Работа с внешней документацией - Применение современных информационных технологий для повышения качества логистических услуг на транспортном предприятии

В нашей организации офис - менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно - распорядительных документов. А также офис - менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.

Работа с входящим документопотоком осуществляется по следующей цепочке (рисунок 8):

    - получение документа; - экспедиционная обработка; - рассмотрение документа; - регистрация; - передача адресату (конкретное подразделение); - рассмотрение руководителем подразделения; - назначение и передача исполнителю; - исполнение документа; - контроль за исполнением; - направление документа в дело.

Регистрация входящих документов ТОО "Мобил - С" осуществляется путем занесения данных/сведений в журнал регистрации входящих документов (таблица 3).[28]

Таблица 3. Форма регистрационного журнала для входящих документов

Дата получения

Входящий №

Дата и № документа

Корреспондент/кто подписал

Заголовок

Исполнитель

№ дела, в которое подшит документ

1

2

3

4

5

6

7
маршрут движения электронного письма

Рисунок 8. Маршрут движения электронного письма

Работа с исходящей документацией. Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Сама разработка состоит из выбора вида документа и составления стандартного или определенного текста. На панели инструментов пользователь выбирает подкоманду Виды документов, где приводятся различные виды документов и методы их обработки. Можно добавить новый вид документа, удалить один из выбранных видов или распечатать его.

Далее производится согласование данного проекта документа с заинтересованными подразделениями: внутреннее согласование (визирование). Оно осуществляется посредством пересылки через встроенную почтовую службу проекта документа на рабочие места заинтересованных в нем лиц. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются специалистом к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа и подписываются с использованием электронно - цифровой подписи (ЭЦП).

После согласования (визирования) документ направляется руководителю на подпись. Подпись производится посредством ЭЦП. Далее документ регистрируется аналогично, регистрации входящего документа.

Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации. Исходящий документ после его отправки помещается на оперативное архивное хранение с указанием в регистрационной карточке номера дела по номенклатуре дел подразделения, к которому относится данный документ.

Таким образом, автоматизированная система "PayDox" помогает создать единое пространство управления рабочей структурой и осуществлять сквозной контроль за исполнением заданий, выданных менеджерам.

Схематически работу с исходящей документацией на примере электронного письма можно изобразить следующим образом (рисунок 9):

Рисунок 9. Цепочка обработки исходящей документации

В регистрационный журнал исходящих документов ТОО "Мобил - С" выписываются, как правило, следующие сведения (таблица 4):

Таблица 4. Форма регистрационного журнала для исходящих документов

Дата документа

Исходящий №

Куда и кому адресован

Краткое содержание кто подписал

Исполнитель/ кто принял

Примечание (кто принял документ)

№ дела, в которое подшит документ

1

2

3

4

5

6

7

Похожие статьи




Работа с внешней документацией - Применение современных информационных технологий для повышения качества логистических услуг на транспортном предприятии

Предыдущая | Следующая