Рекомендации по автоматизации управления объектами возвратных потоков на примере АО "Лизинговая компания "КАМАЗ" - Повышение рентабельности процесса управления возвратным потоком на примере АО "Камаз"

№

Доработка

Описание доработки

1

Информационная база управления изъятыми объектами

1.1

Информационная база объектов, находящихся в состоянии изъятия

1.1.2

Права доступа:

Право на просмотр

Право на изменение

Департамент по управлению изъятым имуществом

Юридический департамент

1.1.3

Начальное событие формирования базы:

Кол-во платежей, неоплаченных по договору лизинга

Основной критерий попадания предмета лизинговой сделки в базу: при неоплате лизингополучателем 3 и более очередных платежей по договору лизинга (на основании данных о входящих платежах и прикрепленным выпискам к лизинговым сделкам), предмет лизинга и сведения о нем попадают в базу объектов, находящихся в состоянии изъятия

1.1.4

Информационные поля:

1)

Кол-во платежей, неоплаченных по договору лизинга

Значение формируется автоматически на основании данных о входящих платежах и прикрепленным выпискам к лизинговым сделкам

2)

Предмет лизинга

Предмет лизинговой сделки, по которой просрочено 3 и более очередных платежа.

Необходима возможность оперативного перехода к скан-копии технического паспорта предмета лизинга

3)

Стоимость предмета лизинга

Стоимость предмета лизинга по условиям лизингового договора

4)

Наличие обременений предмета лизинга

Использовал ли лизингодатель при покупке предмет лизинга как обеспечение по кредиту

5)

Лизингополучатель

Лизингополучатель предмета лизинговой сделки, по которой просрочено 3 и более очередных платежа

6)

Номер и дата договора с лизингополучателем

Номер и дата лизингового договора.

Необходима возможность оперативного перехода к скан-копии договора, а также к графику платежей по нему

7)

Поставщик предмета лизинга

Поставщик предмета лизинга

8)

Номер и дата договора с поставщиком

Номер и дата договора на поставку предмета лизинга.

Необходима возможность оперативного перехода к скан-копии договора

9)

Юрист, ответственный за претензионную работу

Назначается руководителем юридического департамента на основании автоматически поставленной ему задачи.

10)

Дата начала претензионной работы

Фактическая дата начала работы юриста, ответственного за претензионную работу, по изъятию предмета лизинга, устанавливается автоматически на основании изменения статуса претензионной работы на "Начало претензионной работы"

11)

Дата окончания претензионной работы

Фактическая дата окончания работы юриста, ответственного за претензионную работу, по изъятию предмета лизинга, устанавливается автоматически на основании изменения статуса претензионной работы на "Предмет лизинга изъят"

12)

Состояние (статус) претензионной работы с соответствующим цветовым индикатором

Первоначальный статус поля

1) Объект подлежит изъятию (белый цвет)

Присваивается автоматически при фиксации трех и более не оплаченных очередных платежей по договору лизинга.

Далее при назначении руководителем юридического департамента юриста, ответственного за претензионную работу, статус поля меняется на

2) Начало претензионной работы (желтый цвет)

После статус меняется автоматически на основании результатов этапов задачи, поставленной юристу, ответственному за претензионную работу, следующим образом:

3) Обращение в суд (красный цвет) 4) Предмет лизинга в процессе изъятия (синий цвет) 5) Предмет лизинга изъят (зеленый цвет)

13)

Местоположение предмета лизинга

Поле, статус которого меняется автоматически на основании результатов этапов задачи, поставленной юристу, ответственному за претензионную работу, и статуса претензионной работы следующим образом:

1) Начало претензионной работы: предмет лизинга находится у лизингополучателя, указать адрес и контактное лицо 2) Предмет лизинга в процессе изъятия: предмет лизинга может находится у лизингополучателя, в процессе транспортировки или временного хранения у третьего лица находится у лизингополучателя, указать адрес и контактное лицо 3) Предмет лизинга изъят: предмет лизинга может находится у лизингодателя или у одного из дилеров, указать субъект, его адрес и контактное лицо

14)

Связанные документы по претензионной работе

Необходимо обеспечить хранение скан копии документов по претензионной работе в программе и доступ к ним напрямую из информационной базы объектов, находящихся в состоянии изъятия

1.1.5

Основные фильтраторы информационной базы объектов, находящихся в состоянии изъятия:

1)

Лизингополучатель

Поля, по ключевым словам в которых должна фильтроваться информация в базе данных

2)

Поставщик

3)

Предмет лизинга

4)

Период

5)

Количество неоплаченных платежей

6)

Статус претензионной работы

7)

Юрист

8)

Местоположение предмета лизинга

1.1.6

Оперативный доступ к информации, хранящейся в других информационных базах программы:

1)

График платежей

Кнопка, позволяющая открыть график платежей по выбранному лизинговому договору, из другой информационной базы

2)

Описание предмета лизинга

Кнопка, позволяющая открыть документы, содержащие описание предмета лизинга (тех. паспорт и т. д.)

3)

Договор с лизингополучателем

Кнопка, позволяющая открыть скан-версию договора с лизингополучателем выбранного предмета лизинга

4)

Договор с поставщиком

Кнопка, позволяющая открыть скан-версию договора с поставщиком выбранного предмета лизинга

5)

Документы по претензионной работе

Кнопка, позволяющая прикрепить и посмотреть скан-версии документов по претензионной работе

1.2

Задачи для персонала по информационной базе объектов, находящихся в состоянии изъятия

1)

Задача для руководителя департамента юристов

При фиксации трех и более не оплаченных очередных платежей по договору лизинга:

1) предмет лизинговой сделки автоматически попадает в базу объектов, находящихся в состоянии изъятия, статус претензионной работы устанавливается "Объект подлежит изъятию" 2) руководителю юридического департамента автоматически ставится задача на назначение исполнителя - юриста, ответственного за претензионную работу. После назначения исполнителя статус претензионной работы устанавливается "Начало претензионной работы", фиксируется дата начала претензионной работы.

2)

Задача для юриста, ответственного за претензионную работу

Юристу, ответственному за претензионную работу, приходит задача, поставленная его руководителем, на изъятие предмета лизинга, выполняя которую он фиксирует:

1) выполнение особо важных этапов "Обращение в суд", "Предмет лизинга в процессе изъятия", "Предмет лизинга изъят" 2) ставит себе даты начала / окончания работы по следующему этапу (для напоминания) 3) фиксирует местонахождение предмета лизинга и контактных лиц для связи

При присваивании предмету лизинга статуса "Предмет лизинга изъят" работа по изъятию предмета считается выполненной, информация в базе объектов, находящихся в состоянии изъятия, по этому объекту становится недоступной для редактирования любыми сотрудниками, кроме руководителя юридического департамента, данная информация в защищенном режиме синхронизируется в базу изъятых объектов для работы департамента по управлению изъятым имуществом

1.3

Информационная база изъятых объектов:

1.3.1

Права доступа:

Право на просмотр

Право на изменение

Юридический департамент

Департамент по управлению изъятым имуществом

1.3.2

Начальное событие формирования базы:

Состояние (статус) претензионной работы, в т. ч. ее результат

Основной критерий попадания предмета лизинговой сделки в базу: при присваивании статуса претензионной работы "Предмет лизинга изъят", все данные из информационной базы объектов, находящихся в состоянии изъятия, автоматически в защищенном режиме синхронизируются в базу изъятых объектов

1.3.3

Информационные поля (помимо перечисленных в базе объектов, находящихся в состоянии изъятия):

1)

Состояние работы с изъятым объектом

Первоначальный статус поля

1) "Подготовка к повторной сдаче в лизинг" (цвет - красный)

Присваивается автоматически при постановке задачи руководителю департамента по управлению изъятым имуществом на подготовку изъятой техники к сдаче в лизинг повторно.

Далее при завершении указанной задачи объекта автоматически попадает в базу департамента по работе с клиентами для повторной сдачи в лизинг, а его статус в базе изъятых объектов меняется на

2) "В базе департамента по работе с клиентами" (цвет - белый)

Если по прошествии 366 дней с даты окончания подготовки изъятой техники к сдаче в лизинг повторно изъятый предмет лизинга не был сдан в лизинг, его статус меняется на

3) "Тестируется на обесценение" (цвет - красный)

Этот статус сохраняется до принятия управленческого решения руководителем департамента по управлению изъятым имуществом или до выбора решения программой автоматически. После указанного события статус меняется на

4) "Управленческое решение принято, в процессе реализации" (цвет - синий)

Этот статус сохраняется до закрытия (выполнения) ответственным за контроль и координацию реализации управленческого решения исполнителем задачи по реализации управленческого решения. После указанного события статус меняется на

5) "Выполнено" (цвет - зеленый)

При присваивании статуса "Выполнено" работа с объектом считается завершенной, информация по этому объекту в базе изъятых объектов, становится недоступной для редактирования любыми сотрудниками, кроме руководителя департамента по управлению изъятым имуществом.

2)

Остаточная стоимость изъятой техники

Стоимость техники как объекта основного средства компании по данным бухгалтерского учета

3)

Рыночная стоимость изъятой техники

Рыночная стоимость изъятой техники по данным оценочной компании

4)

Состояние изъятой техники

Выбирается вручную одно из следующих значений:

1) требуется ремонт 2) удовлетворительное 3) отличное

5)

Ремонт изъятой техники

Информация о проведении ремонта предмета лизинга после его изъятия (сведения о факте ремонта (да, нет, в процессе ремонта) и возможность ознакомиться с основными сведениями о ремонте (компания, проводившая ремонт, характер поломки, сроки ремонта, стоимость)

6)

Дата окончания подготовки изъятой техники к сдаче в лизинг повторно

Фиксация даты окончания процедуры подготовки изъятой техники к сдаче в лизинг повторно, соответствует дате выставления предмета для передачи в лизинг повторно департаментом по работе с клиентами

7)

Количество дней, прошедших с даты окончания подготовки изъятой техники к сдаче в лизинг повторно

Автоматический расчет значения

1.3.4

Информация о тестировании на обесценение:

1)

Продажа объекта

Заполняются следующие данные на основании соответствующей задачи на проведение тестирования на обесценение:

- данные о потенциальных покупателях - статусы отправки им коммерческих предложений - результат обратной связи с потенциальными покупателями - контактные лица со стороны потенциального покупателя - потенциальная прибыль от заключения договора в соответствии с коммерческим предложением (если получена положительная обратная связь)

2)

Сдача объекта в повторный лизинг

Заполняются следующие данные на основании соответствующей задачи на проведение тестирования на обесценение:

- данные о потенциальных лизингополучателях - статусы отправки им коммерческих предложений - результат обратной связи с потенциальными лизингополучателями - контактные лица со стороны потенциального лизингополучателя - потенциальная прибыль от заключения договора в соответствии с коммерческим предложением (если получена положительная обратная связь)

3)

Возврат объекта поставщику

Заполняются следующие данные на основании соответствующей задачи на проведение тестирования на обесценение:

- возможности возврата объекта поставщику в соответствии с договором - условия возврата объекта поставщику - затраты/выручка на организацию возврата объекта поставщику (если возврат возможен)

4)

Продажа элементов объекта

Заполняются следующие данные на основании соответствующей задачи на проведение тестирования на обесценение:

- перечень запчастей и их стоимость

- данные о потенциальных покупателях - статусы отправки им коммерческих предложений - результат обратной связи с потенциальными покупателями - контактные лица со стороны потенциального покупателя - потенциальная прибыль от заключения договора в соответствии с коммерческим предложением (если получена положительная обратная связь)

5)

Утилизация

Заполняются следующие данные на основании соответствующей задачи на проведение тестирования на обесценение:

- данные о компаниях, оказывающих услуги по утилизации; - контактные лица - затраты на утилизацию

6)

Рекомендуемое управленческое решение в соответствии с тестированием на обесценение

Рассчитывается автоматически на основании максимальной потенциальной прибыли или минимуме затрат, указанных в информации о тестировании на обесценение:

1) заключение договора купли-продажи, если существует положительный ответ на коммерческое предложение о продаже объекта (с указанием номера записи) и его условия рентабельнее, чем все остальные варианты управления объектом 2) заключение договора лизинга, если существует положительный ответ на коммерческое предложение о лизинге объекта (с указанием номера записи) и его условия рентабельнее, чем все остальные варианты управления объектом 3) возврат поставщику, если он возможен по условиям договора и нет ни одного положительного ответа на коммерческое предложение о продаже объекта или лизинге, и, если это рентабельнее чем продажа объекта по элементам 4) продажа элементов, если возврат объекта поставщику не возможен по условиям договора и существует положительный ответ на коммерческое предложение о продаже элементов (с указанием номера записи), или существует один или несколько положительных ответов на коммерческое предложение о продаже элементов (с указанием номера записи) и из условия рентабельнее, чем все остальные варианты управления объектом 5) утилизация, если возврат объекта поставщику не возможен и пункты 1, 2, 4 не имеют положительных ответов или по пункту 4 проданы не все элементы объекта

7)

Рекомендуемое управленческое решение в соответствии с мониторингом спроса на объект

Значение является рекомендуемым, присваивается автоматически на основании количества дней, прошедших с даты окончания подготовки изъятой техники к сдаче в лизинг повторно:

1) < 365 дней - сдача предмета в лизинг повторно 2) > 366 дней - тестирование на обесценение:
- от 366 до 550 дней - попытка продажи / сдачи в лизинг предмета лизинга - от 551 до 641 дня - возврат поставщику - от 642 до 730 дней - продажа по элементам - от 731 дня - утилизация

8)

Принятое управленческое решение

Решение, принятое на основании тестирования на обесценение:

1) заключение договора купли-продажи 2) заключение договора лизинга 3) возврат поставщику 4) продажа элементов 5) утилизация

1.4

Основные фильтраторы информационной базы изъятых объектов:

1)

Предмет лизинга

Поля, по ключевым словам в которых должна фильтроваться информация в базе данных

2)

Местоположение предмета лизинга

3)

Ремонт техники

4)

Количество дней, прошедших с даты окончания подготовки изъятой техники к сдаче в лизинг повторно

5)

Состояние работы с изъятой техникой

6)

Рекомендуемое управленческое решение в соответствии с тестированием на обесценение

7)

Рекомендуемое управленческое решение в соответствии с мониторингом спроса на объект

8)

Принятое управленческое решение

1.1.6

Оперативный доступ к информации, хранящейся в других информационных базах программы:

1)

Информационная база объектов, находящихся в состоянии изъятия

Кнопка, позволяющая открыть информацию по выбранному предмету из базы объектов, находящихся в состоянии изъятия

2)

Договор с поставщиком

Кнопка, позволяющая открыть скан-версию договора с поставщиком выбранного предмета лизинга

1.5

Задачи для персонала по информационной базе изъятых объектов

1)

Задача руководителю департамента по управлению изъятым имуществом для подготовки изъятой техники к сдаче в лизинг повторно

По окончании претензионной работы с результатом "предмет лизинга изъят" руководителю департамента по управлению изъятым имуществом автоматически ставится задача в виде чек-листа (процедура, необходимость проведения процедуры и ее результат в случае проведения) для подготовки изъятой техники к сдаче в лизинг повторно, а именно:

1) оценка рыночной стоимости изъятого объекта 2) оценка состояния изъятого объекта 3) проведение ремонта

По окончании выполнения этапов, объект автоматически попадает в базу департамента по работе с клиентами с пометой б/у для сдачи в лизинг повторно и автоматически мониторится наличие/отсутствие спроса на предмет лизинга в течении 365 календарных дней.

2)

Задача руководителю департамента по управлению изъятым имуществом на организацию тестирования на обесценение

Задачи исполнителям на проведение тестирования на обесценение

Если по прошествии 366 дней с даты окончания подготовки изъятой техники к сдаче в лизинг повторно изъятый предмет лизинга не был сдан в лизинг, то руководителю департамента по управлению изъятым имуществом автоматически ставится задача по организации тестирования на обесценение в виде чек-листа (этап, исполнители, сроки, результаты) а именно:

1) Продажа объекта 2) Сдача объекта в повторный лизинг 3) Возврат объекта поставщику 4) Продажа элементов объекта 5) Утилизация

Каждый из исполнителей выполняет свой этап, фиксирую результаты в соответствующем информационном поле

3)

Задача руководителю департамента по управлению изъятым имуществом на принятие управленческого решения

При выполнении исполнителями задач по тестированию на обесценение руководителю департамента по управлению изъятым имуществом приходит уведомление, на основании которого он может принять управленческое решение, которое подлежит реализации посредством автоматической постановки соответствующих задач исполнителям управленческого решения.

Если на 732 день с даты окончания подготовки изъятой техники к сдаче в лизинг повторно управленческое решение не было принято, программа должна проинформировать руководителя департамента по управлению изъятым имуществом о необходимости принять управленческое решение в течении 5 рабочих дней, иначе автоматически утверждается рекомендуемое управленческое решение в соответствии с тестированием на обесценение и автоматически ставятся задачи исполнителям управленческого решения на его реализацию

4)

Задачи исполнителям на реализацию управленческого решения

При продаже объекта ставятся следующие задачи:

1) ответственному исполнителю на контроль и координацию реализации управленческого решения 2) договорному отделу на составление договора купли-продажи 3) бухгалтерии на выставление счета

При сдаче объекта в повторный лизинг ставятся следующие задачи:

1) ответственному исполнителю на контроль и координацию реализации управленческого решения 2) договорному отделу на составление договора лизинга 3) бухгалтерии на выставление счета 4) юридическому департаменту на страхование предмета лизинга 5) бухгалтерии на оплату страховки

При возврате объекта поставщику ставятся следующие задачи:

1) ответственному исполнителю на контроль и координацию реализации управленческого решения 2) бухгалтерии на выставление счета / оплату счета 3) договорному отделу на составление необходимых документов

При продаже элементов объекта ставятся следующие задачи:

1) ответственному исполнителю на контроль и координацию реализации управленческого решения 2) договорному отделу на составление договора купли-продажи 3) бухгалтерии на выставление счета

При утилизации объекта ставятся следующие задачи:

1) ответственному исполнителю на контроль и координацию реализации управленческого решения 2) договорному отделу на заключение договора с выбранной компанией 4) бухгалтерии на оплату счета