедрения СЭД - Применение современных информационных технологий для повышения качества логистических услуг на транспортном предприятии

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать исходя из возможностей одного сотрудника, прочитать и усвоить определенное количество страниц - документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4 - 5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит - не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.

Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25*P*N, где 21 - количество рабочих дней в одном месяце. Допустим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 3 тенге. Тогда: расходы на бумагу = 21*25*3*95 = 149 625 тенге/месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

    - экономия усилий за счет повторного использования существующих документов; - экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации; - ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки. Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Исходим из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет "взять" от 20 до 30%. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% (0,25*0,30) от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа. В реальности эта цифра, скорее всего, находится в диапазоне 5 - 10%. Для определенности возьмем 5,5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 13% (7,5%+5,5%).

Ускорение бизнес - процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем - либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один - два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10 - 30% экономии рабочего времени.

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в типовом ведомстве в 75 330 тенге, можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить:

- экономия = 75 330*95*0,20 = 1,431,270 тенге/месяц.

Получаем, общую экономию за месяц, равную 149 625 + 1,431,270 = 1,580,895 тенге. При расходах в 7,008,250 тенге срок окупаемости внедрения СЭД составит менее года.

Схематически расходы бумаги и времени до и после внедрения автоматизированной системы можно проиллюстрировать в следующей таблице (таблица 6):

Таблица 6. Выгода, полученная после внедрения АС

Расходы на бумагу, тг/мес.

До

После

149 625

29 925

Экономия1 = 20 %

Затраты на время, ч/мес.

1) повторное использование документов

До

После

30% (от рабочего времени)

22,5% (от рабочего времени)

Экономия2 = 7,5 %

2) поиск нужных документов

До

После

10% (от рабочего времени)

4,5% (от рабочего времени)

Экономия3 = 5,5 %

3) ускорение всех бизнес-процессов, дни

До

После

От 3 - 5 дн.

От 1 - 2 дн.

Экономия4 = 33 %

Итого экономии: 66 %

В приведенном выше подсчете можно легко выявить недостатки:

    - стоимость внедрения СЭД могла оказаться выше в несколько раз - в зависимости от того, какая форма внедрения была выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему. - эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя, на мой взгляд, 20% экономии усилий - вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами. Надо учитывать, что если объем работы с документами в организации недостаточен для того, чтобы можно было говорить о столь существенной экономии ресурсов, то и требования к системе будут существенно более простыми, а значит, стоимость внедрения, модернизации техники и т. д. может оказаться гораздо ниже.[28]

Похожие статьи




Оценка эффекта внедрения СЭД - Применение современных информационных технологий для повышения качества логистических услуг на транспортном предприятии

Предыдущая | Следующая