Оценка эффекта внедрения СЭД - Применение современных информационных технологий для повышения качества логистических услуг на транспортном предприятии
Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.
Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать исходя из возможностей одного сотрудника, прочитать и усвоить определенное количество страниц - документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4 - 5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит - не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.
Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25*P*N, где 21 - количество рабочих дней в одном месяце. Допустим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 3 тенге. Тогда: расходы на бумагу = 21*25*3*95 = 149 625 тенге/месяц.
Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:
- - экономия усилий за счет повторного использования существующих документов; - экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации; - ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.
Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки. Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Исходим из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет "взять" от 20 до 30%. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% (0,25*0,30) от их полного рабочего времени.
Экономия времени на поиск документа. В реальности эта цифра, скорее всего, находится в диапазоне 5 - 10%. Для определенности возьмем 5,5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 13% (7,5%+5,5%).
Ускорение бизнес - процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем - либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один - два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10 - 30% экономии рабочего времени.
Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в типовом ведомстве в 75 330 тенге, можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить:
- экономия = 75 330*95*0,20 = 1,431,270 тенге/месяц.
Получаем, общую экономию за месяц, равную 149 625 + 1,431,270 = 1,580,895 тенге. При расходах в 7,008,250 тенге срок окупаемости внедрения СЭД составит менее года.
Схематически расходы бумаги и времени до и после внедрения автоматизированной системы можно проиллюстрировать в следующей таблице (таблица 6):
Таблица 6. Выгода, полученная после внедрения АС
Расходы на бумагу, тг/мес. | |
До |
После |
149 625 |
29 925 |
Экономия1 = 20 % | |
Затраты на время, ч/мес. | |
1) повторное использование документов | |
До |
После |
30% (от рабочего времени) |
22,5% (от рабочего времени) |
Экономия2 = 7,5 % | |
2) поиск нужных документов | |
До |
После |
10% (от рабочего времени) |
4,5% (от рабочего времени) |
Экономия3 = 5,5 % | |
3) ускорение всех бизнес-процессов, дни | |
До |
После |
От 3 - 5 дн. |
От 1 - 2 дн. |
Экономия4 = 33 % | |
Итого экономии: 66 % |
В приведенном выше подсчете можно легко выявить недостатки:
- - стоимость внедрения СЭД могла оказаться выше в несколько раз - в зависимости от того, какая форма внедрения была выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему. - эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя, на мой взгляд, 20% экономии усилий - вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами. Надо учитывать, что если объем работы с документами в организации недостаточен для того, чтобы можно было говорить о столь существенной экономии ресурсов, то и требования к системе будут существенно более простыми, а значит, стоимость внедрения, модернизации техники и т. д. может оказаться гораздо ниже.[28]
Похожие статьи
-
Сначала подсчитаем все расходы на внедрение системы. - Стоимость одной лицензии ПО. Обычно эта цифра в существенной степени зависит от числа...
-
Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей (рисунок 5). Рисунок 5. График...
-
Главным условием процесса управления материальными потоками является обработка информации, циркулирующей в логистических системах. Эффективное...
-
Электронный документооборот позволяет держать под контролем все потоки документов, сократить затраты времени на рутинные действия и высвободить так...
-
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного...
-
Продукцией предприятия ТОО "Мобил - С" является перевозка грузов, специфика которой заключается в том, что производство совпадает с ее реализацией, в...
-
Работа с внутренней документацией состоит из следующих этапов: - получение указания на разработку; - подготовка проекта документа; -...
-
Весь документооборот на предприятии ТОО "Мобил - С" осуществляется с помощью автоматизированной системы "PayDox". Это наиболее удобная, простая во...
-
Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить...
-
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации....
-
С позиций системного подхода в процессах логистики выделяют три уровня (рисунок 3). Рисунок 3. Уровни в процессах логистики с позиций системного подхода...
-
На сегодняшний день остро стоит проблема экологичности транспортных средств. Этот вопрос коснулся и АТП ТОО "Мобил - С". Данная тема определяет...
-
Сам по себе переход к предоставлению транспортно-логистических услуг в Холдинге "РЖД" и развитие 3PL сервисов подразумевает внедрение целого комплекса...
-
Кроме частных решений по совершенствованию деятельности Холдинга "РЖД", были также разработаны комплексные стратегии для развития 3PL бизнеса в компании....
-
В нашей организации офис - менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию...
-
Использование информационных технологий в логистике Информационная проблематика в логистике сегодня определяется следующими направлениями: -...
-
Использование компьютерной техники и современного программного обеспечения пользуется сегодня большим спросом, в том числе и среди менеджеров....
-
Там, где добывают полезные ископаемые или проводят разведку новых месторождений нефти и газа всегда работает специальная техника. Необходимость...
-
Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности...
-
Общая характеристика ТОО "Мобил-С" История одного из крупнейших сервисных компании нефтяного сектора Мангистауской области, компании "Мобил-С", началась...
-
Проводя анализ хозяйственной деятельности и специфики ведения бизнеса Холдинга "РЖД" как транспортной компании, можно сделать вывод, что среди...
-
Развитие информационных технологий в Холдинге "РЖД" является одним из вызовов, с которым сталкивается компания на пути развития современных логистических...
-
Взаимоотношения в цепях поставок можно условно разделить на вертикальные и горизонтальные. Вертикальные подразумевают выстраивание контактов с...
-
Значимость логистики внутри компании сегодня подтверждается ее активным внедрением в организационную структуру. Она является одним из ключевых...
-
Главными проблемами компьютеризации транспортных предприятий сегодня являются: Обособленные технологии. Существующая практика создания компьютерных...
-
Объединив весь накопленный опыт использования ROMI, автор подготовил алгоритм внедрения ROMI для российского предприятия - автодилера "Рольф" с примером...
-
Текущая мировая ситуация диктует свои условия развития грузовых перевозок железнодорожным компаниям. Провозглашается стремление к открытости и...
-
Реализация технологии штрихового кодирования осуществляется с применением большого количества различных устройств, которые по предназначению могут быть...
-
История Говоря об основных периодах развития железнодорожного сообщения во Франции, можно выделить несколько основных этапов. Первый железнодорожный путь...
-
На текущий момент общая протяженность железных дорог в Испании составляет более 15000 км, из которых около 9000 км электрифицированы. Испанские железные...
-
Данная работа состояла в оценке возможностей Холдинга "РЖД" по реализации Стратегии развития до 2030 года через расширение своей...
-
В рамках анализа работы и апробации результатов были проведены экспертные интервью с представителями бизнеса и сотрудником Холдинга "РЖД". Респондентам...
-
На сегодняшний день наблюдается широкое многообразие подходов, которые фирмы могут применять для реализации логистической деятельности в своем бизнесе....
-
В условиях конкуренции на рынке, компаниям важно осознавать, каким образом формируется ценность и конкурентное преимущество бизнеса. Среди основных...
-
Значение логистики в современных условиях трудно переоценить; при этом неважно, идет речь о внутрефирменных операциях в компании или международных...
-
"Лидеры побеждают благодаря логистике. Видение, разумеется. Стратегия, да. Но когда ты отправляешься на войну, тебе нужны одновременно и туалетная...
-
При нанесении штриховых кодов непосредственно на товар или его внутреннюю упаковку применяют тринадцати - или восьмизначные символы Международной...
-
Методы расчета возврата на маркетинговые инвестиции, применяемые на практике Существует несколько основных методов расчета возврата на маркетинговые...
-
Более новое оборудование позволит использовать для изготовления наружной рекламы новейшие технологии, которые, в свою очередь, предусматривают...
-
К основным рекламным технологиям относят: Телевизионная реклама, радиореклама, реклама в прессе, печатная реклама, наружная реклама, транзитная реклама,...
Оценка эффекта внедрения СЭД - Применение современных информационных технологий для повышения качества логистических услуг на транспортном предприятии