Выбор СЭД на казахстанском рынке - Применение современных информационных технологий для повышения качества логистических услуг на транспортном предприятии

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления.

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации, заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.[15]

Можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:

    - выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов; - быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований; - обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически; - помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа; - быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей; - уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Схематически различия между западной и российской технологией изображены в таблице 1.

В наши дни спектр программных продуктов, составляющих рынок систем электронного документооборота, достаточно широк. Их можно разделить на две группы:

    - программные системы, построенные на платформе IBM: Lotus Domino/Notes; "Босс-референт" ("АйТи"), семейство продуктов "Золушка" и DIS-Assistant, "ЭСКАДО" ("Интерпроком Лан"), CompanyMedia и OfficeMedia ("ИнтерТраст"), "Делопроизводство" (КСК) и другие; - программные системы, построенные на других платформах: LanDocs ("Ланит"), Optima Workflow ("Оптима"), "Дело" ("Электронные офисные системы), "1С:Документооборот" (1С), "ЕВФРАТ-документооборот" (Cognitive Technologies) и ряд других систем.

Следует отметить, что платформа IBM Lotus Domino/Notes относится по классификации IDC к категории "интегрированных технологий для совместной работы" (ICE - Integrated Collaborative Environment), где также представлены компании Microsoft (продукт MS Exchange) и Novell (продукт Novell Group Vise).

Отечественные компании, которые в качестве технологической основы используют либо реляционные базы данных (Oracle, MS SQL - "Дело" и LanDocs), либо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища информации собственной разработки ("1С:Документооборот"), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально - распределенной корпоративной среде.[16]

Таблица 1. Сравнение западной и казахстанской технологий управления документооборотом

Казахстанская технология

Западная технология

Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации

Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство

Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т. д.

Отсутствие централизованного (рамках всей организации) контроля

Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий.

Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.

Похожие статьи




Выбор СЭД на казахстанском рынке - Применение современных информационных технологий для повышения качества логистических услуг на транспортном предприятии

Предыдущая | Следующая